Новая Почта – крупнейший украинский оператор экспресс‑доставки, обслуживающий более 10 млн. отправлений в год. Одной из самых востребованных функций сервиса является архив – хранилище всех ваших отправлений, документов и сопутствующей информации. В статье мы подробно разберём, что такое архив, как им пользоваться, какие возможности он предоставляет и какие нюансы следует учитывать.

Содержание

1. Что такое архив Новой Почты?
2. Способы доступа к архиву
3. Поиск и фильтрация записей
4. Скачивание и печать документов
5. Работа с архивом через API
6. Безопасность и конфиденциальность
7. Ограничения и сроки хранения
8. Лучшие практики использования
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое архив Новой Почты?

Архив – это личный кабинет пользователя (как физического, так и юридического лица), где хранятся все данные о совершённых отправлениях за определённый период. В архиве вы найдёте:

• Номера накладных и трекинг‑коды;
• Даты и время отправки/доставки;
• Статусы (в пути, доставлено, возврат и т.д.);
• Счета‑фактуры, акты приёма‑передачи, квитанции;
• Фотографии отправлений (при необходимости);
• Информацию о получателе и отправителе.

Все эти данные доступны в удобном табличном виде и могут быть экспортированы в различные форматы (CSV, XLSX, PDF).

Кому нужен архив?

• Бизнес‑клиентам – для бухгалтерии, контроля расходов и подготовки отчетности.
• Физическим лицам – для подтверждения факта отправки, возвратов и споров с получателем.
• ИТ‑специалистам – для интеграции данных в собственные CRM/ERP‑системы.

Способы доступа к архиву

2.1 Личный кабинет на сайте

Самый простой способ – зайти в личный кабинет на официальном сайте:

1. Нажмите «Войти» в правом верхнем углу.
2. Введите логин (email или телефон) и пароль.
3. В меню выберите пункт «Отправления» → «Архив».

2.2 Мобильное приложение

В приложении «Нова Пошта» (iOS/Android) есть отдельный раздел «Архив», где отображаются последние 30 дней автоматически, а более старые записи можно загрузить через кнопку «Показать всё».

2.3 API‑интерфейс

Для автоматизации процессов Новая Почта предоставляет REST‑API. Метод getDocument позволяет получать список отправлений, а getDocumentPDF – скачивать PDF‑версии накладных и актов.

2.4 Электронная почта

После каждой отправки вы получаете автоматическое письмо с PDF‑накладной. Эти письма также сохраняются в архиве, если включить соответствующую опцию в настройках аккаунта.

Поиск и фильтрация записей

В архиве предусмотрены гибкие фильтры, позволяющие быстро находить нужные отправления.

3.1 По дате

• Выбор диапазона «От» – «До» (календарный вид).
• Быстрый выбор «Сегодня», «За неделю», «За месяц», «За год».

3.2 По статусу

Фильтры включают такие статусы, как:

• «В пути»;
• «Доставлено»;
• «Отказ получателя»;
• «Возврат»;
• «Отменено».

3.3 По типу услуги

Можно отобрать только отправления «Новая Почта», «Экспресс‑доставка», «Транспортная логистика» и т.д.

3.4 По номеру накладной

Поле «Номер накладной» поддерживает поиск по полному или частичному вводу.

3.5 Сохранённые запросы

Для часто используемых фильтров система позволяет сохранить запрос под именем, чтобы в дальнейшем вызывать его одним кликом.

Скачивание и печать документов

Для каждой записи доступны следующие действия:

• PDF‑накладная – кнопка «Скачать PDF» генерирует документ в режиме реального времени.
• Электронный акт – доступен после подтверждения доставки получателем.
• Счёт‑фактура – формируется автоматически, если в настройках включена опция «Формировать счёт‑фактуру».
• Экспорт в CSV/XLSX – позволяет выгрузить список отправлений с выбранными колонками (дата, статус, стоимость, получатель и т.д.).

Все скачанные файлы хранятся в папке «Downloads» вашего браузера, а также могут быть отправлены на ваш электронный ящик через кнопку «Отправить на email».

Работа с архивом через API

5.1 Авторизация

Для доступа к API необходимо получить API‑ключ в личном кабинете (раздел «Настройки → API»). Пример запроса на авторизацию:

POST https://api.novaposhta.ua/v2.0/json/
Headers:
 Content-Type: application/json
Body:
{
 "apiKey": "YOUR_API_KEY",
 "modelName": "Common",
 "calledMethod": "getCities",
 "methodProperties": {}
}

5.2 Получение списка отправлений

Метод getDocument возвращает массив отправлений. Пример запроса:

POST https://api.novaposhta.ua/v2.0/json/
{
 "apiKey": "YOUR_API_KEY",
 "modelName": "InternetDocument",
 "calledMethod": "getDocument",
 "methodProperties": {
 "DateTimeFrom": "2023-01-01",
 "DateTimeTo": "2023-12-31",
 "Page": 1,
 "Limit": 100
 }
}

5.3 Скачивание PDF‑накладной

Для получения PDF‑версии используйте метод getDocumentPDF:

POST https://api.novaposhta.ua/v2.0/json/
{
 "apiKey": "YOUR_API_KEY",
 "modelName": "InternetDocument",
 "calledMethod": "getDocumentPDF",
 "methodProperties": {
 "DocumentRefs": ["8b3c9f0c-..."]
 }
}

Ответ – base64‑строка, которую нужно декодировать и сохранить как .pdf.

5.4 Ограничения

• Максимум 100 записей за один запрос (параметр Limit).
• Для больших объёмов данных рекомендуется использовать пагинацию (Page).
• Скорость запросов ограничена 10 запросами в секунду (для бесплатных тарифов);

Безопасность и конфиденциальность

Архив содержит персональные данные (ФИО, адреса, телефонные номера). Новая Почта соблюдает стандарты GDPR и украинского закона о защите персональных данных.

• Двухфакторная аутентификация (2FA) – рекомендуется включить в настройках аккаунта.
• Шифрование соединения – все запросы к сайту и API происходят по HTTPS.
• Логи доступа – в личном кабинете можно просмотреть историю входов и действий.
• Ограничение прав – в корпоративных аккаунтах администратор может задавать роли (оператор, бухгалтер, менеджер) с разными уровнями доступа к архиву.

Ограничения и сроки хранения

После истечения срока данные могут быть автоматически удалены, если пользователь не запросит их продление.

Лучшие практики использования архива

1. Регулярно выгружайте отчёты – минимум раз в месяц экспортируйте CSV‑файл для бухгалтерии.
2. Настройте уведомления – получайте e‑mail о статусах «Отказ получателя» и «Возврат», чтобы оперативно реагировать.
3. Используйте API для интеграции – автоматизируйте импорт данных в CRM, чтобы исключить ручной ввод.
4. Включите 2FA – повышает защиту от несанкционированного доступа.
5. Периодически проверяйте права доступа – удаляйте лишних пользователей из корпоративного аккаунта.
6. Сохраняйте копии критически важных PDF‑документов – храните их в облачном хранилище с резервным копированием.

Часто задаваемые вопросы

9.1 Как восстановить доступ к архиву, если забыл пароль?

На странице входа нажмите «Забыли пароль?», введите зарегистрированный e‑mail или телефон, и следуйте инструкциям из письма‑сброса.

9.2 Можно ли экспортировать архив в формат XML?

Стандартный экспорт поддерживает CSV, XLSX и PDF. Для XML необходимо использовать API и самостоятельно преобразовать полученный JSON в XML.

9.3 Как получить архив за период более 5 лет?

По умолчанию система хранит данные 5 лет. Если требуется более длительное хранение, обратитесь в службу поддержки с официальным запросом – в некоторых случаях возможна продление срока хранения за отдельную плату.

9.4 Почему в архиве отсутствует одно из моих отправлений?

Возможные причины:

• Отправление было оформлено через сторонний сервис без привязки к вашему аккаунту.
• Дата отправления находится за пределами выбранного диапазона.
• Отправление было отменено до её регистрации в системе.

9.5 Можно ли делиться отдельными записями архива с контрагентами?

Да. В карточке отправления есть кнопка «Поделиться ссылкой», которая генерирует одноразовый URL с ограниченным сроком действия (по умолчанию 24 ч).

Архив Новой Почты – это мощный инструмент, позволяющий контролировать каждое отправление, вести бухгалтерию и интегрировать логистику в бизнес‑процессы. Правильное использование фильтров, регулярный экспорт данных и подключение к API помогут сократить ручной труд и повысить прозрачность операций. Не забывайте о безопасности: включайте двухфакторную аутентификацию, контролируйте права доступа и своевременно выгружайте важные документы.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в службу поддержки Новой Почты – они помогут настроить архив под ваши конкретные задачи.