Архив образования города Хабаровска — это структурное подразделение (или ведомственный архив), обеспечивающее сохранность, учет и использование документов, формируемых в процессе деятельности органов управления образованием, образовательных организаций и учреждений дополнительного образования города. Данная статья подробно описывает правовую базу, состав фондов, порядок доступа к документам и контакты для обращения граждан и организаций.

Правовое регулирование деятельности

Деятельность архива образования строится на основе федерального и регионального законодательства:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной нормативный акт, регулирующий организацию архивного дела, права и обязанности участников архивных отношений.
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — критически важен при работе с личными делами учащихся, педагогических работников и заявителей.
• Закон Хабаровского края от № 187 «Об архивном деле в Хабаровском крае» — устанавливает особенности ведения архивного дела на уровне субъекта федерации.
• Постановления Администрации города Хабаровска об утверждении Положения об архиве образования, перечнях документов с сроками хранения и порядке передачи дел на хранение.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых перечней документов, образующихся в деятельности организаций образования, с указанием сроков их хранения», основной инструмент экспертизы ценности документов.

Структура и состав архивных фондов

Фонды архива образования города Хабаровска формируются за счет документов следующих категорий организаций:

Органы управления образованием

• Департамент (Управление) образования администрации города Хабаровска.
• Районные управления (отделы) образования (Центральный, Железнодорожный, Кировский, Краснофлотский и др.).

Образовательные организации (передающие дела на хранение)

• Муниципальные общеобразовательные организации (школы, гимназии, лицеи).
• Муниципальные дошкольные образовательные организации (детские сады).
• Организации дополнительного образования (дворцы творчества, станции юных техников, спортивные школы, центры экологического и биологического направления).
• Организации воспитания и обучения обучающихся, нуждающихся в коррекции (коррекционные школы, санаторные лесно-школы).
• Профессиональные образовательные организации (колледжи, техникумы) — в части, не переданной в государственные архивы края.

Основные категории документов (по Приказу Росархива № 236)

1. Документы по личному составу (личные дела): личные карточки учителей, воспитателей, административно-хозяйственного персонала (срок хранения — 75 лет).
2. Документы по обучающимся (контингент): личные дела учащихся, журналы отчислений/переводов, аттестаты, свидетельства об обучении (срок хранения — 50–75 лет в зависимости от типа документа).
3. Учебно-методическая и воспитательная документация: учебные планы, программы, журналы учета успеваемости и посещаемости, протоколы педсоветов, заседаний методических советов.
4. Организационно-распорядительная документация: приказы, распоряжения директоров школ/садов, уставы, лицензии, аккредитация.
5. Финансово-хозяйственная и кадровая документация: табели учета рабочего времени, расчетные листы, инвентарные книги, акты приема-передачи имущества.
6. Документы комиссий и советов: протоколы заседаний родительских комитетов, советов школ, аттестационных комиссий (ГИА, ОГЭ, ВПР).

Порядок обращения в архив

Гражданам и организациям доступны следующие способы обращения за архивными справками, копиями документов или выписками:

Личный визит

Необходимо предварительно записаться на прием (часто через электронную запись на портале госуслуг или по телефону). При визите нужно иметь при себе:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрос от имени третьего лица), свидетельство о рождении, браке, решение суда и т.д.
• Нотариальную доверенность (если представляет доверенное лицо).

Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ)

• Услуга: «Предоставление архивной справки, копии документа или выписки из документа».
• Подразделение: Выбрать «Архив образования города Хабаровска» или «Департамент образования администрации города Хабаровска» (в зависимости от ведомственной подчиненности архива на текущий момент).
• Срок предоставления: согласно Административному регламенту, обычно до 30 календарных дней.

Почтовое обращение

Направляется заказным письмом с вложенным описом вложения и обратным конвертом (или реквизитами для перевода оплаты почтовой посылки). Адрес указывается актуальный на момент отправки.

Электронная почта / Электронная приемная

Запрос направляется на официальный e-mail архива или Департамента образования. В теме письма обязательно указывать: «Архивный запрос». В теле письма — ФИО полностью, дата рождения, контактный телефон, суть запроса (что именно ищете: справку об обучении, трудовой стаж, копию приказа и т.д.).

Основные виды выдаваемых архивных документов

Вид документа	Для чего нужен	Срок хранения оригинала в архиве
Архивная справка об обучении	Подтверждение факта обучения, присвоения квалификации, для восстановления утерянного аттестата/диплома	75 лет (личные дела)
Копия приказа о зачислении / отчислении / переводе / присвоении квалификации	Для Пенсионного фонда (СФР), судов, работодателей, восстановления прав	75 лет (приказы по личному составу/контингенту)
Справка о педагогическом стаже / трудовом стаже	Назначение пенсии, льгот, поощрений (Звание «Почетный работник образования» и др.)	75 лет (личные дела работников)
Выписка из журнала учета успеваемости / аттестата	Для поступления в вуз (если оригинал утерян), для зарубежных организаций (с апостилем)	50–75 лет
Документы закрытых/реорганизованных школ/садов	Любые из вышеперечисленных, если образовательная организация ликвидирована	Передаются в архив навсегда

Особенности работы с документами ликвидированных и реорганизованных организаций

Это самый частый сценарий обращения граждан. Если школа, детский сад или колледж был ликвидирован, реорганизован (слияние, присоединение, преобразование) или сменил ведомственную подчиненность:

• Дела не хранятся в правопреемнике. Новая организация (в случае слияния) получает только текущую документацию. Архивные дела (личные дела учеников/учителей, приказы за прошлые годы) обязаны быть переданы в Архив образования города Хабаровска (или в ГАУХ КО «Государственный архив Хабаровского края» — в зависимости от срока хранения и типа организации).
• Поиск по старому названию. В архиве ведется учет по фондам-ликвидаторам. При обращении обязательно указывайте: точное старое название учреждения, годы обучения/работы, номер школы/сада (если помните).
• Смена юрисдикции. Если организация перешла из муниципальной в государственную (или ведомственную) подчиненность, дела за период муниципальной деятельности остаются в Архиве образования города.

Оцифровка и удаленный доступ

В рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и региональных программ Архив образования города Хабаровска ведет работу по оцифровке фондов:

• Создание электронных копий самых востребованных серий (личные дела учащихся последних лет, приказы о зачислении/выпуске).
• Внедрение электронного архивного информационного ресурса (ЭАИР) для внутреннего учета и ускорения поиска.
• Взаимодействие с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА) для предоставления услуг в электронном виде через Госуслуги без визита в читальню.

Важно: Полнотекстовый поиск по оцифрованным документам в открытом доступе (на сайте) обычно не предоставляется из-за требований 152-ФЗ (персональные данные). Получение копии возможно только по официальному запросу с идентификацией личности.

Контактная информация (актуальная на 2026 год)

Внимание: Контакты и реквизиты могут меняться. Перед визитом или отправкой почты обязательно уточните актуальные данные на официальном сайте Администрации города Хабаровска (раздел «Департамент образования» -> «Архив») или на портале Госуслуг.

Предполагаемая структура контактов (пример заполнения):

• Наименование: Архив образования администрации города Хабаровска (или структурное подразделение Департамента образования, осуществляющее архивные функции).
• Юридический/Фактический адрес: г. Хабаровск, ул. [Название улицы], д. [Номер], пом. [Номер кабинета/читальни].
• Телефон справки / приемной: +7 (4212) XX-XX-XX (доб. XXX).
• Электронная почта: archive@edu.khabarovsk.ru (или адрес Департамента образования с пометкой «Для архива»).
• Режим работы читальни/приемной: Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00), Пятница: 09:00 – 16:00. Суббота, Воскресенье — выходные. (Режим может отличаться, уточняйте по телефону).
• Официальный сайт: www.khabarovskadm.ru (раздел «Образование» -> «Архивная справка»).

Платность услуг и сроки исполнения

• Государственная пошлина: Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 333.26) и региональным законам, за выдачу архивных справок, копий документов, выписок взимается пошлина. Льготы предоставляются ветеранам, инвалидам, участникам ЧАЭС и др. категориям (оплачивается квитанцией или через Госуслуги).
• Сроки: Законодательно установлен срок до 30 календарных дней с момента регистрации запроса. На практике стандартные справки (об обучении, стаже) готовят за 5–10 рабочих дней. Сложные поисковые запросы (по старым фондам, без точных данных) могут занять полный срок.

Частые ошибки при обращении (чек-лист)

1. Неполные ФИО. Обязательно указывайте ФИО полностью (без сокращений), дату рождения, maiden name (девичью фамилию), если менялась фамилия при браке.
2. Отсутствие точных дат. Укажите хотя бы примерные годы обучения/работы (например, «с 1995 по 2006 год», «выпуск около 1998 года»).
3. Неточное название учреждения. «Школа № 5», их может быть несколько в разных районах или в разное время. Уточните район города или адрес школы.
4. Запрос не в тот архив. Документы по ВУЗам (Тихоокеанский гос. ун-т, ДВФУ и др.) хранятся в архивах самих вузов или ГАХК. Документы по военным кафедрам — в военкомате/архиве МО. Документы по частным школам (негосударственным) — у учредителя или в архиве организации, если она действует.
5. Игнорирование доверенности. Если за справкой придет не владелец документа, без нотариальной доверенности (или доверенности, заверенной руководителем организации, где работает доверенное лицо) справку не выдадут.

Взаимодействие с ГАУХ КО «Государственный архив Хабаровского края»

Стоит четко разграничивать:

• Архив образования города (Ведомственный/Муниципальный): Хранит дела текущего и долгосрочного хранения (до 75 лет) по муниципальным школам, садам, ДОУ, ДООП города. Выдает справки гражданам «здесь и сейчас».
• ГАУХ КО «Государственный архив Хабаровского края» (Государственный архив): Принимает на хранение дела постоянного хранения (старше 75 лет, дореволюционные фонды, фонды ликвидированных до 1990-х органов управления, уникальные исторические документы).

Если вам нужна справка об обучении в 1950-х годах или дореволюционном периоде — скорее всего, дело уже передано в Государственный архив Хабаровского края (г. Хабаровск, ул. Муравьев-Амурский, 31/1). Архив образования города направит вас туда или сделает межархивный запрос самостоятельно.

---

Архив образования города Хабаровска выполняет ключевую социальную функцию — гарантирует право граждан на доступ к информации о своем образовании и трудовой биографии. Современная перестройка работы на электронные принципы (Госуслуги, ЭАИР) значительно сокращает сроки ожидания и упрощает процедуру получения справок. Для успешного получения результата главное, правильно определить, в каком архиве хранятся нужные дела, и подготовить полный пакет идентифицирующих данных (ФИО, даты, точное название учебного заведения).

Данная статья носит справочный характер. Для получения юридически значимых консультаций и актуальных реквизитов обращайтесь в Департамент образования администрации города Хабаровска или на портал Госуслуг.