Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Деятельность архивов организаций в Республике Беларусь строго регламентируется законодательством. Основным нормативным правовым актом, устанавливающим единые требования к организации работы с управленческой документацией на бумажных носителях, является Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» (далее, Правила). Данный документ зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов 1 августа 2012 г. под № 8/26204 и действует с изменениями, внесенными постановлениями Минюста от № 214 и от № 118.

Правовая основа и сфера действия Правил

Правила разработаны на основании:

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (ст. 10 ч. 1, ст. 18 ч. 6, 7, ст. 25 ч. 2);
Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь (утв. Постановлением Совета Министров от № 1605).

На кого распространяются Правила?

Действие Правил распространяется на:

Архивы государственных органов;
Архивы иных организаций;
Представительства иностранных организаций, действующих на территории РБ — в части требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования документов по личному составу работников (п. 1 Правил в ред. от № 118).

Что регулируют Правила?

Единые требования к работе с управленческой документацией на бумажных носителях (прием, хранение, учет, использование) — п. 2.
Общие нормы (планирование, отчетность, организация труда, научно-методическая и публикационная деятельность) распространяются также на работу с научно-технической, аудиовизуальной (кино-, фото-, фоно-, видеодокументами) документацией и документами в электронном виде, п. 3.
Особенности работы с указанными специальными видами документов, а также с документами, образовавшимися в течение жизни граждан (личные архивы), регулируются отдельными актами законодательства.

Организационная структура архивов

Создание архивов (п. 4)

Для хранения законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, организации обязаны создавать архивы.

В зависимости от состава документов могут создаваться отдельные архивы:

управленческой документации;
научно-технической документации;
аудиовизуальной документации;
документов в электронном виде.

Положение об архиве (п.

Работа архива осуществляется в соответствии с законодательством, его уставом (положением о нем) и иными локальными правовыми актами.
Положение об архиве утверждается руководителем организации.
Если организация является источником комплектования государственного архива, Положение согласовывается с соответствующим государственным архивом; иные организации — с ЦЭК вышестоящей организации (в ред. от № 118).

Персонал архива (пп. 9–10)

Архив обеспечивается необходимыми помещениями, оборудованием.
Если штатные должности служащих архива не предусмотрены, функции приема, хранения, учета и использования документов возлагаются на лицо, ответственное за архив, назначаемое приказом руководителя (п. 9 в ред. от № 118).
Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) фиксируются в должностных инструкциях.

Основные задачи, функции и права архива

Задачи архива организации (п. 5)

Комплектование архива документами.
Учет и обеспечение сохранности документов.
Обеспечение использования документов.
Подготовка и передача документов Национального архивного фонда (НАФ) на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных законом.
Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и делопроизводства в подчиненных организациях и организациях-источниках комплектования;

Функции архива (п. 6)

Для выполнения задач архив осуществляет широкий спектр функций:

Комплектование и прием: составление ежегодного списка организаций-источников комплектования (по форме Приложения 1); прием на хранение документов структурных подразделений и организаций-источников.
Учет и фондирование: учет принятых документов, ведение комплекса учетных документов; классификация документов по архивным фондам и коллекциям (фондирование).
Хранение и сохранность: обеспечение сохранности, контроль условий хранения, проведение проверок наличия документов и дел.
Научно-справочный аппарат: составление и поддержание в актуальном состоянии описей, путеводителей и иных поисковых средств.
Использование документов: исполнение запросов организаций и граждан, выдача информационных документов, копий; предоставление документов в читальном зале, выдача дел во временное пользование; учет и анализ использования.
Экспертиза документов: участие в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или Экспертной комиссии (ЭК); методическая помощь при экспертизе в структурных подразделениях; проведение экспертизы ценности документов архива, составление годовых разделов сводных описей и актов о выделении к уничтожению; представление их на рассмотрение ЦЭК/ЭК, госархива или вышестоящей организации.
Передача в госархивы: подготовка и передача документов НАФ в установленном порядке.
Отчетность: представление сведений о составе и объеме фондов в структурное подразделение по архивам облисполкома/Мингорисполкома или в госархив.
Контроль и анализ: анализ соответствия формирования и оформления дел требованиям; анализ состояния архивов в подчиненных организациях.
Методическая работа: участие в разработке НПА, повышении квалификации кадров архивов и служб ДОУ.

Права архива (п. 7)

Для выполнения функций архив имеет право:

Анализировать выполнение правил работы с документами в структурных подразделениях, подчиненных организациях и источниках комплектования, давать указания по вопросам своей компетенции.
Требовать своевременной передачи документов в упорядоченном состоянии.
Запрашивать необходимые сведения.
Вносить руководству предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

Планирование работы архива

Работа архива ведется на плановой основе (п. 11). В архиве составляются:

План работы на год;
График приема дел в архив (при наличии структурных подразделений);
Паспорт архива организации (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) — в ред. от № 118.

План работы архива (п. 12)

Состоит из разделов по основным направлениям работы.
Включает: наименование работ, единицы измерения, объем, бюджет рабочего время, сроки, исполнителей (по форме Приложения 2).
При разработке используются нормативы времени на работы, утверждаемые в установленном порядке.
План подписывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

График приема дел (п. 13)

Имеет поквартальную разбивку.
Включает: наименования организаций-источников/структурных подразделений, сроки приема, ФИО лиц, ответственных за передачу (по форме Приложения 3).
Подписывается руководителем архива, согласовывается с руководителями источников/подразделений, утверждается руководителем организации.
В бесструктурных организациях график не составляется.

Графики передачи в госархивы (п. 14)

Составляются организациями-источниками комплектования госархивов по форме, согласованной с соответствующим госархивом или структурным подразделением по архивам облисполкома/Мингорисполкома. Включают графики передачи дел НАФ и представления годовых разделов сводных описей на рассмотрение ЭМК госархива или ЭПК структурного подразделения.

Порядок приема документов в архив

Данный этап является ключевым для формирования архивного фонда.

Сроки приема (п. 15)

Документы передаются в архив после завершения работы с ними в структурных подразделениях, но не позднее установленных графиком сроков.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки учетов рабочего времени и др.) передаются в архив в порядке, установленном законодательством.

Требования к оформлению передаваемых дел (п. 16)

Документы должны передаваться в архив в упорядоченном состоянии, собранных в дела в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения. Каждое дело должно иметь:

Обложку (или переплет) с заполненными реквизитами;
Внутренний опись документов в деле;
Нумерацию листов.

Акт приема-передачи (п. 17)

Прием дел оформляется актом приема-передачи дел в архив (по форме Приложения 4) в 2-х экземплярах.
Акт подписывается представителями передающей стороны и архива.
Один экземпляр остается в архиве, второй — у передающей стороны.

Проверка при передаче (п. 18)

Работник архива при приеме проверяет:

Соответствие составов дел номенклатуре;
Полноту дел (наличие всех документов по внутренней описи);
Правильность оформления дел (обложки, описи, нумерация);
Состояние документов (читаемость, сохранность).

При выявлении нарушений дело не принимается, составляется служебная записка с требованием устранить недостатки.

Учет и фондирование документов в архиве

Комплекс учетных документов (п. 19)

В архиве ведется комплекс учетных документов, включающий:

Журнал регистрации принятых в архив дел (Приложение 5).
Фондовые описи (по фондам).
Сводные описи дел постоянного хранения (Приложение 6).
Сводные описи дел временного хранения (Приложение 7).
Описи дел по личному составу (Приложение 8).
Карточки учета выдачи дел (Приложение 9).
Журнал учета запросов и выдачи копий (Приложение 10).
Журнал учета использования документов в читальном зале (Приложение 11).
Паспорт архива организации (Приложение 12) — для источников комплектования госархивов.

Фондирование (п. 20)

Принятые в архив документы и дела подлежат фондированию — классификации по архивным фондам и архивным коллекциям.
Архивный фонд формируется из документов, созданных организацией (ее структурными подразделениями) в процессе ее деятельности.
Архивная коллекция формируется из документов, поступивших извне (документы личного происхождения, собранные коллекции и т.д.).

Нумерация дел (п. 21)

Дела в фонде нумеруются сквозным номером по годам (или по иному признаку, установленному Положением об архиве) в пределах описи. Нумерация восстанавливается с начала каждого календарного года.

Обеспечение сохранности документов

Условия хранения (п. 22)

Архив должен обеспечивать условия хранения, соответствующие ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 «Информация и документация. Хранение архивных документов. Требования к условиям хранения» (температура, влажность, освещение, защита от пожара, несанкционированного доступа, биологических повреждений).

Контроль и инвентаризация (пп. 23–24)

Ежедневный контроль температуры и влажности (журналы фиксации).
Периодические проверки наличия дел (инвентаризация) — не реже одного раза в 5 лет (п. 23).
Результаты инвентаризации оформляются актом (Приложение 13). Выявленные недостатки устраняются в установленные сроки.
Проводится борьба с вредными организмами (дезинсекция, дератизация) по графику.

Реставрация и консервация (п. 25)

Документы, требующие восстановления, отбираются для реставрации/консервации. Работы проводятся квалифицированными специалистами (внутренними или привлеченными сторонними организациями) в соответствии с технологической документацией.

Научно-справочный аппарат (НСА)

НСА создается для обеспечения оперативного поиска и выдачи документов (п. 26). Состав НСА:

Общие (фондовые) описи;
Сводные описи (годовые разделы для дел постоянного и временного хранения);
Путеводители по фондам и коллекциям;
Тематические, именные, географические и иные указатели;
Электронные базы данных, информационно-справочные системы.

Сводные описи составляются ежегодно по итогам приема дел (п. 27). Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения представляются на рассмотрение ЭМК госархива или ЭПК структурного подразделения по архивам облисполкома/Мингорисполкома.

Использование документов архива

Порядок доступа (п. 4-1, введено от № 118)

Порядок пользования документами устанавливается руководителями организаций в соответствии с законодательством.
Решение об ограничении доступа принимается руководителем организации.
Об ограничении доступа сообщается гражданам/организациям в семидневный срок со дня получения запроса.

Формы использования (п. 28)

Работа с документами в читальном зале архива.
Выдача дел во временное пользование структурным подразделениям своей организации и сторонним организациям (по акту Приложения 14).
Выдача информационных документов, копий архивных документов, копий частей документов по запросам (п. 29).

Сроки исполнения запросов (п. 30)

Запросы граждан, в течение 15 дней со дня поступления (если иное не установлено законом).
Запросы организаций, в сроки, установленные договоренностями или законодательством.

Отказы в предоставлении документов должны быть мотивированными и оформлены письменно.

Экспертиза документов и формирование НАФ

Экспертные комиссии (п. 31)

В организации создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) или Экспертная комиссия (ЭК) (в малых организациях).
Состав и порядок работы утверждаются руководителем организации.
В ЦЭК/ЭК входят представители структурных подразделений, архива, юристы, специалисты по кадрам, финансам и др.

Порядок проведения экспертизы (пп. 32–34)

Экспертиза проводится по делам, срок хранения которых истек, и по делам, подлежащим передаче в госархив.
Архив готовит годовые разделы сводных описей и акты о выделении к уничтожению (Приложение 15).
Документы рассматриваются заседанием ЦЭК/ЭК. Решения протоколируются (Приложение 16).
Дела, выделенные к уничтожению, уничтожаются под актом (Приложение 17) с участием комиссии.
Дела, признанные ценными (НАФ), передаются в госархив.

Передача документов НАФ в государственные архивы (пп. 35–37)

Передача осуществляется в случаях и порядке, установленных Законом «Об архивном деле и делопроизводстве» и Правилами.
Сроки передачи: в течение 3 лет после истечения срока хранения в организации (для ведомственных архивов) или в иные сроки, установленные законодательством.
Подготовка: составление описей, пакетирование, оформление акта приема-передачи (Приложение 18) в 3-х экземплярах.

Особенности работы с документами в электронном виде

Согласно п. 3 Правил, общие нормы (планирование, отчетность, НМР) распространяются на электронные документы. Однако специфические требования к работе с электронными документами в архивах установлены отдельным актом:

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от № 12 «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций».

Данный документ регулирует вопросы создания, приема, хранения, учета, использования и уничтожения электронных архивных документов, а также требования к программно-аппаратным комплексам электронных архивов.

Ответственность за нарушение правил работы архивов

Нарушение законодательства об архивном деле и делопроизводстве, в т.ч. Правил работы архивов, влечет за собой ответственность, установленную законодательными актами Республики Беларусь:

Административная ответственность (КоАП РБ, ст. 23.32 — нарушение правил ведения делопроизводства, архивного дела, сроков хранения документов).
Дисциплинарная ответственность (ТК РБ) для виновных должностных лиц и работников.
Уголовная ответственность (УК РБ, ст. 351 — уничтожение, повреждение или скрывание документов, имеющих особую ценность).
Гражданско-правовая ответственность за ущерб, причиненный утратой документов.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (Постановление Минюста № 143) составляют фундамент архивной политики в организационном уровне Беларуси. Они обеспечивают единство подходов к:

Формированию архивных фондов (комплектование, прием, фондирование);
Обеспечению физической сохранности документа (условия хранения, инвентаризация, реставрация);
Информационному доступу (НСА, порядок использования, защита конфиденциальных данных);
Правовому режиму документов (экспертиза, отбор НАФ, передача в госархивы или уничтожение).

Ключевые акценты актуальных изменений (постановления № 214 от 2019 г. и № 118 от 2022 г.):

Уточнение понятий «организации-источники комплектования» и порядка взаимодействия с ними.
Актуализация форм учетных документов и отчетности (паспорт архива, графики передачи).
Разделение регулирования бумажных и электронных документов (отдельные Правила для электронного вида).

Соблюдение данных Правил является обязательным условием для правомерного функционирования любой организации, гарантирует сохранность документированного наследия и обеспечивает реализацию прав граждан и организаций на доступ к архивной информации.

Статья подготовлена на основе текста Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от № 143 (в ред. от № 214, от № 118). Актуальность информации на .