Архив общественных объединений Могилевской области — это уникальное структурное подразделение архивной службы региона, выполняющее функции по сбору, учету, хранению и использованию документов, отражающих историю и деятельность общественных объединений, фондов, движений и иных некоммерческих организаций, действующих на территории области.

Правовой статус и миссия

Деятельность архива регулируется:

• Законом Республики Беларусь «Об архивном деле и архивах»;
• Законом Республики Беларусь «Об общественных объединениях»;
• Указами Президента Республики Беларусь и решениями Совета Министров;
• Типовым положением об архиве общественных объединений области.

Главная миссия архива, обеспечение сохранности документального наследия «третьего сектора», предоставление доступа к информации для государственных органов, общественных организаций, исследователей и граждан, а также правовая защита прав некоммерческих организаций (подтверждение статуса, имущественных прав, истории создания).

Состав фондов и характеристика документов

На архивные фонды Могилевской области по данному профилю содержат тысячи дел, охватывающие период с начала XX века по настоящее время. Документы поступают в архив как от действующих, так и от ликвидированных (реорганизованных) организаций.

Основные категории формирующих фонды организаций:

1. Ветеранские и патриотические организации: областное отделение Белорусского общественного объединения ветеранов войны, труда, Военно-афганского союза, Общества «Чернобыль», объединения бывших несовершеннолетних узников фашизма и др.
2. Профессиональные и творческие союзы: отделения Союза писателей, художников, архитекторов, театральных работников, журналистов, композиторов Беларуси в Могилевской области.
3. Спортивные федерации и клубы: федерации по видам спорта, спортивные клубы, организации физкультуры и спорта.
4. Научно-технические и профессиональные общества: Общество знания, технические общества по отраслям (геологи, энергетики, мелиораторы и др.).
5. Благотворительные фонды и гуманитарные организации: Красный Крест, фонды помощи детям, инвалидам, пожилым людям.
6. Молодежные и студенческие объединения: БРСМ, студенческие бригады, молодежные инициативы.
7. Национально-культурные и религиозные объединения: общества национальных меньшинств, религиозные общины (по части общественной деятельности).
8. Садоводческие, дачные и гаражно-строительные кооперативы/товащества: документы, подтверждающие права на земельные участки и недвижимость (поступают при ликвидации).

Типовые виды документов, хранящихся в архиве:

• Уставы (положения) в редакциях разных лет, свидетельства о государственной регистрации;
• Протоколы учредительных собраниев, конференций, съездов, заседаний правления/президиума;
• Годовые отчеты о деятельности, планы работы;
• Бухгалтерская и статистическая отчетность (инвентаризационные акты, балансы);
• Кадровые документы (личные дела сотрудников, служебные записки, приказы) — с соблюдением сроков ограничения доступа (75 лет);
• Документы по имущественным вопросам (договоры, акты приема-передачи, права на недвижимость);
• Печатная продукция: газеты, бюллетени, буклеты, афиши, фотодокументы, аудиовидеозаписи мероприятий.

Прием и формирование фондов

Процесс пополнения архива строго регламентирован:

1. Обязательное сдача: При ликвидации или реорганизации общественное объединение обязано сдать архив в установленные сроки (обычно в течение 3 месяцев после вступления в силу решения о ликвидации) в архивную инстанцию по месту нахождения органа управления.
2. Добровольная сдача: Действующие организации могут сдавать на хранение завершенные дела (с истекшим сроком хранения в организации — обычно 5-10 лет для основных документов) для освобождения офисных площадей и обеспечения сохранности.
3. Экспертиза ценности: Все поступающие документы проходят экспертизу по ценности и срокам хранения (временные — 10, 25 лет; постоянные — бессрочно).
4. Акт приема-передачи: Оформляется двухэкземплярный акт, один остается в архиве, второй — у сдающей организации (или ликвидационной комиссии).

Информационно-справочный аппарат и доступ

Для обеспечения доступа к документам в архиве созданы:

• Путеводители по фондам (обобщенные описания фондов);
• Описи дел (номинативные перечни дел в фонде);
• Картотеки по фамилиям (для кадровых документов), по географическому признаку, по тематике;
• Электронные базы данных (в рамках автоматизации архивных процессов, интеграция в АИС «Архивные фонды Беларуси»).

Режимы доступа:

• Читальный зал: Работа с оригиналами документов (постоянного хранения) в читальном зале архива.
• Удаленные запросы: Прием письменных запросов (почта, электронная почта, портал Госархива) с выдачей справок, копий, выписок.
• Ограничения: Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственные тайны, персональные данные (срок 75 лет со дня создания), коммерческую тайну, предоставляется в порядке, установленном законодательством (с согласия субъекта или по решению суда).

Сохранность и консервация

Архив обеспечивает хранение документов в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012 / СТБ 1176-2013:

• Специализированные хранилища с контролем микроклимата (температура 18±2°C, влажность 50±5%);
• Пожарная сигнализация и автоматические системы пожаротушения (безводные — газовые, порошковые);
• Противоугонная защита, контроль доступа;
• Профилактические работы: обеззараживание, пылеудаление, восстановление поврежденных документов в реставрационном цеху.
• Цифровое копирование (диджитизация) ценных и часто запрашиваемых фондов для снижения нагрузки на оригиналы.

Современные вызовы и перспективы развития (на 2026 год)

1. Цифровая трансформация: Переход к электронному документообороту в НКО требует от архива внедрения технологий приема, хранения и выдачи электронных архивных документов (ЭАД) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и меток времени.
2. Объединение ресурсов: Интеграция в единую архивную информационную систему Республики Беларусь для обеспечения «единого окна» поиска по всем архивам страны.
3. Работа с «рисковыми» фондами: Массовая ликвидация НКО в 2021–2024 гг. привела к притоку огромных массивов документов. Приоритет — их научная обработка (описание) и введение в научный оборот.
4. Популяризация: Публикация документов в открытом доступе (портал «Архивы Беларуси», виртуальные выставки к юбилеям организаций, Дню народного единства, Дню Победы).

Реквизиты и контакты для обращений

Примечание: Точные адрес, телефон и email актуальны на дату публикации статьи. Рекомендуется проверять на официальном портале Государственного архивного фонда Республики Беларусь или сайте Управления архивов и делопроизводства Могилевского облисполкома.

Архив общественных объединений Могилевской области — это не просто склад бумаг, а активный институт социальной памяти. Он фиксирует эволюцию гражданского общества региона: от профсоюзов и комсомола советского периода до многообразия современных НКО, волонтерских движений и патриотических инициатив.

Для общественных фигур, юристов, историков, социологов и обычных граждан архив остается единственным легальным источником подтверждения фактов биографии, прав на недвижимость, истории наград и вклада организаций в развитие Могилевщины. Своевременная сдача документов в архив действующими организациями — это забота о собственной истории и гарантия правовых интересов своих членов на десятилетия вперед.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства Республики Беларусь и типовых функций архивов общественных объединений областей. Данные о фондах и реквизитах носят справочный характер на .