В структуре многих организаций — سواء это учебные заведения, акционерные общества или коммерческие компании — архив часто не выделяется в самостоятельное структурное подразделение, а входит в состав общего отдела (службы делопроизводства, управления делами). Такой подход законодательно допустим и широко применяется на практике. В данной статье подробно разберем, как правильно организовать работу такого архива, какие функции ему закрепить, как оформить его статус во внутренних документах и какие нюансы учитывать при переходе на электронный документооборот.

Правовая основа: обязательность или право на создание архива

Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13), подход к созданию архива зависит от организационно-правовой формы:

• Государственные органы, органы местного самоуправления — обязаны создавать архивы как отдельные подразделения с утверждением Положения об архиве.
• Остальные организации (АО, ООО, НКО, вузы и др.) — вправе создавать архив, но не обязаны выделять его в отдельную единицу структуры.
• Нотариальные палаты (с ), возникает обязанность создания нотариальных архивов.

Важно: Отсутствие самостоятельного архива не освобождает организацию от главной обязанности — обеспечения сохранности архивных документов в течение установленных сроков хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Функции архивного хранения могут быть закреплены за общим отделом (службой делопроизводства) полностью.

Пример организационной структуры (на примере ИРНИТУ)

На практике структура общего отдела, включающего архивные функции, выглядит следующим образом (пример структуры ФГБОУ ВО «Иркутский национальный исследовательский технический университет»):

• Начальник общего отдела
• Заведующий архивом
• Делопроизводитель общего отдела
• Техник по обработке документов
• Документовед 1 категории
• Техник по обработке документов

В данном случае архив представляет собой функциональный блок (или группу сотрудников) во главе с заведующим архивом, подчиняющийся начальнику общего отдела. Отдел в целом отвечает за организацию, управление и контроль документооборота, а также за хранение документов подлежащих долгосрочному или постоянному хранению и подготовку документов для передачи в государственный архив.

Нужен ли отдельный «Положение об архиве»?

Если архив не выделен в самостоятельное структурное подразделение, отдельный локальный нормативный акт (ЛНА) «Положение об архиве» может отсутствовать. Его правовой статус и функции полностью закрепляются в Положении об общем отделе (или Положении о службе делопроизводства).

Данный подход не противоречит законодательству. Положения о структурных подразделениях обычно пересматриваются раз в 3–5 лет. Для проверки полноты закрепленных функций рекомендуется руководствоваться Примерным положением об архиве организации (утв. приказом Росархива от № 42).

Ключевые элементы, которые обязательно нужно отразить в Положении об общем отделе

Чтобы работа архива в составе общего отдела была правомерной и эффективной, в Положении об общем отделе должен быть выделен раздел (или глава), регламентирующий архивную функцию. Ниже приведен чек-лист обязательных пунктов:

Профиль архива (состав комплексов документов)

• Перечень фондов/комплексов документов, которые принимает на хранение архив (документы основной организации, организаций-предшественников).
• Закрепление за архивом формирования и хранения фонда пользования (в т.ч. электронных копий документов, передаваемых из СЭД/ИС).
• Обеспечение хранения учетно-справочного аппарата (номенклатуры дел, описей, указателей).
• Регламентация приема на хранение документов временных сроков (до 10 лет) — депозитарного хранения (при наличии свободных площадей), с четким разграничением от архивного хранения.

Классические архивные функции

1. Комплектование и учет: прием документов от структурных подразделений, проверка оформления (связка, прошивка, заполнение обложек), составление описей дел, ведение реестров.
2. Хранение и обеспечение сохранности: организация условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), контроль за состоянием документов, защита от несанкционированного доступа.
3. Создание фонда пользования и организация использования:
   • Выдача архивных справок, выписок, копий (в т.ч. с использованием ЭЦП заведующего архивом).
   • Ответы на запросы акционеров, контролирующих органов, сотрудников (личные дела, зарплатные ведомости).
   • Формирование фонда пользования автоматически за счет электронных копий из СЭД.
4. Методическое руководство и помощь:
   • Участие в разработке/актуализации номенклатуры дел (часто эта зона ответственности делится между архивом и регистратурой/делопроизводителями, требуется четкое разграничение в Положении).
   • Помощь подразделениям в подготовке дел к передаче в архив (экспертиза стоимости, оформление).
   • Разработка ЛНА по архивному делу и делопроизводству.
5. Участие в информатизации: участие в проектах разработки/актуализации СЭД, создание в перспективе специализированной архивной информационной системы (АИС).

Права архива (заведующего архивом)

• Право представлять руководству предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования документов.
• Право требовать от структурных подразделений соблюдения сроков и правил подготовки дел.
• Право подписания архивных копий, выписок и справок в электронном виде усиленной/квалифицированной электронной подписью (если делегировано приказом).

Кадровое оформление и должностные инструкции

Если в штатном расписании общего отдела введена должность «Заведующий архивом», необходимо:

• Разработать/актуализировать должностную инструкцию с учетом полномочий по архивному делу.
• Прописать право делегирования подписания архивных документов в электронном виде (ЭЦП).
• Четко разграничить зоны ответственности между заведующим архивом, делопроизводителями (регистрация, контроль исполнения) и техниками по обработке (сканирование, техническое оформление).

Корпоративный уровень регулирования (для АО и крупных организаций)

В акционерных обществах вопросы управления документами часто поднимаются на уровень Советов директоров. Помимо Положения об общем отделе, целесообразно разработать и утвердить:

• Политику в области архивного дела и делопроизводства (стратегический документ).
• Регламент взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки документов к архивному хранению (оперативный документ с KPI/показателями ответственности).
• Положение об архивном хранении документов (детальные технические и организационные требования к хранилищам, доступу, бекапам электронных архивов).

Это позволяет зафиксировать ответственность не только архивистов, но и авторов документов во всех подразделениях.

Особенности работы с гибридными и электронными архивами (с учетом Правил 2023 г.)

С вступлением в силу 17 сентября 2023 г. новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности организаций (утв. Росархивом), актуальность следующих вопросов выросла:

• Гибридные дела: правила учета и хранения дел, части документов которых на бумаге, а части — в электронном виде.
• Электронные документы: требования к форматам, ЭЦП, метаданным, миграции данных при смене СЭД/ПО.
• Документы ограниченного распространения: особенности оформления итогов рассекречивания, работы с гостайной.
• Аудиовизуальные документы: специфика их хранения и учета.
• Новые формы учета: применение утвержденных Росархивом форм списка фондов, листа фонда, реестра описей дел.

Архив в составе общего отдела должен обеспечивать исполнение этих Правил, в т.ч. через настройку СЭД и инструктирование сотрудников.

Типовые ошибки, которых стоит избегать

1. Отсутствие упоминания архивных функций в Положении об общем отделе. Это создает правовой вакуум при проверках (Росахив, прокуратура, аудит).
2. Смешение архивного и временного (депозитарного) хранения без разграничения в номенклатуре дел и физически на полках;
3. Игнорирование методической функции архива. Если номенклатуру дел составляет только регистратура без согласования с архивом, при экспертизе стоимости возникают ошибки, ведущие к преждевременному уничтожению ценных документов.
4. Отсутствие регламента передачи электронных документов из СЭД в архив. Как формируется «архивная копия»? Кто ставит ЭЦП? Как обеспечивается неизменяемость?
5. Неактуализация должностной инструкции заведующего архивом при внедрении ЭДО/СЭД (нет прав на ЭЦП, нет ответственности за электронный фонд).

Вхождение архива в состав общего отдела — это стандартная и законная организационная форма для негосударственных организаций. Ключ к успеху — не в наличии отдельного знака на двери «Архив», а в качественном прописывании архивных функций, прав и ответственности в Положении об общем отделе, в должностных инструкциях и в корпоративных регламентах взаимодействия.

Главные приоритеты для руководителя общего отдела и заведующего архивом сегодня:

• Интеграция архивных процессов в СЭД (автоматизация приема, учета, формирования фонда пользования).
• Приведение ЛНА в соответствие с Правилами Росархива 2023 года.
• Четкое разграничение зон ответственности между регистратурой, контролем исполнения и архивом внутри отдела.
• Обеспечение правовой значимости электронных архивных копий (ЭЦП, хэш-суммы, журналы аудита).

Грамотная организация архива в составе общего отдела гарантирует сохранность корпоративной памяти, минимизирует правовые риски при проверках и обеспечивает быстрый доступ к информации для принятия управленческих решений.

---

Статья подготовлена на основании материалов сайта ИРНИТУ (istu.edu) и экспертных публикаций журнала «Делопроизводство. Архивное дело» (delo-press.ru), в т.ч. консультаций Валентины Янковой (к. ист. н., РГГУ). Актуально на .