Качественная организация архива отдела кадров — это не просто требование законодательства‚ залог правовой безопасности компании‚ сохранности социальных прав сотрудников и эффективности управления персоналом. В Москве‚ где концентрация предприятий высоковата‚ а требования регуляторов (Росархива‚ Главархива Москвы) строги‚ подход к архивному делу должен быть системным и профессиональным.

Актуально на:

Специфика кадровых документов: почему они требуют особого подхода?

Кадровые документы представляют собой особый тип документации каждой компании. Они содержат всю необходимую информацию о сотрудниках организации: от трудового договора и приказа о приеме до справок о зарплате‚ отпусках и увольнении. Главная особенность — сроки хранения. Большинство кадровых документов (личные дела‚ листы учета трудовой книги‚ табели учета рабочего времени) подлежат хранению 50 или 75 лет (до недавнего времени — 75 лет‚ сейчас для многих категорий установлен срок 50 лет в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от № 558 и новыми списками типовых управленческой документации).

Это означает‚ что архив отдела кадров — это «вечный» актив компании‚ который должен выжить при смене офисов‚ реорганизациях и смене кадровых специалистов.

---

Этапы формирования архива: от хаоса к системе

Часто на входе консультант или архивист видит картину: «документы отдела кадров‚ более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел». Системный подход (подготовка номенклатуры дел и выбор помещения‚ экспертиза ценности и закупка стеллажей) к созданию архива здесь исключен: один секретарь вряд ли потянет и работу в приемной‚ и полноценный архив‚ да и ресурсы‚ скорее всего‚ ему предоставлены самые скромные.

Пошаговый алгоритм действий:

1. Инвентаризация и аудит. Определение объемов‚ видов документов (личные дела‚ приказы‚ журналы учета‚ отчетность) и их состояния.
2. Разработка номенклатуры дел. Это основной документ‚ определяющий состав дел‚ сроки их хранения и индексы. Без утвержденной номенклатуры сдача в архив невозможна.
3. Архивная обработка дел (полистная экспертиза). Включает:
   • Проведение полистной экспертизы документов.
   • Формирование дела из россыпи документов и переформирование дела.
   • Составление заголовка дела (согласно номенклатуре).
   • Формирование титульных листов и обложки дела.
   • Нумерация листов.
   • Составление листа-заверителя дела.
   • Составление описи дел.
   • Печать описи.
   • Простановка архивных штампов и шифров.
4. Систематизация листов в делах постоянного хранения и делах по личному составу.
5. Подготовка к сдаче в архив (внутренний или внешний). Составление акта приема-передачи.

---

Личные дела сотрудников: «Сердце» кадрового архива

Личное дело содержит кадровые документы‚ которые относятся к конкретному работнику. Папку заводят‚ когда сотрудник трудоустраивается‚ и завершают после его увольнения. Отдел кадров ведет личное дело работника до момента сдачи в архив.

Процедура сдачи личных дел в архив (актуальная на 2026 год):

Важно: С 17 сентября 2026 года Росархив изменил правила‚ по которым нужно передавать кадровые документы в архив. Необходимо строго следовать новому порядку подготовки документов на хранение и оборудования архивохранилища.

• Подготовка папок: Личные дела собираются в твердые папки-скоросшиватели или короба архивного стандарта.
• Внутренняя систематизация: Документы внутри дела хронологически (от ранних к поздним) или системно (договор‚ приказы‚ справки‚ медкнижка).
• Заверительный лист: Обязателен для каждого дела длительным хранением.
• Составление описи: Опись личных дел — главный поисковый прибор. Она должна содержать: ФИО‚ дату рождения‚ период работы‚ шифр дела‚ срок хранения.
• Электронные дела: Если ведется электронный архив‚ процедура аналогична: формирование электронных папок‚ метаданных‚ ЭП и передача на надежное носитель/облако.

---

Где хранить архив в Москве: варианты и выбор

В Москве существует три основных модели хранения кадровых документов:

Вариант А: Внутренний архив (на балансе организации)

Плюсы: Мгновенный доступ‚ полный контроль‚ экономия на аутсорсинге (при малых объемах).
Минусы: Необходимость оборудования помещения по Правилам работы архивов организаций и международным стандартам организации высококлассных архивов (пожарная безопасность‚ климат: 18±2°C‚ влажность 50±5%‚ вентиляция‚ защита от НСД‚ стеллажирование). Требуется штатный архивист/делопроизводитель.

Вариант Б: Аутсорсинг хранения в профессиональных архивах (3PL-архивы)

Компании вроде «Делис Архив»‚ «Архивариус»‚ ОСГ и др. предоставляют боксовое хранение с комплексом услуг.

Услуги‚ обычно входящие в пакет:

• Хранение кадровых документов в специализированных архивохранилищах (Класс А/Б).
• Конфиденциальность и безопасность (КСОД‚ видеонаблюдение‚ контроль доступа).
• Подготовка и выдача работникам справок социального характера (по доверенности или запросу).
• Сканирование бухгалтерских и кадровых документов и создание электронного архива (цифровой двойник).
• Архивная обработка «под ключ» (экспертиза‚ опись‚ переплет).
• Доставка документов/справок в офис клиента (курьерская служба);

Пример контактов (из открытых источников): 7 (495) -46-70-51 (Архивариус/Делис). Адреса складов часто находятся в промзонах (например‚ Ореховый бульвар‚ д. 31 и др.).

Вариант В: Архивы ликвидированных организаций (Государственные архивы)

Если организация ликвидирована‚ кадровые документы (дела по личному составу) обязательно сдаются в государственный архив. В Москве это:

• Главархив г. Москвы (Главное архивное управление города Москвы) — для организаций‚ ликвидированных на территории города.
• Архивы федерального подчинения (РГАЭ‚ РГАНИ и др.) — для ведомственных предприятий.

В Главархиве Москвы можно получить справки о зарплате и трудовом стаже‚ о мобилизации на трудовой фронт или в народное ополчение и другие справки для пенсионного обеспечения.

---

Электронный архив и ЭДО: современный стандарт

«И неважно‚ что документ подписали во Владивостоке‚ через секунду он будет в архиве в Москве; Подобрать все кадровые документы по работнику Иванову можно за 1 клик‚ даже если в компании несколько тысяч сотрудников».

Переход на электронный документооборот (ЭДО) и создание электронного архива (СЭД/ECM-системы: 1С:Документооборот‚ Directum‚ DIADOC‚ СБИС и др.) решает главные проблемы:

• Мгновенный поиск по любым атрибутам (ФИО‚ табельный номер‚ тип документа‚ дата).
• Параллельный доступ HR‚ бухгалтерии‚ юристам и руководству.
• Автоматический контроль сроков хранения и формирование экспертной комиссии (ЭК) на уничтожение/продление.

Юридическая значимость обеспечивается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и соблюдением требований ФЗ-63‚ ФЗ-149‚ Приказа Минцифры № 236.

Гибридный подход (наиболее частый сейчас): Оригиналы бумажных документов (трудовые договоры до 2020 г.‚ личные карточки Т-2‚ заказные справки) сдаются в физический архив (внутренний или аутсорсинг)‚ а работа ведется с электронными копиями.

---

Нормативная база и документы‚ регулирующие работу (чек-лист для HR и архивиста)

Для наладки работы архива отдела кадров в Москве необходимо иметь под рукой и соблюдать:

1. ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» (базовый закон).
2. ФЗ-229 «О внесении изменений в ФЗ-125» (цифровые архивы‚ сроки 50/75 лет).
3. Приказ Минкультуры РФ от № 558 (Единый перечень типовых управленческих архивных документов… — номенклатура).
4. Приказ Росархива от № 136 (Правила работы архивов организаций, новые правила с 2022 г.).
5. Приказ Росархива от (Новые правила передачи кадровых документов в архив — актуальное изменение!).
6. Постановление Правительства Москвы (регулирующие работу Главархива и порядок сдачи архивов ликвидированных юрлиц).
7. ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Наборы стандартов СБА. Описание дел. Общие требования).
8. ГОСТ Р 7.0.100-2018 (Акт приема-передачи документов на хранение).
9. Локальные акты: Положение об архиве организации‚ Положение о ЦЭК/ЭК (Центральная/Экспертная комиссия)‚ Номенклатура дел‚ Инструкция по архивному делу.

---

Роли и ответственность: кто за что отвечает?

Четкое разделение ролей исключает хаос. Типичная матрица ответственности (RACI):

Роль	Ответственность по архиву кадров
01 Руководителю отдела кадров	Общий контроль за своевременным формированием дел‚ подпись номенклатуры‚ акта приема-передачи‚ контроль выдачи справок.
02 Архивисту и делопроизводителю	Оперативная работа: обработка‚ опись‚ сшивка‚ учет движения дел‚ взаимодействие с внешним архивом/Главархивом‚ подготовка к ЭК.
03 Административному директору	Выделение помещения/бюджета на стеллажи/аутсорсинг‚ заключение договоров с 3PL-архивами.
04 Юристу	Правовая экспертиза локальных актов‚ оценка рисков при утере документов‚ работа с запросами госорганов/судов.
05 Бухгалтеру и финансисту	Синхронизация сроков хранения бух. и кадровых документов‚ оплата услуг внешнего архива‚ инвентаризация активов.
06 Генеральному директору	Утверждение номенклатуры‚ Положения об архиве‚ назначение ЭК‚ несет итоговую ответственность за сохранность документов (ст. 13.20 КоАП РФ).

---

Типичные ошибки и риски (Lessons Learned)

• Отсутствие номенклатуры дел. Штрафы при проверке Росархива‚ невозможность сдать дела в Главархив при ликвидации.
• Хранение в «уголке серверной» или на балконе. Нарушение температурно-влажностного режима -> порча документов -> потеря социальных прав людей -> суды и штрафы.
• Смешивание сроков хранения в одном деле/коробе. Нельзя хранить вместе дела на 10 лет и 50 лет — при уничтожении 10-летних рискуете уничтожить ценные.
• Игнорирование ЭК (Экспертной комиссии). Уничтожение документов без протокола ЭК, грубое нарушение‚ влечет ответственность.
• Потеря личных дел уволенных сотрудников. Самый частый претензионный кейс: человек приходит за справкой для пенсии через 20 лет‚ дела нет.
• Несвоевременная реакция на изменения Росархива (как от ). Старые описи и порядок сдачи могут быть признаны недействительными.

---

Практический чек-лист: «Архив отдела кадров в порядке»

Пройдитесь по пунктам и поставьте галочки:

• [ ] Утверждена Номенклатура дел на текущий год (с учетом Приказа № 558/236).
• [ ] Утверждено Положение об архиве организации и Положение о ЭК.
• [ ] Назначен ответственный за архив (архивист/делопроизводитель) приказом.
• [ ] Оборудовано помещение архива (климат‚ пожарная безопасность‚ стеллажи‚ защита от НСД) ИЛИ заключен договор с лицензированным 3PL-архивом (Делис‚ Архивариус и др.).
• [ ] Все личные дела уволенных сотрудников сформированы‚ пронумерованы‚ описаны‚ сшиты‚ имеют заверительные листы.
• [ ] Приказы по персоналу сшиты в тома по годам‚ описаны.
• [ ] Журналы учета трудовых книг‚ табели‚ ведомости зарплаты сформированы в дела по годам.
• [ ] Проведена экспертиза ценности документов (ЭК) за прошедшие годы‚ составлены протоколы‚ акты об уничтожении/продлении.
• [ ] Ведется Учет движения дел (журнал выдачи/возврата‚ карточка дела).
• [ ] Есть доступ к электронным копиям (СЭД/Облако) для оперативной выдачи справок.
• [ ] План на сдачу дел в архив (внутренний/внешний/Главархив) на текущий год согласован и в работе.

---

Контакты и ресурсы для помощи в Москве

Государственные органы:

• Главархив г. Москвы (Главное архивное управление города Москвы), прием архивов ликвидированных организаций‚ выдача архивных справок гражданам. Сайт: glavarchiv.mos.ru.
• Управление Росархива по г. Москве — методическое руководство‚ проверки.

Профессиональные архивные компании (аутсорсинг хранения и обработки):

• Делис Архив / Архивариус — хранение‚ обработка‚ сканирование‚ выдача справок. Тел.: 7 (495) -46-70-51; Адрес склада (пример): Ореховый бульвар‚ д. 31.
• ОСГ (Объединенная Система Главархива/коммерческие операторы), оборудование архивов по стандартам.
• Иные операторы рынка (Архив-Сервис‚ Скан-Архив‚ Дело-Сервис и др.) — при выборе проверяйте лицензию ФСТЭК/ФСБ при работе с гостайной/персданными‚ страховку ответственности‚ отзывы.

Программное обеспечение (СЭД/ЭДО):

• 1С:Документооборот / 1С:ЗУП (модуль ЭДО).
• Directum‚ DIADOC‚ СБИС‚ Контур.Диадок‚ МойОфис.
• Специализированные модули «Кадровый архив» (например‚ в составе ECM-систем).

---

Организация архива отдела кадров в Москве — задача сложная‚ но полностью решаемая при системном подходе. Ключевые столпы успеха: действующая номенклатура дел‚ соблюдение новых правил Росархива (в т.ч. от )‚ обеспечение условий хранения (своими силами или через проверенных аутсорсеров типа «Делис Архив»/«Архивариус») и цифровизация для оперативного доступа.

Помните: за каждым делом в архиве стоит судьба человека (пенсия‚ стаж‚ льготы‚ суды). Качественный архив сегодня — это защита бизнеса и социальная ответственность на десятилетия вперед.

---

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из открытых источников‚ нормативных актов Росархива и практики московских архивных компаний. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных юридических вопросов обратитесь к профессиональному юристу или архивисту.