Архив отдела кадров – это не просто скопление папок и файлов‚ а важнейший элемент управленческой системы любой организации. Правильное хранение кадровых документов обеспечивает соблюдение законодательства‚ защищает интересы работодателя и сотрудников‚ а также упрощает процесс предоставления информации по запросам государственных органов‚ судов и самих работников.
Нормативная база‚ регулирующая хранение кадровых документов
Основные положения‚ которые необходимо учитывать при формировании архива отдела кадров‚ содержатся в следующих нормативных актах:
- Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти‚ органах местного самоуправления и организациях (Правила 2015) – определяют формы документов‚ необходимые для формирования дел.
- Перечень типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в процессе деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций‚ с указанием сроков хранения (Перечень 2010) – устанавливает сроки хранения для различных видов кадровых бумаг.
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22.1) – регламентирует общие требования к архивному хранению.
- Приказ Минкультуры России № 77 от – вносит изменения в порядок передачи документов в архив‚ уточняет сроки и условия хранения.
Какие документы относятся к кадровому архиву?
К документам по личному составу относятся все бумаги‚ отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Основные виды:
- Приказы по личному составу (прием‚ перевод‚ увольнение‚ аттестация‚ поощрение и др.).
- Личные карточки уволенных работников (форма Т‑2).
- Личные дела уволенных работников.
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (если не ведутся личные дела).
- Основания к приказам (заявления‚ служебные записки) – хранятся отдельно от приказов.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки зависят от даты завершения делопроизводства:
| Вид документа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу (прием‚ перевод‚ увольнение‚ аттестация‚ поощрение) | 50 лет – если завершены после ; 75 лет – если закрыты ранее. | Регулируется Перечнем 2010 и ст. 22.1 № 125‑ФЗ. |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях‚ ежегодных оплачиваемых отпусках‚ отпусках в связи с обучением‚ дежурствах‚ краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках | 5 лет | Статья 19‑б(2) Перечня 2010. |
| Трудовые договоры‚ соглашения‚ личные дела‚ карточки | 50/75 лет (аналогично приказам) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года | |
| Трудовые книжки‚ аттестаты‚ diplomas | До востребования |
Важно помнить‚ что отсчёт срока хранения начинается с 1 января года‚ следующего за годом‚ в котором документ был окончен делопроизводством‚ и заканчивается 31 декабря последнего года установленного срока.
Пошаговая инструкция по приведению в порядок архива отдела кадров
- Разделение документов по видам
- Выделить приказы по личному составу.
- Отделить личные карточки‚ личные дела‚ трудовые договоры.
- Разделить основания к приказам (заявления‚ служебные записки) в отдельное дело.
- Группировка по годам
Внутри каждого вида документы распределяются по календарным годам (с 1 января по 31 декабря).
- Определение срока хранения и дальнейшая сортировка
Приказы делятся на две группы:
- Срок хранения 50/75 лет (основные кадровые приказы).
- Срок хранения 5 лет (отпуска‚ командировки‚ дисциплинарные взыскания и т.п.).
- Классификация приказов по категориям (оптимальный вариант)
- Приказы о приеме работников.
- Приказы о переводе работников.
- Приказы об увольнении работников.
- Приказы по личному составу (все остальные приказы со сроком хранения 50/75 лет).
- Приказы о дисциплинарных взысканиях‚ отпусках‚ командировках (срок хранения 5 лет).
- Формирование дел
- Каждое дело оформляется в отдельную папку‑регистратор.
- На обложке дела указываются: наименование организации‚ вид документа‚ годы‚ срок хранения‚ номер дела по внутренней номенклатуре (если она есть).
- Внутри дела документы располагаются хронологически (по дате). Если нумерация приказов нарушена – сортировать по возрастанию номера внутри одного дня.
- Оформление личных карточек
Личные карточки уволенных работников формируются в тома по алфавиту фамилий. Один том – не более 250 листов (толщина папки до 4 см). При большом объёме тома делятся‚ например: «Личные карточки работников. Том 1. А‑М»‚ «Личные карточки работников. Том 2. Н‑Я».
- Создание внутренней описи и лист‑заверителя
Для каждого тома или дела составляется опись (перечень документов с указанием их количества и дат). Лист‑заверитель подтверждает полноту и достоверность описи.
- Выбор места хранения
Архив следует размещать в сухом‚ проветриваемом помещении с температурой 17‑19 °C и относительной влажностью 50‑55 %. Запрещено хранение в подвале или рядом с источниками влаги. При небольшом объёме документов допустимо использование металлических шкафов или сейфов.
Особенности хранения электронных кадровых документов
С введением приказа № 77 (2023) электронные документы также подлежат архивному хранению. Основные требования:
- Файлы должны размещаться в специализированной системе хранения электронных документов (СХЭД).
- Каждый электронный документ обязан содержать:
- основную часть (PDF/A);
- файлы приложений в соответствующих форматах;
- электронную цифровую подпись (ЭЦП);
- метаданные (описание‚ даты‚ реквизиты).
- Обязательны резервное копирование‚ автоматическая проверка целостности файлов и защита от несанкционированного доступа.
- Организация может создать собственную СХЭД‚ соответствующую требованиям Росархива‚ либо воспользоваться услугами аккредитованного провайдера.
Практические рекомендации для небольших организаций
Если в штате нет dedicated архивариуса‚ а функции ведения архива выполняет секретарь или офис‑менеджер‚ полезно следовать следующим советам:
- Начать с инвентаризации: собрать все кадровые документы в одном месте‚ разделить по видам и годам.
- Составить простую номенклатуру дел (даже если она будет содержать лишь несколько позиций). Это значительно упростит поиск и сдачу в архив.
- Использовать стандартные папки‑регистраторы и метки с указанием срока хранения – так визуально видно‚ какие документы уже можно передать в архив‚ а какие требуют дальнейшего хранения.
- Регулярно (не реже одного раза в 10 лет для обычных документов‚ раз в 5 лет для помеченных «Для служебного пользования») проводить проверку наличия и состояния бумажных носителей.
- При переходе на электронный формат сразу внедрять СХЭД‚ чтобы избежать двойного ведения учета.
Правильное хранение архива отдела кадров – это не только выполнение законодательных требований‚ но и гарантия юридической защищённости организации. Системный подход к разделению документов по видам‚ годам и срокам хранения‚ оформление дел в соответствии с нормативными актами‚ а также соблюдение условий микроклимата обеспечат долговечность и доступность кадровых записей на многие десятилетия.
Следуя представленной инструкции‚ даже небольшая компания без штатного архивариуса сможет привести свой кадровый архив в порядок‚ минимизировать риски штрафов и упростить взаимодействие с государственными органами и бывшими сотрудниками.