Архив отделов кадров Москвы – это специализированный подраздел Центрального государственного архива города Москвы (ГБУ ЦГА Москвы), который занимается хранением, учётом и предоставлением доступа к кадровой документации, образующей часть архивного фонда столицы.

Что такое Центральный государственный архив города Москвы?

ГБУ ЦГА Москвы – государственное бюджетное учреждение города Москвы, отвечающее за сохранение уникальных исторических документов. Основные сведения:

• Адрес: 117393, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80
• Официальный сайт: https://cga.mos.ru
• Учредитель – город Москва.

В архиве постоянно совершенствуется научно‑справочный аппарат, создаются страховые и фонды пользования микроформами и электронными копиями. Поэтому описи документов регулярно обновляются, а в оцифрованных версиях могут отсутствовать самые последние изменения.

Кадровый архив в структуре ЦГА Москвы

Кадровый архив хранит документы, относящиеся к управлению персоналом в государственных, муниципальных и некоторых частных организациях Москвы. Хранение осуществляется в соответствии со сроками, установленными действующим законодательством РФ (например, 50‑летний и 75‑летний сроки хранения).

Какие документы попадают в кадровый архив?

1. Приказы о приёме, переводе, увольнении работников;
2. Трудовые книжки, личные дела сотрудников;
3. Документы по аттестации, повышению квалификации;
4. Отчётные формы, ревизские сказки, метрические книги;
5. Документы, связанные со страхованием и пенсионным обеспечением.

Сроки хранения

Согласно нормативным актам 2026 года, основные сроки хранения кадровой документации таковы:

• 50 лет – документы, связанные с трудовой деятельностью, которые могут потребоваться для подтверждения прав работников.
• 75 лет – документы, имеющие историческую ценность (например, материалы о крупном коллективе, важные приказы, связанные с реформами).

Как сдать кадровую документацию в архив?

Перед передачей документов в архив необходимо выполнить несколько обязательных шагов:

1. Подготовка дел – оформить документы в соответствии с требованиями архивного законодательства (собрать в дело, пронумеровать, подписать).
2. Сверка описи – составить перечень передаваемых материалов (приказ, список, сроки хранения).
3. Оформление приемки – документы передаются в архив автотранспортом, где им присваивается штрих‑код и вносятся в электронную базу данных.
4. Комплектация – при необходимости документы сортируются, упаковываются в специальные коробки, маркируются.
5. Регистрация в системе – данные о переданных материалах фиксируются в электронных реестрах архива.

Инвентаризация кадровых документов

Регулярная инвентаризация позволяет поддерживать порядок и соответствие законодательным требованиям. Основные этапы:

• Подготовка приказа о проведении инвентаризации.
• Сверка наличия документов с описями.
• Определение сроков хранения (50/75 лет) и статуса (сохранить, восстановить, уничтожить).
• Оформление актов восстановления утерянных или повреждённых материалов.
• Организация законного уничтожения просроченных документов в соответствии с приказом Минкультуры РФ.

Доступ к архивным материалам

ГБУ ЦГА Москвы предоставляет несколько способов получения информации:

Онлайн‑запросы через портал mos.ru

На официальном портале mos.ru можно оформить запрос на просмотр или копирование документов. Для этого потребуется:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете.
2. Выбрать раздел «Архивы» → «Кадровый архив».
3. Указать реквизиты интересующего документа (номер дела, период, тип).
4. Оплатить услуги (если требуется) и ждать подтверждения.

Оцифрованные метрические книги и ревизские сказки

В архиве находятся электронные копии метрических книг и ревизских сказок, доступные для просмотра в режиме онлайн. Это упрощает исследовательскую работу и экономит время на поездки в архив.

Персональный визит

Для получения оригиналов или более детального изучения материалов необходимо записаться на приём в архив. Приёмные часы:

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 14:00
• Воскресенье – выходной.

Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67.

Особенности работы с кадровыми документами в архиве

• Конфиденциальность – все персональные данные защищены в соответствии с ФЗ «О персональных данных».
• Страховой фонд – в архиве создаётся отдельный фонд для хранения страховых полисов и пенсионных документов.
• Микроформы и электронные копии – большинство новых поступлений оцифровывается сразу, что ускоряет поиск и уменьшает износ оригиналов.
• Постоянное обновление описи – новые поступления вносятся в реестр уникальных документов, что повышает их ценность для историков.

Как использовать архивные материалы в работе отдела кадров?

Кадровые специалисты могут обращаться в архив для:

1. Проверки исторических данных о сотрудниках (например, при проверке стажа, пенсионных прав).
2. Подготовки отчетов о структуре персонала за прошлые годы.
3. Получения копий трудовых книжек и других документов, утерянных в организации.
4. Исследования трендов в развитии кадровой политики города.

Архив отделов кадров Москвы – важный элемент системы сохранения государственных кадровых документов. Он обеспечивает законность, сохранность и доступность информации, необходимой как для текущей управленческой деятельности, так и для исторических исследований. При правильной подготовке и соблюдении нормативных требований процесс сдачи и использования архивных материалов проходит быстро и без лишних осложнений.

Контактные данные ЦГА Москвы:

Адрес: 117393, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

Сайт: https://cga.mos.ru