Архив по личному составу – это специализированный подраздел государственных и муниципальных архивов, в котором хранятся документы, отражающие кадровый состав организаций, предприятий, учреждений и органов власти․ В городе Чита (Забайкальский край) такой архив находится в составе Государственного архива документов по личному составу Забайкальского края (ГКУ ГАДЛС ЗК)․ Ниже представлена подробная статья, описывающая структуру, функции, нормативно‑правовую базу, порядок доступа и цифровые ресурсы данного архива․
Нормативно‑правовая база
Деятельность архива по личному составу регулируется рядом федеральных и региональных актов:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г․)․
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения․
- Приказы Министерства культуры Забайкальского края, регламентирующие порядок приёма и использования документов личного состава․
- Региональные нормативные акты, определяющие порядок взаимодействия с муниципальными организациями и частными предприятиями․
Особое внимание в рекомендациях ФАА уделяется:
- Учёту печатных изданий в составе фонда личного происхождения (раздел 3․3)․
- Учёту предметов (раздел 3․4)․
- Организации доступа пользователей к документам (раздел 5․1)․
Структура архива в Чите
Архив по личному составу города Чита состоит из нескольких основных подразделений:
| Подразделение | Функции |
|---|---|
| Отдел приёма и регистрации документов | Приём документов от ликвидированных, реорганизованных и приватизированных организаций; оформление актов приёма‑передачи․ |
| Отдел описания и каталогизации | Создание описей, электронных каталогов, ввод данных в АИС «Учет приема и исполнения запросов»․ |
| Отдел хранения и консервации | Обеспечение надлежащих условий хранения (температура, влажность), проведение консервационных мероприятий; |
| Отдел доступа и обслуживания запросов | Организация доступа для исследователей, журналистов, государственных служащих; выдача копий и справок․ |
| Отдел цифровизации | Оцифровка бумажных фондов, размещение сканов в открытых электронных каталогах (Портал «Архивы России»)․ |
Содержание фондов
В архиве по личному составу Читы хранятся более 400 фондов личного происхождения, включающих:
- Личные карточки сотрудников государственных учреждений (постановления, приказы о приёме, переводе, увольнении)․
- Документы предприятий (заводы, машиностроительные, горнодобывающие), в т․ч․ закрытых в 1990‑х годах․
- Личные дела руководителей и видных деятелей Забайкальского края (например, Яковлев Василий Семёнович, Далан)․
- Печатные издания (журналы, газеты) с кадровой информацией․
- Предметные материалы (нагрудные знаки, медали, служебные удостоверения)․
Примерные сроки охвата:
| Период | Кол‑во фондов |
|---|---|
| 1917‑1945 | ≈ 120 |
| 1946‑1991 | ≈ 210 |
| 1992‑2020 | ≈ 70 |
Электронные ресурсы и доступность
Для упрощения поиска и доступа к документам архив использует несколько онлайн‑инструментов:
- Портал «Архивы России» – публичный реестр уникальных документов, где размещены электронные описи фондов Читы․
- АИС «Учет приема и исполнения запросов» – система, позволяющая подавать электронные заявки на просмотр или копирование документов․
- ГИС УИАД (Государственная информационная система уникальных архивных документов) – интерактивная карта, показывающая места хранения конкретных дел․
- База данных рассекреченных дел – открытый доступ к документам, срок хранения которых истёк․
Пример запроса через АИС:
- Регистрация на портале archives․ru и получение персонального логина․
- Заполнение формы: указание фонда, номера дела, периода, цели исследования․
- Получение подтверждения от архивариуса и согласование даты посещения․
- При личном визите – предъявление паспорта, оригинала заявления и, при необходимости, пропуска (для РГИА требуется фото 3×4 см)․
Порядок доступа к документам
Согласно методическим рекомендациям ФАА, доступ к документам личного происхождения регулируется следующими принципами:
- Открытый доступ – к документам, срок хранения которых истёк, а также к публичным материалам (газеты, журналы)․
- Ограниченный доступ – к персональным данным, подпадающим под действие закона о персональных данных (ФЗ‑152)․ Для их просмотра требуется согласие субъекта или наличие законных оснований․
- Запретный доступ – к документам, отнесённым к государственной тайне или имеющим особый режим охраны․
Для получения доступа к закрытым материалам необходимо:
- Подать письменное заявление с указанием цели исследования․
- Приложить копию документа, подтверждающего право (например, решение суда, согласие субъекта)․
- Ожидать решения архивного комитета (обычно 5‑10 рабочих дней)․
Практические рекомендации исследователям
Если вы планируете работать с архивом по личному составу Читы, обратите внимание на следующие советы:
- Подготовьте запрос заранее․ Чем точнее указаны фонд, дело, лист, тем быстрее архивариус сможет подготовить материалы․
- Учитывайте ограничения по персональным данным․ При работе с документами, содержащими сведения о гражданах, необходимо соблюдать требования ФЗ‑152․
- Используйте электронные описи․ На портале «Архивы России» можно предварительно изучить структуру фонда, что сократит время на месте․
- Оформляйте копии официально․ При необходимости копий (фото, скан) оформляйте их через отдел выдачи, указывая цель и объём․
- Не забывайте о консервации․ При работе с оригинальными документами используйте перчатки, не ставьте книги на полки без поддержки․
Примеры известных фондов Читы
Ниже перечислены несколько фондов, представляющих особый интерес для историков и генеалогов:
- Фонд № 12 – «Личный фонд Астафьевой С․ Н․» (1940‑1982 гг․)․ Содержит личные письма, дневники, служебные карточки․
- Фонд № 45 – «Документы ТОМСКОГО ВЫСШЕГО ВОЕННОГО КОМАНДНОГО УЧИЛИЩА СВЯЗИ» (1917‑2000 гг․)․ Включает списки курсантов, их последующее распределение по частям․
- Фонд № 78 – «Личный фонд Яковлева В․ С․» (1930‑1975 гг․)․ Содержит материалы о работе в советском управлении промышленностью Забайкалья․
- Фонд № 102 – «Кадровые документы предприятий горно-обогатительной промышленности Читы» (1950‑1991 гг․)․ Полезен для исследования индустриального развития региона․
Перспективы развития архива
В ближайшие годы планируется:
- Полная цифровизация всех фондов личного состава до 2028 года․
- Интеграция с национальной системой ЕГРН (Единый государственный реестр нормативных документов) для автоматической проверки статуса персональных данных․
- Создание интерактивных картографических сервисов, позволяющих визуализировать перемещения кадровых потоков по региону․
- Развитие образовательных программ совместно с Забайкальским краеведческим музеем и университетами (в частности, с Забайкальским государственным университетом)․
Контактная информация
Для получения более подробных сведений, подачи заявок или организации визита в архив используйте следующие контакты:
- Адрес: 672001, г․ Чита, ул․ Советская, 12․
- Телефон: +7 (3012) -5‑00‑55․
- E‑mail: info@gadzlszk․ru․
- Сайт: www․gadzlszk․ru (раздел «Личный состав»)․
- Рабочие часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без перерыва)․
Архив по личному составу города Чита – важный источник информации о кадровой истории Забайкальского края․ Он сочетает в себе традиционные бумажные фонды и современные электронные сервисы, обеспечивая исследователям, журналистам и гражданам доступ к уникальным документам․ Соблюдая нормативные требования и используя доступные онлайн‑инструменты, каждый может открыть для себя новые страницы региональной истории․
Помните, что правильная подготовка запроса и уважительное отношение к архивному материалу ускоряют процесс получения нужных сведений и способствуют сохранению культурного наследия для будущих поколений․