Современные организации всё чаще обращаются к автоматизированным системам для учёта и управления персоналом. Одним из ключевых модулей в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) является архив работников. В этой статье подробно рассмотрим, что такое архив работников, зачем он нужен, как его настроить и какие особенности следует учитывать при переходе на новую редакцию 3.0.
Что такое архив работников в 1С:ЗУП?
Архив работников – это специальный раздел конфигурации, в котором хранятся исторические данные о сотрудниках организации после их увольнения, перевода в другое подразделение или завершения трудового договора. Основные функции архива:
- Хранение личных данных (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН и т.д.).
- Сохранение трудовой истории: приказы о приёме, переводе, увольнении, отпусках, больничных и др.
- Ведение расчётных данных: начисления, удержания, налоги, страховые взносы за весь период работы.
- Обеспечение возможности быстрого поиска и выгрузки информации для внутреннего аудита, налоговой проверки или судебных разбирательств.
Архив реализован как отдельный справочник, связанный с основными документами кадрового учёта (приказы, табели, расчётные листки). Благодаря этому доступ к историческим данным не влияет на текущие расчёты заработной платы, но остаётся доступным в любой момент.
Преимущества использования архива работников
Внедрение архива работников в 1С:ЗУП даёт организации ряд ощутимых выгод:
- Соблюдение законодательных требований. Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя хранить персональные данные и трудовые книжки не менее 50 лет после увольнения. Архив автоматизирует этот процесс.
- Сокращение времени на поиск информации. Вместо ручного перебора бумажных дел или разрозненных файлов достаточно ввести ФИО или табельный номер в поиске системы.
- Повышение безопасности данных. Доступ к архиву можно ограничить ролями и правами пользователей, а также настроить резервное копирование.
- Удобство аналитики. Архивные данные легко экспортируются в Excel или BI‑системы для анализа текучести кадров, эффективности подбора и т.д.
- Снижение риска ошибок. Автоматическое заполнение полей при создании архивной записи исключает опечатки и несоответствия.
Как настроить архив работников в 1С:ЗУП 3.0
Настройка архива выполняется в несколько этапов. Ниже представлен пошаговый алгоритм, актуальный для редакции 3.0.
Включение модуля архива
В разделе Администрирование → Настройка параметров учёта установите флажок Вести архив работников. После этого появится новый справочник Архив работников.
Настройка прав доступа
Перейдите в Администрирование → Пользователи и роли. Создайте или отредактируйте роль, например Кадровик‑архивариус, и предоставьте ей права:
- Чтение и запись в справочник Архив работников;
- Чтение документов Приказ о приёме, Приказ об увольнении и т.д.;
- Запрет на изменение текущих кадровых данных (если требуется только просмотр).
Определение правил переноса данных
В Настройке архива укажите, какие документы и реквизиты должны автоматически переноситься в архив при увольнении сотрудника:
- Личная карточка (ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС);
- Трудовая история (все приказы, переводы, отпуска);
- Расчётные данные за весь период работы (начисления, удержания, налоги).
- Подготовьте выгрузку данных в формате XML или CSV из старой конфигурации.
- Воспользуйтесь обработкой Перенос данных из 1С:Зарплата и Кадры 7.7 (доступна в ITS).
- После загрузки выполните сверку контрольных сумм и проверьте целостность архивных записей.
- Изменение структуры справочников. Некоторые поля, ранее находившиеся в карточке сотрудника, теперь вынесены в отдельные регистры сведений, что требует адаптации обработок и печатных форм.
- Обновление обработок переноса данных. Стандартная обработка миграции из 7.7 не всегда корректно переносит архивные записи; иногда приходится дорабатывать её под специфику организации.
- Обучение персонала. Новый интерфейс и изменённая логика работы с архивом требуют времени на обучение кадровиков и бухгалтеров.
- Совместимость с внешними системами. Если организация использует интеграцию с ЭДО, системой контроля доступа или сторонними HR‑порталами, необходимо проверить соответствие форматов обмена данными.
- Регулярно проверяйте целостность данных. Периодически запускайте обработку Проверка архива (доступна в меню Сервис → Периодические операции), которая выявляет дубликаты, пропущенные реквизиты и несоответствия дат.
- Настройте автоматические напоминания. Используйте механизм Уведомления для оповещения ответственных сотрудников о приближающемся окончании срока хранения документов (например, за 6 месяцев до 50‑летнего порога).
- Обеспечьте резервное копирование. Архив содержит конфиденциальные данные, поэтому его резервные копии должны храниться в зашифрованном виде и регулярно проверяться на восстанавливаемость.
- Обучайте персонал работе с правами доступа. Разделяйте функции: кадровики могут вносить изменения в архив, бухгалтеры – только просматривать расчётные данные, а руководители – получать аналитические отчёты.
- Используйте экспорт для внешнего аудита. При необходимости предоставьте аудиторам выгрузку архива в формате XML или CSV, предварительно удалив избыточные персональные данные (например, полные паспортные реквизиты, если они не требуются).
- Соблюдать требования трудового и налогового законодательства;
- Сокращать время на поиск и предоставление информации;
- Повышать уровень защиты персональных данных;
- Получать аналитическую основу для стратегических решений в области управления персоналом.
Тестовый запуск
Создайте тестового сотрудника, проведите его приём, а затем увольнение. Проверьте, что в справочнике Архив работников появилась запись со всеми выбранными реквизитами. При необходимости скорректируйте настройки.
Ввод существующих данных
Если организация уже вела кадровый учёт в бумажном виде или в старой версии 1С, выполните миграцию:
Трудности перехода на редакцию 3.0 1С:Зарплата и управление персоналом
Как отмечают пользователи в сети, переход с предыдущих версий (особенно с 7.7) на редакцию 3.0 сопряжён с рядом сложностей:
Тем не менее, преимущества новой редакции (улучшенная производительность, поддержка актуального законодательства, расширенные аналитические возможности) обычно перевешивают начальные сложности.
Сравнение с программой 1С:Зарплата и Кадры 7.7
Многие компании всё ещё используют устаревшую конфигурацию 1С:Зарплата и Кадры 7.7. Ниже приведено сравнение ключевых аспектов, связанных с архивом работников:
| Критерий | 1С:Зарплата и Кадры 7.7 | 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0 |
|---|---|---|
| Хранение архивных данных | Ведётся в отдельном справочнике Архив сотрудников, но без автоматического переноса расчётных данных. | Автоматический перенос личной, трудовой и расчётной информации при увольнении. |
| Поиск и фильтрация | Простой поиск по ФИО, отсутствие сложных фильтров. | Расширенный поиск по множеству параметров (даты, подразделения, типы начислений и т.д.). |
| Безопасность | Права доступа ограничены ролями, но нет тонкой настройки на уровне полей. | Гибкая модель прав (роли, профили, ограничения на чтение/изменение отдельных реквизитов). |
| Соответствие законодательству | Требует ручного контроля за сроками хранения. | Встроенные напоминания о истечении сроков хранения и автоматическое архивирование. |
| Интеграция с другими модулями | Ограниченная (главным образом с бухгалтерией). | Полная интеграция с модулями Управление персоналом, Оплата труда, Кадровый документооборот и внешними сервисами через API. |
Как видно из таблицы, редакция 3.0 предоставляет более современный и автоматизированный подход к ведению архива работников.
Лучшие практики работы с архивом работников
Чтобы извлечь максимальную пользу из архива, рекомендуется следовать следующим рекомендациям:
Архив работников в 1С:Зарплата и управление персоналом – это не просто хранилище старых данных, а мощный инструмент для обеспечения законности, повышения эффективности кадровой службы и снижения рисков. Правильная настройка и использование архива позволяют организации:
Переход на редакцию 3.0, несмотря на некоторые сложности, открывает доступ к более гибким и автоматизированным возможностям работы с архивом. Следуя изложенным рекомендациям и учитывая особенности миграции из старой версии 7.7, ваша компания сможет безболезненно внедрить и эффективно эксплуатировать архив работников, что в конечном итоге скажется на общем уровне управления персоналом.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуальной документации 1С на .