Оформление пенсии по возрасту, по инвалидности или по случаю потери кормильца часто требует подтверждения трудового стажа и размера заработной платы за периоды, которые уже не отражены в текущих документах работника. В таких случаях на помощь приходят архивные справки, выдаваемые государственными архивами Республики Беларусь. Ниже представлен подробный гид, который поможет работодателю, сотруднику или его представителю правильно подготовить и подать запрос в архив, получить необходимые справки и оформить пенсию без лишних задержек.

Нормативная база

• Статья 5154 Трудового кодекса Республики Беларусь – регулирует порядок подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий.
• Постановление Совета Министров РБ от № 777 (в редакции) – «Положение о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий».
• Инструкция Национального архива Республики Беларусь о предоставлении архивных справок, связанных с социальной защитой (пенсии, льготы, компенсации).

---

Какие архивные справки могут потребоваться

При назначении пенсии чаще всего запрашивают следующие документы:

1. Справка о периоде работы (стаже) – подтверждает фактическое трудоустройство в организации за определённый промежуток времени.
2. Справка о размере заработной платы – необходима для расчёта среднего заработка, влияющего на размер пенсии.
3. Справка о специальном стаже (например, работа во вредных условиях, в сельском хозяйстве, в педагогической деятельности и т.п.).
4. Справка о изменениях фамилии, названия организации, реорганизации – если такие события произошли в период трудовой деятельности.

---

Где получить архивные справки

Архивные справки выдают государственные архивы, в которых хранятся документы по личному составу организаций. Основные варианты:

• Национальный архив Республики Беларусь (г. Минск, пр‑т Независимости, 116).
• Территориальные (областные, городские, районные) архивы – например, Брестский областной архив, Гомельский городской архив и др.
• Архивы предприятий, которые переданы на хранение в государственные архивы после ликвидации или реорганизации организации.

Важно: справки выдаются только при наличии документов по личному составу на хранении в архиве. Если такие документы отсутствуют, архив направляет запрос в вышестоящую организацию или в органы, где они могут находиться.

---

Как оформить запрос в архив

Подготовка заявления

Запрос составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

• Название и адрес архива (например, Национальный архив РБ).
• ФИО заявителя (работника или его представителя).
• Контактные данные (телефон, e‑mail, почтовый адрес).
• Цель запроса – получение справки о стаже и/или заработной плате для назначения пенсии.
• Полные данные о работнике: ФИО, дата рождения, период работы (с‑по), наименование организации, её юридический адрес, ИНН/УНП (если известны).
• Перечень требуемых справок (стаж, заработная плата, специальный стаж и т.д.).
• Ссылка на нормативный акт (ст. 5154 ТК, Постановление № 777).
• Подпись и дата.

Способы подачи

• Лично в приёмной архива.
• Почтовым отправлением с описью вложения.
• Через систему Расчёт (ЕРИП) – раздел «Суды, юстиция, юридические услуги → Архивы».
• В отделениях РУП «Белпочта» (приём документов и выдача справок).

Оплата услуги

Стоимость определяется тарифом Национального архива и зависит от объёма работы (количество страниц, необходимость заверения). Оплата возможна:

• На расчётный счёт архива (указан в реквизитах: р/с BY36АКВВ36329000034165100000 в ЦБУ 510 ОАО АСБ Беларусбанк, БИК АКВВВY2X, УНП 100646669).
• Через ЕРИП (выбираем услугу «Архивные справки»).
• В кассе архива при личном визите.

---

Пример письма о выдаче справки для назначения пенсии

(Пример, адаптированный из материала, размещённого в архиве автор Гасюкевич О.)

Национальный архив Республики Беларусь
пр-т Независимости, 116
220114 г. Минск

От: ООО «Пример»
УНП 123456789
ул. Примерная, д. 10, офис 5
220000 г. Минск
тел. +375 (17) -23‑45‑67
e‑mail: info@primer.by

Запрос о выдаче архивной справки

Прошу выдать справку о периоде работы и средней заработной плате гражданина
Белова Сергея Сергеевича, г.р., работавшего в нашей организации
с г. (приказ о приёме на работу № 38‑к от )
по г. (приказ об увольнении № 130‑к от ).

Необходимые справки:
Справка о стаже работы (с указанием точных дат приёма и увольнения).
Справка о средней заработной плате за указанный период;
При наличии – справка о специальном стаже (если работа выполнялась во вредных условиях).

Документы, подтверждающие факт работы (копии приказов о приёме и увольнении), прилагаются.

Согласно ст. 5154 ТК РБ и Постановлению Совета Министров РБ от № 777,
данные справки необходимы для назначения пенсии по возрасту на общих основаниях.

Прошу рассмотреть запрос в течение 10 рабочих дней и выдать справки в виде
заверенных копий.

Подпись: __________________ /Иванов И.И./
Должность: руководитель отдела кадров

После получения справок их необходимо приложить к заявлению о назначении пенсии, подаваемому в органы социальной защиты.

---

Сроки исполнения и стоимость

• Срок исполнения – обычно от 5 до 15 рабочих дней в зависимости от загруженности архива и объёма запроса. В срочных случаях можно уточнить возможность ускоренного исполнения (за дополнительную плату).
• Стоимость – формируется из тарифа за страницу справки (примерно 0,5–1,0 бел. руб за страницу) и платы за заверение (около 2,0 бел. руб за документ). Точную сумму лучше уточнить при подаче запроса.

---

Полезные советы

1. Проверьте наличие документов в архиве заранее. На сайте Национального архива есть онлайн‑каталог, где можно посмотреть, какие фонды по личному составу хранятся в конкретном учреждении.
2. Сохраняйте копии всех отправленных документов (заявление, квитанцию об оплате, сопроводительные письма). Это упростит отслеживание статуса запроса.
3. Указывайте точные периоды работы. Если в трудовой книжке есть пробелы, уточните их в архиве – иногда там хранятся приказы о переводах, отпусках или больничных, которые помогут закрыть пробел.
4. При изменении названия организации укажите оба названия (старое и новое) и дату реорганизации – архив потребует это для правильного поиска фонда.
5. Если архив не находит документы, запросите справку об отсутствии сведений – такой документ также принимается органами соцзащиты как основание для дальнейшего розыска (например, в бывшем отделе кадров предприятия).

---

Получение архивных справок – важный этап при оформлении пенсии в Республике Беларусь. Чёткое соблюдение нормативных требований, правильная подготовка запроса и знание того, где и как можно получить необходимые документы, значительно сокращают время ожидания и минимизируют риск отказа в назначении пенсии. Следуя представленному руководству, работодатели и будущие пенсионеры смогут уверенно взаимодействовать с архивными учреждениями и обеспечить себе законное пенсионное обеспечение.