Под архивом субъекта федерации (официально — государственный архив субъекта Российской Федерации) понимается государственное учреждение, создаваемое субъектом Российской Федерации для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, составляющих архивный фонд Российской Федерации и относящихся к собственности соответствующего субъекта РФ. Это ключевое звено регионального уровня в единой государственной архивной системе страны.
Законодательное закрепление и правовая основа
Деятельность архивов субъектов федерации регулируется многоуровневой системой нормативных правовых актов. Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3, ст. 7), законодательство об архивном деле состоит из:
- Федерального закона № 125-ФЗ и других федеральных законов;
- Принимаемых в их соответствии иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
- Законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.
Таким образом, каждый субъект РФ (республика, край, область, город федерального значения, автономная область, автономный округ) имеет право и обязан принять свой региональный закон об архивном деле, определяющий специфику работы архивов на данной территории. Дополнительно органы местного самоуправления могут принимать муниципальные правовые акты, регулирующие вопросы архивного дела на местном уровне.
Организационно-правовая форма
С точки зрения гражданского и административного права, архив субъекта федерации — это государственное учреждение. В нормативных актах (в частности, в Методических рекомендациях к Правилам организации хранения и в ст. 3 ФЗ № 125-ФЗ) дается четкое определение:
Государственный архив субъекта Российской Федерации — это государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (органом государственной власти субъекта РФ).
Это отличает их от:
- Федеральных государственных архивов (создаваемых федеральными органами исполнительной власти, например, Росархивом);
- Муниципальных архивов (создаваемых органами местного самоуправления);
- Ведомственных архивов (создаваемых юридическими лицами — министерствами, ведомствами, организациями).
Место в Архивном фонде Российской Федерации
Архивы субъектов РФ являются неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации. Согласно законодательству, документы Архивного фонда РФ в законодательно определенном порядке хранятся постоянно в т.ч. в:
- Федеральных государственных архивах;
- Государственных архивах субъектов Российской Федерации;
- Муниципальных архивах;
- Федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях;
- Иных организациях.
Именно региональные архивы обеспечивают сохранность документов, отражающих историю, экономику, политику и культуру конкретного региона, а также документы личного происхождения граждан, проживавших на данной территории.
Правовой режим документов: собственность субъекта РФ
Важнейшим аспектом, отличающим архивы субъектов федерации от федеральных, является принадлежность хранящихся документов к собственности субъекта Российской Федерации.
Согласно ст. 7 ФЗ № 125-ФЗ «Архивные документы, относящиеся к государственной собственности»:
- К федеральной собственности относятся документы, хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках.
- К собственности субъектов Российской Федерации относятся архивные документы, хранящиеся в государственных архивах субъектов РФ, а также в иных государственных учреждениях субъектов РФ (музеях, библиотеках и др.).
Это означает, что органы власти субъекта РФ (правительства, министерства культуры/архивных дел регионов) осуществляют права собственника в отношении этих документарных массивов: решают вопросы финансирования, комплектования, доступа и использования.
Исторический контекст формирования сети
Формирование сети государственных архивов на уровне субъектов федерации (ранее — губерний, областей, краев) проходило иначе, чем создание федеральных архивов.
- Федеральные архивы формировались на базе крупнейших ведомственных архивов Российской империи, многие из которых изначально обладали чертами исторических архивов общегосударственного значения.
- Региональные архивы (государственные архивы субъектов РФ) создавались в более сложных условиях, часто путем консолидации фондов местных управлений, земских учреждений, судов, полиции, церковных учреждений и общественных организаций. Их сеть формировалась децентрализованно, что наложило отпечаток на состав фондов и структуру хранения.
Функции и полномочия
Государственные архивы субъектов РФ выполняют полный цикл архивных функций в отношении документов регионального значения:
- Прием и комплектование архивных фондов от органов государственной власти субъекта РФ, местного самоуправления, организаций регионального подчинения, а также от граждан;
- Государственный учет документов Архивного фонда РФ (ведение описей, путеводителей, информационных систем);
- Обеспечение сохранности (хранение в специально оборудованных хранилищах с контролем микроклимата, реставрация, оцифровка);
- Научно-справочная работа и предоставление документов для использования государственными органами, организациями и гражданами (в т.ч. в электронном виде);
- Издательская и просветительская деятельность (выпуск путеводителей, сборников документов, проведение выставок).
Управление, координация и методическое обеспечение
Непосредственное управление архивами субъектов федерации осуществляют органы исполнительной власти субъектов РФ (как правило, министерства культуры, архивные комитеты или управления по архивному делу).
На федеральном уровне координацией и методической поддержкой занимается Федеральное архивное агентство (Росархив). Согласно его положению, Росархив:
- Организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов;
- Оказывает методическую помощь органам управления архивным делом субъектов РФ, государственным и муниципальным архивам;
- Утверждает типовые нормативы, правила и методические рекомендации (например, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов), обязательные для применения во всех архивах страны, включая региональные.
Примеры и наименования
В официальных реестрах и на портале «Архивы России» такие учреждения фигурируют под наименованиями вида:
- Государственный архив [Название субъекта] (например, Государственный архив Московской области, Государственный архив Республики Татарстан);
- Государственный архив [Название города федерального значения] (Государственный архив города Москвы, Государственный архив города Санкт-Петербурга);
- Специализированные архивы субъектов (архивы новейшей истории, архивы социально-политической истории, хозяйственные архивы и т.д.).
Архив субъекта федерации — это специализированное государственное учреждение, созданное субъектом РФ для реализации его владельческих прав в отношении архивного наследия региона. Он является основным хранителем документов, формируемых органами власти и управления регионального уровня, и гарантирует реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации, касающейся их прав и свобод, а также сохранность исторической памяти конкретного региона в составе единого Архивного фонда Российской Федерации.