Что такое архив телефонных номеров КубГУ?
Архив телефонных номеров КубГУ – это систематизированная база данных, содержащая контактные телефоны подразделений, кафедр, лабораторий, административных служб и ключевых сотрудников университета. Информация хранится в электронном виде и регулярно обновляется отделом информационного обеспечения и связи с общественностью.
Основные цели архива:
- Обеспечение быстрого и надёжного доступа к контактным данным;
- Снижение нагрузки на справочные службы;
- Поддержка коммуникаций внутри вуза и с внешними организациями;
- Архивирование исторических изменений в структуре и персонале.
Краткая история создания архива
Первые попытки собрать телефонные справочники КубГУ относятся к началу 2000‑х годов, когда информация хранилась в бумажных виде и распределялась по факультетам. С переходом на корпоративную сеть и внедрением единой информационной системы (ЕИС) в 2012 году был создан первый электронный вариант архива.
С 2018 года архив интегрирован в портал «КубГУ Онлайн», что позволило:
- Осуществлять поиск по фамилии, названию подразделения или внутреннему номеру;
- Получать актуальные данные в режиме реального времени;
- Экспортировать выбранные записи в форматы CSV, VCF и XML.
Структура и содержание архива
Архив организован по иерархическому принципу, отражающему organisational структуру университета:
- Ректорат и центральное управление – телефонные номера ректората, проректоров, отделов кадров, финансов и юридического обеспечения.
- Факультеты и институты – разделены по направлениям подготовки (например, Факультет естественных наук, Институт права и управления).
- Кафедры и научные подразделения – включают контакты заведующих кафедрами, руководителей лабораторий и научных центров.
- Служебные и вспомогательные службы – библиотека, IT‑поддержка, охрана, медпункт, столовые и спорткомплексы.
- Студенческие организации и профсоюзы – телефоны студенческих советов, профкома, творческих коллективов.
Каждая запись содержит следующие поля:
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Подразделение (факультет/кафедра/служба);
- Внутренний номер (короткий);
- Внешний номер (городской код + номер);
- Электронная почта (опционально);
- Дата последнего обновления.
Как получить доступ к архиву?
Доступ к архиву телефонных номеров КубГУ предоставляется следующими способами:
- Через корпоративный портал – после авторизации в системе «КубГУ Онлайн» пользователь переходит в раздел «Справочники → Телефонный справочник».
- Мобильное приложение – официальное приложение КубГУ (доступно в App Store и Google Play) содержит синхронную версию справочника с push‑уведомлениями об изменениях.
- Веб‑форма без авторизации – для внешних пользователей (партнёров, абитуриентов) предоставляется ограниченный вид справочника, где отображаются только общедоступные номера приёмной комиссии, приёмной палаты и пресс‑службы.
- Запрос в отдел информационного обеспечения – при необходимости получения полного датасета (например, для интеграции во внешние системы) можно подать официальный запрос через электронную почту
info@kubsu.ru.
Важно: доступ к личным данным сотрудников регулируется внутренней политикой защиты персональных данных и Федеральным законом «О персональных данных». Поэтому при работе с архивом необходимо соблюдать конфиденциальность и не распространять сведения без согласия владельца.
Практические примеры использования архива
Ниже приведены типичные сценарии, в которых архив телефонных номеров КубГУ оказывается незаменимым:
- Организация конференции – секретарь конференции быстро находит контакты ответственных за техническое обеспечение, перевод и питание, используя поиск по ключевым словам «аудио», «перевод», «кафе».
- Студенческий проект – группа студентов ищет руководителя лаборатории по nanomaterials, вводит в поиск «нано» и получает ФИО, внутренний и внешний номера, а также e‑mail для назначения встречи.
- Служба безопасности – при возникновении инцидента оператор службы безопасности запрашивает номер дежурного engineers через архив, чтобы оперативно связаться с ответственным за объектом.
- Внешние партнёры – представитель компании‑поставщика оборудования ищет контакты отдела закупок, используя фильтр по подразделению «Отдел материально‑технического снабжения».
Перспективы развития архива
В ближайшие годы планируется реализовать следующие улучшения:
- Интеграция с корпоративной телефонией (VoIP) – автоматическое обновление номеров при изменении учётных записей в IP‑телефонии.
- Расширение поисковых возможностей – добавление фильтрации по должностям, научным интересам и участию в проектах.
- Уведомления об изменениях – подписка на e‑mail или Telegram‑бот, который информирует о обновлении контактов конкретного подразделения.
- Многоязычный интерфейс – предоставление версии справочника на английском языке для международных сотрудников и студентов.
- Аналитика использования – сбор статистики запросов для оптимизации структуры и выявления наиболее востребованных контактов.
Архив телефонных номеров КубГУ представляет собой надёжный и удобно организованный ресурс, который значительно упрощает коммуникационные процессы внутри университета и с внешними партнёрами. Благодаря регулярному обновлению, интеграции с современными ИТ‑системами и развитию сервисов доступа, архив продолжает выполнять свою ключевую роль в обеспечении эффективной работы образовательного и научного комплекса КубГУ.
Если у вас возникли вопросы по работе со справочником или требуется помощь в настройке доступа, обращайтесь в отдел информационного обеспечения по телефону +7 (861) -22‑33‑44 или через форму обратной связи на портале online.kubsu.ru.