Дата актуализации:
Архив Управления государственной службы и кадров (УГСК) Федеральной таможенной службы (ФТС России) является важнейшим структурным элементом документооборота ведомства, обеспечивающим сохранность, учет и своевременное предоставление архивных документов, касающихся кадровой политики, государственной службы и социальных прав сотрудников таможенных органов. В данной статье подробно рассматриваются правовая база, структура фондов, порядок доступа к документам и современные тенденции развития архивного дела в ФТС России.
Правовая основа деятельности
Деятельность архива УГСК ФТС России регламентируется комплексом нормативных правовых актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы организации архивного дела, права и обязанности участников архивных отношений.
- Федеральный закон от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», регулирует вопросы ведения личных дел госслужащих, сроков их хранения и порядка выдачи сведений.
- Приказ ФТС России «Об утверждении Положения об архиве ФТС России» (или аналогичного локального акта) — внутренний документ, определяющий структуру, задачи и полномочия архивных подразделений ведомства.
- Приказ Росархива от № 98 «Об утверждении Положений об управлениях и отделах Федерального архивного агентства (вместе с Положением об отделе государственной службы, кадров и наград)» — методические рекомендации федерального уровня, которые ведомственные архивы (в т.ч. ФТС) принимают к руководству при построении своей работы.
- Типовые номенклатуры дел и сроков хранения, утвержденные Росархивом (например, для управления делами и архивных дел, для кадровых документов).
Организационная структура и место в системе ФТС
Архив УГСК, как правило, не существует как изолированное юридическое лицо; Он функционирует как архивное подразделение (сектор, группа, отдел) в структуре Управления государственной службы и кадров ФТС России (или Центрального аппарата ФТС).
Основные направления работы:
- Прием и учет документов: приемка дел из структурных подразделений УГСК, территориальных таможенных управлений (ТТУ) и непосредственно подчиненных таможен по единым перечням (номенклатурам).
- Формирование фондов: экспертиза документов на предмет исторической и практической ценности, назначение сроков хранения (временные — 10, 50, 75 лет; постоянные).
- Обеспечение сохранности: создание необходимого микроклимата, пожаробезопасность, антибиотическая защита, оцифровка фондов.
- Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов сотрудникам, ветеранам, правопреемникам и уполномоченным государственным органам (Пенсионный фонд РФ / СФР, суды, прокуратура).
- Электронное документооборот и ЦАЭД: ведение Центрального архива электронных документов (ЦАЭД) в части кадровых дел, интеграция с АИС «Кадры», АИС «Госслужащий» и Федеральным порталом управленческих кадров.
Состав архивного фонда УГСК ФТС
Фонд архива УГСК формируется из документов, отражающих основные функции управления: кадровое обеспечение, государственную службу, социальную защиту, награждение и обучение.
Основные категории дел (по номенклатуре):
| Категория дел | Типовые наименования дел (примеры) | Срок хранения |
|---|---|---|
| Личные дела госслужащих | Личные дела федеральных государственных гражданских служащих (ФГКС) и сотрудников таможни, служебные характеристики, автобиографии, копии приказов о назначении/увольнении, аттестации | 75 лет (до 2002 г. — постоянные / 75 лет) |
| Дела по вопросам государственной службы | Приказы о приеме на службу, переводе, увольнении, назначении классных чинов, прохождении службы, конфликте интересов, декларациях о доходах | 10 / 50 / 75 лет |
| Награждение и поощрения | Дела о награждении государственными наградами РФ, ведомственными знаками отличия ФТС, почетными званиями, благодарностями, поощрениями заслуженных ветеранов | 50 / 75 лет / Постоянные |
| Обучение и повышение квалификации | Планы обучения, договоры с учебными заведениями (Академия ФТС, РАНХиГС), отчеты о прохождении стажировок, итоговые аттестации | 10 / 50 лет |
| Социальная защита и пенсионное обеспечение | Справки о стаже, расчеты пенсионных коэффициентов, дела о назначении пенсий за выслугу лет, материальной помощи, санаторно-курортное лечение | 75 лет |
| Кадровый учет и отчетность | Кадровые розыски, штатные расписания, отчеты о численности и движении кадров, реестры служащих | 10 / 50 лет |
| Документы комиссий и коллегиальных органов | Протоколы аттестационных комиссий, комиссий по соблюдению служебного поведения, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей | 50 / 75 лет |
Порядок обращения в архив и получения сведений
Обращения в архив УГСК ФТС классифицируются по категориям заявителей:
Для действующих сотрудников и госслужащих ФТС
- Обращение подается через непосредственного руководителя или через электронный документооборот (ЭДО) ведомства (АИС «Кадры» / портал служащего).
- Срок исполнения: в соответствии с приказом ведомства (обычно 3–5 рабочих дней для справок, до 30 дней для сложных архивных выписок).
- Основные запросы: справки о стаже, копии приказов, выписки из личных дел для назначения пенсии за выслугу лет, подтверждение классного чина.
Для уволенных сотрудников, ветеранов и членов их семей
- Способы обращения:
- Почтой на адрес: 109074, г. Москва, ул. Петровка, д. 3/6 (или актуальный адрес Центрального аппарата ФТС) с пометкой «Архив УГСК / Кадровый архив».
- Через официальный сайт ФТС России (раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная»).
- Через портал Госуслуг (ЕПГУ) — услуга «Предоставление сведений из архивных документов».
- Лично (по предварительной записи через режим доступа в здание ЦА ФТС).
- Необходимые документы: заявление (в свободной форме с указанием ФИО, даты рождения, периода работы, цели запроса), копия паспорта, документ, подтверждающий полномочия (доверенность, свидетельство о рождении ребенка и т.д. — для правопреемников).
- Сроки: согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ, до 30 дней с момента регистрации обращения (с возможностью продления до 30 дней при сложности поиска).
Для государственных органов (СФР, суды, МВД, Прокуратура)
- Официальные запросы направляются по межведомственному взаимодействию (СМЭВ, Телеграм, почта).
- Исполняются в приоритетном порядке (сроки устанавливаются запрашивающим органом, но не более 30 дней).
Особенности хранения личных дел и защита персональных данных
С 2022–2023 годов в ФТС России активно внедряется перевод личных дел на электронные носители с последующим уничтожением бумажных оригиналов (после проверки подлинности и оцифровки) или их передачей в ведомственный архив для долгосрочного хранения.
Ключевые аспекты:
- Персональные данные: Личные дела содержат специальные категории ПДн (раса, национальность, политические взгляды, здоровье, биометрия). Доступ к ним строго ограничен (ст. 10 ФЗ-152, ст. 14 ФЗ-125). Выдача третьим лицам без согласия субъекта ПДн недопустима, за исключением случаев, предусмотренных законом (суд, следствие, СФР).
- Цифровой архив (ЦАЭД): Обеспечивает быстрый поиск по атрибутам (ФИО, табельный номер, ТТУ, период службы). Внедряется распознавание текста (OCR) для старых дел (до 2000 г.).
- Сроки хранения 75 лет: Применяются к личным делам служащих, принятых на службу после 2002 года. Дела до 2002 года часто имеют статус «постоянного хранения» и подлежат передаче в Государственный архив РФ (ГАРФ) или ведомственный центральный архив ФТС.
Центральный архив ФТС России vs Архив УГСК
Важно различать два уровня архивной системы ведомства:
Архив УГСК (Текущий / Рабочий архив управления)
Хранит дела текущего и недавнего прошлого (последние 10–50 лет), которые часто запрашиваются для текущей кадровой работы: назначение пенсий, подтверждение стажей, аттестации, конкурсы. Находится в подчинении руководителя УГСК.
Центральный архив ФТС России (Исторический / Научно-справочный)
Формируется из дел постоянного хранения и дел со сроком хранения более 50–75 лет, переданных из рабочих архивов ЦА и ТТУ. Занимается научной описью, публикациями, предоставлением документов для исторических исследований, генеалогии, музейной работы. Подчинен непосредственно руководству ФТС или Управлению делами ЦА ФТС.
Примечание: Точное наименование и подчинение архивных подразделений может меняться в связи с приказами по ФТС (например, Приказ ФТС от о стратегии развития до 2030 года предусматривает оптимизацию архивной инфраструктуры).
Контактная информация (справочно)
Адрес Центрального аппарата ФТС России (основной пункт приема обращений):
109074, г. Москва, ул. Петровка, д. 3/6
Телефон справочной / приемной ЦА ФТС: +7 (495) -26-XX-XX (актуальные номера уточняйте на сайте customs.gov.ru в разделе «Контакты» → «Центральный аппарат»).
Электронные ресурсы:
- Официальный сайт ФТС: https://customs.gov.ru
- Портал Госуслуг (ЕПГУ) — для подачи запроса на предоставление архивных сведений дистанционно.
- Федеральный портал управленческих кадров (для служащих).
Перспективы развития: Цифровая трансформация к 2030 году
В соответствии с Стратегией развития ФТС России до 2030 года (утв. ) и приказами Росархива о переходе на электронное архивирование, ключевыми векторами развития архива УГСК являются:
- Полный переход на электронный документооборот (ЭДО) в кадровых процессах: личные дела формируются и хранятся только в электронном виде с применением усовершенствованной электронной подписи (УЭП).
- Создание единого ведомственного реестра архивных фондов с интеграцией в Федеральную архивную информационную систему (ФАИС «Архивы России»).
- Автоматизация выдачи справок через личный кабинет служащего на Госуслугах / портале ФТС без участия архивиста (для стандартных запросов: стаж, чин, приказ о назначении).
- Оцифровка исторических фондов (делы до 2000 г.) для обеспечения дистанционного доступа ветеранам и исследователям.
- Внедрение ИИ-технологий для распознавания рукописных текстов старых личных дел, автоматического заполнения атрибутов описания дел (метаданных).
Архив Управления государственной службы и кадров ФТС России — это не просто место хранения бумаг, а высокотехнологичный информационный ресурс, обеспечивающий правовые гарантии десятков тысяч таможенников и ветеранов службы. Понимание структуры фондов, сроков хранения и процедур обращения позволяет сотрудникам и уволенным гражданам оперативно получать необходимые документы для подтверждения трудового стажа, пенсионных прав, получения наград и социальных гарантий. Современный курс на полную цифровизацию и интеграцию с федеральными информационными системами (СФР, Госуслуги, ФАИС) делает этот процесс максимально прозрачным и доступным.
Дисклеймер: Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (ФЗ-125, ФЗ-79, приказы Росархива, типовые номенклатуры) и общедоступной информации о структуре ФТС России на 2026 год. Для получения юридически значимых сведений или актуальных реквизитов обращения необходимо обращаться на официальный сайт ФТС России (customs.gov.ru) или в приемную Управления государственной службы и кадров.