Архив управления личного состава (часто называемый кадровым архивом или архивом документов по личному составу) — это специализированное структурное подразделение или функциональная зона в организации‚ предназначенная для систематического накопления‚ учета‚ хранения и использования кадровых документов. Данная статья подробно рассматривает правовую базу‚ организацию работы‚ основные процессы и современные подходы к ведению такого архива в Российской Федерации.

Нормативно-правовая база

Деятельность архива управления личного состава строго регламентируется законодательством. К ключевым актам относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий принципы архивного дела‚ права и обязанности участников.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) (ст; 62‚ 66‚ 303) — устанавливает обязанность работодателя хранить документы‚ касающиеся трудовой функции и выплат работнику‚ а также сроки хранения (75 лет для документов‚ подтверждающих стаж и заработок‚ и 50 лет для остальных кадровых документов‚ если иное не установлено законом).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 236). Этот документ заменил старые методические рекомендации и стал основным регламентом внутренней архивной работы.
• Приказ Росархива от № 320 «Об утверждении Типовой номенклатуры управленческой документации‚ подлежащей архивному хранению‚ и типовых сроков ее хранения» (вместо устаревшей номенклатуры 2002 г.).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования к комплектованию‚ учету и описанию»;

Основные задачи и функции архива

Согласно Правилам № 236 и типовому положению об архиве организации‚ основными задачами архива управления личного состава являются:

1. Комплектование архивного фонда — прием документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения‚ в т.ч. по личному составу‚ образовавшихся в структурных подразделениях организации.
2. Организация хранения — создание условий для сохранности документов (температура‚ влажность‚ защита от несанкционированного доступа‚ пожаробезопасность) в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003.
3. Учет и научное описание — ведение учетных документов: номенклатуры дел‚ архивных описей (внутренних и обзорных)‚ реестров выданных дел.
4. Обеспечение доступа и использования — выдача документов по запросам граждан (справки о стаже‚ заработке)‚ подразделениям организации‚ судам и правоохранительным органам в установленном законом порядке.
5. Методическое руководство, оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям (кадровым службам‚ секретариатам) в работе с документами на этапах текущего делопроизводства (формирование дел‚ регистрация‚ экспертиза сроков хранения).
6. Участие в экспертизе документов, работа в составе Ценной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации по определению сроков хранения и отбору документов к уничтожению или постоянному хранению.
7. Контроль за соблюдением сроков хранения — своевременное выявление документов с истекшими сроками хранения и организация их уничтожения по актам.

Структура архивного фонда по личному составу

Состав архивного фонда формируется в соответствии с Номенклатурой дел организации‚ утверждаемой ежегодно не позднее 1 января текущего года. Типовые категории дел по личному составу (согласно Приказу Росархива № 320 и отраслевым номенклатурам):

Приказы и распоряжения по личному составу

• Приказы о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении‚ назначении на должность‚ поощрении‚ наложении дисциплинарных взысканий.
• Приказы о предоставлении отпусков (ежегодных‚ дополнительных‚ учебных‚ по уходу за ребенком)‚ командировках.
• Важно: В кадровых службах приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов‚ направляемые в структурные подразделения или выдаваемые сотрудникам под роспись‚ в архив не сдаются (хранятся в делах подразделений или у сотрудников).

Личные дела сотрудников (Кадровые досье)

Это основной массив архива. В личные дела включаются документы‚ касающиеся трудовой биографии конкретного гражданина:

• Заявления (о приеме‚ увольнении‚ отпуске и т.д.).
• Автобиографии‚ анкеты.
• Копии документов‚ удостоверяющих личность‚ образования‚ квалификации‚ военского учета.
• Трудовые книжки (при отсутствии электронного трудового стажа) и вкладыши к ним.
• Справки о доходах (2-НДФЛ)‚ медицинские заключения‚ персональные карточки (формы Т-2‚ Т-2а).
• Документы об аттестации‚ повышении квалификации‚ награждении.

Срок хранения: 75 лет (для документов‚ подтверждающих стаж и заработок) или 50 лет (для остальных документов личного дела) с момента прекращения трудовых отношений.

Документы по учету рабочего времени и заработной плате

• Табели учета рабочего времени (формы Т-12‚ Т-13).
• Ведомости начисления и выплаты заработной платы.
• Расчетные листы (формы Т-51‚ Т-53‚ Т-54).
• Документы по налогам и страховым взносам (регистры страховых взносов‚ 6-НДФЛ) — хранятся в бухгалтерии/архиве бухгалтерии‚ но копии или выписки могут быть в личных делах.

Документы по охране труда и социальному страхованию

• Журналы регистрации инструктажей‚ наряд-заказы на работы с повышенной опасностью.
• Акты расследования несчастных случаев на производстве (хранятся 45 лет).
• Документы по обязательному социальному страхованию (свидетельства о регистрации‚ отчеты в СФР).

Документы коллективного характера

• Коллективные договоры‚ соглашения‚ протоколы переговоров.
• Положения о структурных подразделениях‚ штатные расписания (утвержденные копии).
• Документы выборных органов первичной профсоюзной организации.

Процессы архивной работы: пошаговый алгоритм

Этап 1: Формирование дел в структурных подразделениях (Кадровая служба)

Архив не формирует дела «с нуля». Это делается в местах возникновения документов (кадровом отделе‚ секретариате) в течение года по утвержденной Номенклатуре дел.

• Документы собираются в дела в хронологическом или систематическом порядке.
• Приказы по личному составу нумеруются сквозным номером за год.
• Личные дела сотрудников формируются в алфавитном порядке или по табельным номерам.
• К концу года дела прошиваются‚ нумеруются листы‚ составляется внутренняя опись (для дел длительного хранения).

Этап 2: Приемка дел в архив (Сдача в архив)

Производится ежегодно (обычно в I квартале следующего года) по Акту приема-передачи дел в архив.

• Архивист проверяет соответствие составов дел номенклатуре‚ полноту комплектов‚ оформление корешков‚ описей‚ состояние бумаги.
• Принимаются дела со сроками хранения «Постоянно»‚ «75 лет»‚ «50 лет»‚ «10 лет» и более.
• Дела со сроком хранения до 10 лет (включительно) обычно остаются в ведении создавшего их подразделения до истечения срока‚ если иное не установлено Положением об архиве.

Этап 3: Учет и размещение

• Присвоение деловым регистрационным номерам (по номенклатуре: индекс дела‚ номер дела‚ номер тома).
• Внесение данных в Архивную опись фонда (формуляр № 11 или электронный аналог в АИС «Архив»);
• Размещение на стеллажах по систематическому принципу (по фондам/описаниям/делам) с учетом частоты обращений.

Этап 4: Обеспечение доступа (Выдача и справки)

• Выдача дел осуществляется строго под роспись в Книге учета выдачи дел (формуляр № 14) или в АИС.
• Справки о стаже‚ заработке‚ местах работы выдаются гражданам на основании письменного заявления или электронного обращения (Госуслуги) в сроки‚ установленные ТК РФ (не позднее 3 рабочих дней).
• Запрещена выдача подлинников личных дел и приказов в руки лиц‚ не уполномоченных на это руководителем архива/организацией. Работа с подлинниками ведется в читальне архива.

Этап 5: Экспертиза сроков хранения и уничтожение

Проводится ежегодно ЦЭК (ЭК) организации.

• Проверяются дела с истекшими сроками хранения.
• Решается вопрос: уничтожение или продление срока (перевод в категорию «Постоянно» для документов исторической ценности).
• Уничтожение производится комиссией в присутствии архивиста по Акту об уничтожении документов. Способ: шредер (перемалывание) до невозможности восстановления или сжигание. Запрещено выбрасывать в мусор.

Особенности электронного архива и ЭДО

С переходом на электронный документооборот (ЭДО) и внедрением Электронного трудового стажа (ЭТС) и СФР (бывший ПФР/ФСС) роль бумажного архива трансформируется:

• Двойное ведение: Организация обязана хранить подлинники бумажных документов‚ созданных до перехода на ЭДО‚ а также документы‚ требующие обязательного бумажного носителя (трудовые книжки старых образцов‚ оригиналы заявлений с «живой» подписью‚ если не используется ЭП).
• Архив электронных документов: Создается отдельный электронный архив (в АИС «Архив» или СЭД) с соблюдением требований ФСБ (защита ПДн‚ КС1/КС2/КС3) и Росархива (форматы PDF/A‚ XML‚ электронная подпись‚ контроль целостности).
• Справки из ЭТС: Для сотрудников‚ у которых ведется только электронный трудовой стаж‚ справки формируются автоматически через личный кабинет на Госуслугах или по запросу в СФР. Архив подтверждает данные только для периодов «до ЭТС».
• Цифровизация фондов: Массовое сканирование личных дел и приказов для обеспечения удаленного доступа и сохранения оригиналов (создание электронных копий с признаком подлинности).

Типовые ошибки и риски (на что обратить внимание)

Организационное оформление: Положение об архиве

Каждая организация должна иметь Положение об архиве (утверждается руководителем организации). Оно регламентирует:

• Правовой статус архива (самостоятельное подразделение или часть ДОУ/кадровой службы).
• Подчиненность архивиста (желательно, непосредственно руководителю или главному бухгалтеру/директору по администрированию).
• Полномочия архивиста: право требовать документы от подразделений‚ доступ ко всем кадрам‚ подпись актов приема/уничтожения.
• Правила пользования архивом (режим читального зала‚ порядок выдачи копий/выписок).
• Ответственность за нарушение правил хранения и учета.

Архив управления личного состава — это не просто «склад бумаг»‚ а гарант правовой защищенности организации и ее сотрудников. Грамотная организация архивного дела по кадрам позволяет:

• Избежать штрафов и претензий со стороны ГИТ‚ Прокуратуры‚ Судов и СФР.
• Оперативно выдавать справки‚ подтверждающие стаж и заработок (критично для пенсий‚ льгот‚ ипотеки).
• Защитить персональные данные сотрудников от утечек.
• Обеспечить бесперебойную работу при проверках и аудитах.

Ключевой принцип: «Документ живет‚ пока он учтен‚ описан и доступен». Внедрение АИС «Архив»‚ перевод на электронный документооборот с соблюдением требований Росархива и ФСБ‚ регулярное обучение архивистов и членов ЦЭК — залог эффективного функционирования архива управления личным составом в современных условиях.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ-125‚ ТК РФ‚ Приказы Росархива № 236‚ № 320‚ ГОСТ Р 7.0.8-2013‚ ГОСТ Р 54989-2012). Рекомендуется сверять ссылки на нормативные акты с актуальными редакциями в правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) на момент применения.