Архив управления образования (в настоящее время — Управления образования и молодежной политики администрации городского округа город Воронеж) является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность документального наследия городской системы образования. На года актуальной задачей остается не только хранение бумажных носителей, но и перевод архивных фондов в электронный вид для обеспечения оперативного доступа граждан и организаций к социально значимой информации.

Организационно-правовая основа

Деятельность архива регулируется законодательством Российской Федерации в области архивного дела, а также локальными нормативными правовыми актами Воронежской области и города Воронежа.

• Закон Воронежской области «Об архивном деле в Воронежской области»;
• Постановление Правительства Воронежской области от № 710 (в ред. от указанной даты), закрепляющее за Министерством образования Воронежской области полномочия по «осуществлению в соответствии с законодательством Российской Федерации комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства»;
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от № 273-ФЗ (регулирует хранение документов об образовании).

Важно отметить, что на городском уровне функции по управлению архивами образовательных учреждений делегированы Управлению образования и молодежной политики администрации городского округа город Воронеж.

Структура и состав архивных фондов

Согласно данным Архивной службы Воронежской области, в архиве Главного управления образования (преемнике которого является текущая структура) исторически хранятся документы 209 организаций за период 1943–2007 годы. На современном этапе фонд постоянно пополняется за счет документов ликвидированных, реорганизованных или действующих образовательных организаций, переданных на хранение в установленном порядке.

Основные категории хранящихся документов:

1. Документы личного состава (личные дела): личные карточки учащихся, педагогических работников, служебные записки, приказы о зачислении/отчислении, назначении/увольнении.
2. Документы об образовании и (или) квалификации: журналы учета выдачи документов об образовании (аттестаты, дипломы, свидетельства), регистры выданных документов (критически важно для подтверждения квалификации).
3. Учебно-методическая и отчетная документация: учебные планы, программы, отчеты директоров школ, протоколы педсоветов, экзаменационных комиссий.
4. Административно-хозяйственная документация: приказы и распоряжения управления образования, штатные расписания, договоры, акты приема-сдачи имущества.

Адресное размещение и контакты

Физическое хранение архивных дел городского уровня осуществляется в архиве Управления образования и молодежной политики.

Порядок обращения в архив (Получение справок и дубликатов)

Гражданам, нуждающимся в подтверждении фактов обучения, трудового стажа или получении дубликата документа об образовании (в случае утери/порчи оригинала), необходимо обратиться в архив Управления.

Основные основания для обращения:

• Подтверждение педагогического/рабочего стажа (для Пенсионного фонда / СФР);
• Получение дубликата аттестата, диплома, свидетельства (при утере оригинала);
• Справка об обучении (для восстановления утерянных документов, судебных разбирательств, иммиграционных целей);
• Генеалогические и исторические запросы.

Необходимый пакет документов для заявления:

1. Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия главной страницы и прописки).
2. Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее с сайта администрации).
3. Документы, подтверждающие смену фамилии/имени/отчества (свидетельство о браке, разводе, решение ЗАГС) — при необходимости.
4. Доверенность (нотариальная или простая письменная) — если заявление подает представитель.

Сроки исполнения: Согласно законодательству, срок выдачи архивной справки или дубликата документа об образовании не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Электронные сервисы и цифровизация

В рамках реализации проекта «Электронное правительство» и перехода на предоставление государственных услуг в электронном виде, Управление образования и молодежной политики активно внедряет цифровые технологии:

• Госуслуги (Портал ГУС / Региональный портал): Подача заявления на получение дубликата документа об образовании или архивной справки через личный кабинет (услуга доступна в разделе «Образование» -> «Получение дубликата документа об образовании»).
• Электронная запись в детский сад: Упоминаемый в источниках модуль «Услуги в электронном виде (электронная запись в детский сад)» является частью единой информационной системы, данные которой также подлежат архивированию.
• Цифровой архив: Ведется работа по сканированию фондов (особенно журналов учета выдачи документов об образовании за 1990–2010 гг.) для ускорения поиска сведений.

Взаимодействие с региональными и федеральными архивами

Архив Управления образования города Воронежа не изолирован. Он функционирует в единой системе архивных учреждений:

• Министерство образования Воронежской области — курирует архивное дело в сфере образования на региональном уровне, утверждает типовые перечни сроков хранения.
• Государственный архив Воронежской области (ГАВО) / Архивная служба области: Обеспечивает методологическое руководство, экспертизу ценности документов перед утилизацией, прием документов вечного хранения (старше 75–100 лет).
• ГКУ «Государственный архив Российской Федерации» (ГАРФ) и Росархив: Федеральный уровень нормативного регулирования.

Стоит отметить, что в открытых источниках (например, на ресурсе Vobkom.ru) ведется архив нормативных правовых актов, касающихся образовательной сферы (вопросы совместительства, увеличения объема работы, профсоюзная деятельность), что дополняет официальный архив Управления нормативной базой.

Прием граждан и консультации

Руководитель Управления образования и молодежной политики регулярно проводит личный прием граждан. Вопросы архивного обеспечения (отказы в выдаче справок, утеря дел, ошибки в документах) могут быть рассмотрены на личном приеме или через систему обращений граждан (портал «Госуслуги. Решаем вместе», официальный сайт администрации Воронежа).

Режим работы архива (справочно, уточняйте по телефонам):

• Понедельник – Четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 13:00 – 14:00);
• Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 13:00 – 14:00);
• Суббота, Воскресенье: Выходные.

Частые проблемы и рекомендации

Архив Департамента (Управления) образования города Воронежа — это не просто склад бумаг, а гарант социальных прав тысяч воронежцев. На 2026 год ключевыми векторами развития являются:

• Полная цифровизация журналов учета выдачи документов об образовании;
• Интеграция с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА) для выдачи справок в полностью электронном виде без визита в учреждение;
• Обеспечение беспрепятственного доступа к информации для ветеранов труда, пенсионеров и выпускников прошлых лет.

Важно помнить: Хранение документов об образовании, это вечная ответственность государства. Даже если образовательная организация прекратила существование, ваши права на подтверждение квалификации и стажа защищены законом и обеспечиваются Архивом Управления образования и молодежной политики г. Воронежа.

Статья подготовлена на основе открытых данных портала Воронежской области, официального сайта Управления образования и молодежной политики г. Воронежа, ресурса Vobkom.ru и данных Архивной службы Воронежской области. Актуальность информации: октябрь 2026 г. Перед визитом рекомендуется уточнить режим работы и перечень необходимых документов по контактным телефонам Управления.