Волгоградская областная клиническая больница № 1 (далее – ВОКБ‑1) – один из крупнейших медицинских центров Поволжья. Помимо лечебных функций, у учреждения есть собственный архив, где хранятся документы, отражающие более чем полвека его работы. В статье рассмотрены история создания архива, его структура, виды хранимых материалов, порядок доступа и роль в современной медицине.

Исторический контекст

Больница была основана в советский период и с тех пор неоднократно переименовывалась и расширялась. Первые документы, относящиеся к её деятельности, хранились в Государственном архиве Волгоградской области (ул. Коммунистическая, 30). С ростом объёмов медицинской документации в начале 2000‑х годов было принято решение создать отдельный архив внутри больницы, чтобы обеспечить быстрый доступ к сведениям для врачей, исследователей и контролирующих органов.

Ключевые даты

1. 1992 г. – реорганизация больницы в ГБУЗ «Волгоградская областная клиническая больница 1».
2. 2003 г. – открытие собственного архивного отдела в здании по ул. Ангарская, 13.
3. 2015 г. – начало цифровой трансформации: сканирование исторических актов и внедрение электронного каталога.
4. 2022 г. – интеграция архивных данных с региональной системой электронного здравоохранения.

Местоположение и контактные данные

Структура архива

Архив ВОКБ‑1 делится на несколько подразделений, каждое из которых отвечает за определённый тип документов.

Документация по лечебной деятельности

• Исторические карты отделений и планов строительства.
• Картотеки пациентов (с учётом требований ФЗ‑152 «О персональных данных»).
• Отчёты о проведённых операциях, исследованиях и клинических испытаниях.
• Протоколы совещаний руководства больницы.

Финансово‑хозяйственная документация

• Бюджетные планы и отчёты за каждый финансовый год.
• Контракты с поставщиками медицинского оборудования.
• Аудиторские заключения и проверки со стороны Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения.

Научно‑исследовательская часть

• Результаты исследований, проведённых в рамках Координирующего центра по экспорту медицинских услуг ФГБУ ЦНИИОИЗ Минздрава России.
• Публикации в научных журналах, патенты, доклады конференций.
• База данных клинических случаев, используемая для обучения студентов и ординаторов.

Кадровая документация

• Трудовые книжки, аттестационные листы, сведения о повышении квалификации персонала.
• Списки врачей‑специалистов, их квалификации и стаж работы.

Архивные фонды внешних контролирующих органов

• Документы Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения.
• Отчёты органов исполнительной власти Волгоградской области.

Доступ к архивным материалам

Для обеспечения конфиденциальности и соблюдения законодательных требований архив работает по принципу «запрос‑разрешение‑выдача».

Кто может обращаться?

• Сотрудники больницы (врачи, администраторы, исследователи).
• Учёные и студенты высших учебных заведений, получившие согласие руководства.
• Представители контролирующих органов (Росздравнадзор, Министерство здравоохранения РФ).
• Граждане, имеющие законный интерес (например, запросы о медицинской истории собственного лечения).

Порядок запроса

1. Заполнить онлайн‑форму или подать письменный запрос в архивный отдел.
2. Указать цель обращения и перечень необходимых документов.
3. Получить подтверждение от архивного специалиста (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).
4. При необходимости подписать договор о конфиденциальности.
5. Получить документы в электронном виде (PDF, DOC) или в оригинальном виде в читальном зале.

Электронный каталог

С 2022 года в архиве функционирует Электронный архивный каталог (EAC), доступный через внутреннюю сеть больницы. Система позволяет искать документы по:

• Году и периоду.
• Типу документа (отчёт, протокол, договор).
• Ключевым словам.
• Номеру дела.

Цифровизация и современные проекты

В последние годы архив активно участвует в проектах по цифровой трансформации медицинского сектора.

Сканирование исторических фондов

Более 80 % бумажных документов о деятельности больницы за 1990‑2010 годы уже оцифрованы и хранятся в защищённом облачном хранилище.

Интеграция с региональной системой «Электронное здравоохранение»

Документы, связанные с пациентами, автоматически синхронизируются с их электронными медицинскими картами, что ускоряет процесс оказания помощи.

Проект «Открытый архив»

В рамках сотрудничества с Государственным архивом Волгоградской области (ул. Коммунистическая, 30) планируется создать публичный онлайн‑репозиторий, где будут размещены исторические фотографии, видеоматериалы и документы, не содержащие персональных данных.

Взаимодействие с Государственным архивом Волгоградской области

Архив ВОКБ‑1 тесно сотрудничает с Государственным архивом Волгоградской области. Основные направления сотрудничества:

• Обмен копиями исторических актов, относящихся к основанию и развитию больницы.
• Совместные выставки «Медицина в Волгоградской области: от начала XX в. до наших дней».
• Подготовка аналитических материалов для регионального управления здравоохранения.

Как посетить архив (для исследователей)

Для посещения архивного зала необходимо:

1. Зарегистрироваться на сайте volgobol.ru/archives не менее чем за 48 часов;
2. Предъявить документ, удостоверяющий личность, и, при необходимости, справку из учебного заведения.
3. Подписать акт приёма‑передачи материалов.
4. Соблюдать правила поведения в архиве (запрещено использовать ручки, пищу, напитки).

Перспективы развития архива

В ближайшие годы планируется:

• Полная автоматизация процессов выдачи и возврата документов.
• Внедрение технологии blockchain для подтверждения подлинности исторических записей.
• Расширение публичного доступа к материалам через открытый портал «Открытые данные Волгоградской области».
• Организация регулярных научных семинаров и конференций по архивному делу в медицине.

Архив Волгоградской областной клинической больницы – это не просто хранилище бумаг, а живой источник знаний о развитии регионального здравоохранения, о достижениях врачей и о социальной истории города. Благодаря систематической работе архивного отдела, цифровизации и тесному взаимодействию с государственным архивом, материалы становятся доступными для исследователей, контролирующих органов и широкой общественности, способствуя повышению прозрачности и эффективности медицинской практики.

Если у вас возникли вопросы по работе архива или вы хотите записаться на просмотр документов, свяжитесь с нами по телефону (8442) -3‑09‑45 или отправьте запрос на info@volgobol.ru.