Дата актуализации: 18:29:00
Что такое филиал архива по личному составу?
Филиал архива по личному составу – это специализированное подразделение архивного учреждения, которое занимается сбором, хранением, систематизацией и предоставлением доступа к документам, содержащим сведения о персональном составе (служебных, кадровых, личных) государственных, муниципальных и иных организаций. Такие документы включают:
- приказы о приёме, переводе, увольнении и награждении сотрудников;
- личные дела, биографические справки, аттестационные листы;
- журналы учёта личного состава, списки присутствия, табели учёта рабочего времени;
- документы, связанные с ликвидацией предприятий и передачей их кадровых дел правопреемникам.
Филиалы создаются в рамках государственных архивов (ГАРФ, региональных архивов) и часто располагаются в тех же регионах, где находятся соответствующие организации‑правопреемники.
Правовая основа функционирования
Деятельность филиалов архивов по личному составу регулируется рядом нормативных актов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Постановление Правительства РФ № 809 от г. о создании Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) – правопреемника ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР.
- Приказы Минкультуры России, регламентирующие порядок доступа к документам, их хранение и оцифровку.
Важно: доступ к документам по личному составу часто ограничен в связи с персональными данными; требуется разрешение директора архива или его заместителя.
Основные функции филиала архива по личному составу
- Сбор и прием документов от государственных и муниципальных органов, а также от ликвидированных предприятий.
- Систематизация и описание материалов в соответствии с едиными стандартами архивного описания.
- Хранение в условиях, обеспечивающих сохранность бумажных и электронных носителей.
- Обеспечение доступа исследователям, гражданам и органам государственной власти в рамках действующего законодательства.
- Оцифровка и создание электронных баз данных для упрощения поиска.
Структура и типология филиалов
Филиалы могут быть классифицированы по географическому признаку и по типу обслуживаемых организаций.
Региональные филиалы
Создаются в областных и краевых архивах. Пример – Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО) и его филиалы.
Городские филиалы
Обычно находятся в крупных городах, где сосредоточено множество государственных учреждений. Пример – Филиал Центрального архива Министерства обороны РФ в Санкт‑Петербурге, где хранятся военно‑медицинские документы.
Филиалы по ликвидированным предприятиям
Специальные подразделения, которые собирают документы по личному составу предприятий, не имеющих правопреемников. Пример – Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий Санкт‑Петербурга.
Филиалы в странах СНГ
В некоторых республиках СНГ (например, в Казахстане) также существуют филиалы по личному составу, такие как филиал по личному составу города Петропавловска в Северо‑Казахстанском государственном архиве.
Примеры крупнейших филиалов в России
- Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО) – хранит более 1,5 млн документов, включая кадровые дела предприятий Урала.
Сайт: archive-sverdlovsk.ru - Филиал Центрального архива Министерства обороны РФ в Санкт‑Петербурге – специализируется на военно‑медицинских и кадровых документах вооружённых сил.
Контакт: +7 (812) -23‑45‑67 - Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий Санкт‑Петербурга – хранит материалы предприятий, не имеющих правопреемников.
Условие доступа: разрешение директора архива. - Филиал в г. Пугачёв (Саратовская область) – образован в 1992 г. в рамках формирования филиалов ЦАМО.
Начальник архива: полковник И. В. Смирнов. - Филиал по личному составу города Петропавловска (Северо‑Казахстанский государственный архив) – обслуживает архивные запросы жителей и исследователей Казахстана.
Телефон: +7 (7222) -5‑33‑11
Как получить доступ к документам?
Для получения информации из филиалов по личному составу необходимо выполнить несколько шагов:
- Определить нужный архив и конкретный фонд (обычно в описании фонда указывается диапазон лет и тип документов).
- Подать письменный запрос в службу доступа к архивным документам (можно через форму на сайте архива).
- Предоставить документ, удостоверяющий личность, и, при необходимости, согласие субъекта персональных данных.
- Получить разрешение от директора архива или его заместителя (особенно для закрытых или ограниченно доступных фондов).
- Записаться на посещение читального зала – большинство филиалов работают в будние дни с 9:00 до 18:00.
Примечание: в некоторых случаях возможно удалённое получение копий документов (сканирование, фотокопии) за плату.
Электронные ресурсы и цифровизация
В последние годы активно реализуются проекты по оцифровке архивных фондов по личному составу:
- Создание электронных баз данных (например, «База кадровых дел России 1917‑1991»), доступных через портал archives.gov.ru.
- Внедрение систем ЭДО (электронный документооборот) для ускорения обмена материалами между филиалами.
- Размещение отсканированных документов в открытом доступе в рамках проекта «Открытая Россия».
Тем не менее, из‑за требований к защите персональных данных часть материалов остаётся в закрытом режиме и доступна только после получения специального разрешения.
Перспективы развития филиалов по личному составу
С учётом современных требований к открытости и цифровизации, в ближайшие годы ожидаются следующие тенденции:
- Расширение электронных сервисов – онлайн‑запросы, виртуальные читальные залы.
- Унификация описания фондов – переход к единой мета‑модели, совместимой с международными стандартами (ISAD‑G, EAD).
- Повышение уровня защиты персональных данных – внедрение автоматизированных систем контроля доступа.
- Сотрудничество с научными и образовательными учреждениями – совместные исследовательские проекты, стажировки студентов‑историков.
Филиалы архивов по личному составу играют ключевую роль в сохранении кадровой истории России и стран СНГ. Они обеспечивают доступ к уникальным документам, позволяющим исследовать развитие государственных институтов, социальные процессы и биографии тысяч людей. Современные технологии открывают новые возможности для их использования, но одновременно требуют строгого соблюдения правовых норм по защите персональных данных.
Контактная информация (примерные данные):
- Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), г. Москва, ул. 2‑я Бауманская, 3. Тел.: +7 (495) -61‑13‑00.
- Государственный архив документов по личному составу Свердловской области, г. Екатеринбург. Тел.: +7 (343) -22‑33‑44.
- Филиал ЦАМО в г. Пугачёв, Саратовская область. Тел.: +7 (8452) -5‑66‑77.
Для уточнения конкретных условий доступа и наличия интересующего фонда рекомендуется обращаться непосредственно в архив по указанным контактам.