Поиск архивных документов о рождении, браке, разводе или смерти — задача, с которой сталкиваются многие жители Ростовской области и их потомки․ Важно понимать, что архивная система региона разделена на два ключевых учреждения: Государственный архив Ростовской области (документы до 1918 года) и Отдел архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области (документы с 1918 года по настоящее время)․
В данной статье подробно рассмотрена работа именно официального архива ЗАГС Ростовской области, его контакты, режим работы, порядок обращения и предоставляемые услуги․
Официальное название и ведомственная подчиненность
Полное официальное название учреждения: Управление записи актов гражданского состояния администрации Ростовской области (Управление ЗАГС Ростовской области)․
Архивные функции выполняет структурное подразделение — Отдел архивной работы, автоматизации и информатики․
Учреждение является государственным казенным учреждением Ростовской области и входит в систему органов исполнительной власти региона․
Адрес и контактная информация
Главный офис управления и архивный отдел находятся по одному адресу в центре Ростова-на-Дону:
Адрес: 344002, Российская Федерация, г․ Ростов-на-Дону, ул․ Красноармейская, 160․Телефон справки/приемной: рекомендуется уточнять актуальные номера на официальном сайте или через справочные службы (2ГИС, Яндекс․Карты), так как номера внутренних линий могут меняться․
Официальный сайт: rostov․zags․gov․ru (раздел «Управление ЗАГС Ростовской области» на портале госуслуг или региональном сайте)․
Важно: Здание находится на улице Красноармейской, д․ 160․ Вход в Отдел архивной работы может иметь отдельный доступ или находиться во дворе здания․ Рекомендуется заранее позвонить по телефону справки для уточнения входа и режима приема посетителей в день визита․
Хронологическое разделение архивов: куда обращаться?
Это самый важный момент, который позволяет сэкономить время․ Документы разделены по временному принципу:
- До 1918 года (дореволюционный период): Метрические книги церквей, документы Войска Донского, ревизские сказки и прочие фонды хранятся в Государственном архиве Ростовской области (ГАРО)․ Адрес: г․ Ростов-на-Дону, ул․ Б․ Садовая, 108/42 (основное здание)․ Виртуальный читальный зал доступен на портале «Донские архивы» (donarchives․ru)․
- С 1918 года по настоящее время (советский и современный период): Актовые записи о рождении, заключении брака, разводе, усыновлении, установлении отцовства, смене имени и смерти хранятся в Отделе архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области (ул․ Красноармейская, 160)․
Состав архивного фонда Отдела архивной работы ЗАГС
В архиве ЗАГС Ростовской области централизованно хранятся вторые экземпляры актовых записей, полученные от территориальных органов ЗАГС районов и городов области․ Фонд включает:
- Книги записей актов гражданского состояния: Рождение, Браки, Разводы, Смерть, Усыновление, Установление отцовства, Смена имени, Исправление ошибок․
- Алфавитные указатели (репертуары): К книгам записей для ускоренного поиска․
- Документы, переданные в архив из ликвидированных или реорганизованных органов ЗАГС․
- Электронная база данных «ЗАГС-Архив»: Внедряется для ускорения поиска и выдачи справок в электронном виде․
Примечание: Если актовая запись сделана в органе ЗАГС другого региона РФ, обращаться нужно в архив ЗАГС именно того региона, где была зарегистрирована запись (или в МФЦ по месту жительства заявителя для межведомственного запроса)․
Режим работы и прием посетителей
Режим работы Отдела архивной работы может отличаться от режима работы регистрационных залов (где оформляют браки и выдают справки «на руки» за последние годы)․
| День недели | Режим работы (ориентировочный) |
|---|---|
| Понедельник – Пятница | Обычно с 09:00 до 18:00 (с перерывом на обед ~13:00-14:00) |
| Суббота, Воскресенье | Выходной |
Обязательно уточняйте актуальный график на официальном сайте или по телефону перед визитом! В отдельные периоды (пандемия, ремонт, санитарные дни) график может меняться․ Часто прием ведется по предварительной записи через портал Госуслуг или по телефону․
Как получить справку или выписку из архива ЗАГС
Способ 1: Личный визит в Отдел архивной работы (ул․ Красноармейская, 160)
- Заблаговозможно запишитесь на прием (по телефону или через Госуслуги)․
- Возьмите с собой паспорт гражданина РФ․
- Подготовьте максимально точные данные для поиска: ФИО, дату события, место регистрации (район/город), номер записи (если известен)․
- Заполните заявление на имя руководителя Управления ЗАГС области․
- Оплатите госпошлину (можно на месте через терминал или заранее через Госуслуги/банк)․
Способ 2: Через портал «Госуслуги» (Электронный запрос)
Это самый удобный способ для жителей других городов․
- Зайдите на Госуслуги → Каталог услуг → Документы и данные → Получение справки из архива ЗАГС․
- Выберите «Управление ЗАГС Ростовской области» как орган, выдающий справку․
- Заполните форму, прикрепите сканы документов, подтверждающих родственные связи (если запрашиваете не свою справку)․
- Оплатите пошлину со скидкой 30% (для электронного заявления)․
- Готовую справку можно получить по почте (Почта России) или в удобном МФЦ/органе ЗАГС․
Способ 3: Через МФЦ «Мои Документы»
Можно обратиться в любой МФЦ Ростовской области (или другого региона) с заявлением на межведомственный запрос․ Срок исполнения увеличивается на время пересылки документов (обычно до 30 дней)․
Способ 4: Почтовый запрос
Напишите заявление от руки или по образцу, заверьте подпись у нотариуса или в органе ЗАГС/МФЦ по месту жительства․ Приложите копию паспорта, документы о родстве, квитанцию об оплате пошлины и конверт с обратным адресом и марками․ Отправьте заказным письмом с вложением на адрес: 344002, г․ Ростов-на-Дону, ул․ Красноармейская, 160, Управление ЗАГС Ростовской области, Отдел архивной работы․
Государственная пошлина и сроки (актуально на 2026 год)
- Размер пошлины: Выдача справки об актовой записи (выписка) — 300 руб․ (для каждого вида справки)․ Дубликат свидетельства (на случай утери) — 350 руб․․
- Льготы: Полностью освобождаются от оплаты: ветераны ВОВ, участники боевых действий, инвалиды I и II групп, лица, награжденные медалью «За оборону Ленинграда» и др․ (по предъявлении удостоверений)․
- Скидка 30%: При подаче заявления в электронном виде через Госуслуги․
- Сроки выдачи:
- При личном обращении / через Госуслуги — до 10 рабочих дней (часто быстрее — 3-5 дней)․
- По межведомственному запросу (через МФЦ/другой ЗАГС) — до 30 календарных дней․
- По почтовому запросу — срок исчисляется от даты получения письма в архиве + 10 дней + срок почтовой пересылки․
Документы, подтверждающие право на получение справки
Согласно ФЗ «Об актах гражданского состояния» (№ 143-ФЗ), справки из архива ЗАГС выдаются:
- Самому лицу, в отношении которого составлена запись (с 14 лет)․
- Родителям, усыновителям, детям (взрослым), супругам, братьям/сестрам, дедушкам/бабушкам, внукам — при предъявлении документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой)․
- Нотариусам, судам, органам опеки — по официальным запросам․
- Иным лицам — только при наличии нотариальной доверенности или решения суда․
Важно: Для получения справки о браке/разводе супруга часто требуется согласие второго супруга (если они в разводе) или доказательство юридического интереса (наследование, пенсия)․
Виртуальный архив и онлайн-поиск
Полнотекстовый поиск по метрическим книгам до 1918 года доступен на портале «Донские архивы» (donarchives․ru) — это проект Государственного архива Ростовской области (ГАРО)․ Там оцифрованы и выложены в открытый доступ миллионы страниц метрических книг, ревизских сказок и конфессиональных росписей․
По записям после 1918 года (архив ЗАГС) открытого онлайн-поиска по базам данных нет в связи с законом о персональных данных (срок закрытости — 100 лет со дня составления записи)․ Поиск производится только сотрудниками архива по письменному запросу․
Новочеркасский филиал Государственного архива
Не путайте Управление ЗАГС (ул․ Красноармейская, 160) с Новочеркасским филиалом Государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области»․
- Филиал ГАРО находится в Новочеркасске․
- Он хранит фонды по истории Дона, казачьих войск, документы дореволюционных учреждений Новочеркасского и Таганрогского округов․
- К ЗАГСу (актам гражданского состояния после 1918 г․) он прямого отношения не имеет․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Могу ли я получить справку о рождении бабушки, если у меня нет свидетельства о рождении моей мамы (дочери бабушки)?
Нет, цепочка родства должна быть непрерывной․ Вам нужно сначала восстановить/получить свидетельство о рождении матери (дочери бабушки), подтверждающее ее родство с бабушкой, и только потом запрашивать справку о бабушке․ Либо обратиться в суд с иском об установлении факта родства․
Вопрос: Запись сделана в 1920 году в станице, которой сейчас нет на карте․ Куда обращаться?
Обращайтесь в Отдел архивной работы Упр; ЗАГС Ростовской области (ул․ Красноармейская, 160)․ Архив хранит фонды ликвидированных ЗАГСов и переименованных населённых пунктов․ Укажите в заявлении старое название населенного пункта и название района/округа того времени (если известно)․
Вопрос: Что делать, если в архиве ЗАГС записи нет (утеряна/сгорела)?
Вам выдадут официальный отказ (Справку об отсутствии записи)․ С этим отказом, а также любыми косвенными доказательствами (справки из архивов места жительства, домовые книги, военные билеты, свидетельства свидетелей) нужно обращаться в суд по месту жительства или месту предполагаемой регистрации акта с иском «Об установлении факта рождения/брака/смерти» (ст․ 264 ГПК РФ)․ Решение суда вступившее в законную силу — основание для восстановления записи в ЗАГСе․
Вопрос: Работает ли архив в субботу?
Официально Отдел архивной работы работает по 5-дневной рабочей неделе (Пн-Пт)․ Суббота и воскресенье — выходные․ Однако иногда проводятся «Дни открытых дверей» или субботние приемы — следите за новостями на официальном сайте․
Резюме: пошаговый алгоритм действий
- Определите дату события: До 1918 г․ → ГАРО (ул․ Б․ Садовая, 108/42, сайт donarchives․ru)․ После 1918 г․ → Упр․ ЗАГС Ростовской обл․, Отдел архивной работы (ул․ Красноармейская, 160)․
- Соберите данные: Точные ФИО, дату, место (район/город/станция), имена родителей/супругов․
- Выберите способ: Госуслуги (быстрее, дешевле, удаленно) или Личный визит (если нужно срочно/сложный случай)․
- Подготовьте документы: Паспорт, цепочка свидетельств о рождении/браке (для родственников), доверенность (для представителей), квитанция об оплате (если не Госуслуги)․
- Подайте запрос и дождитесь готовности (срок до 10-30 дней)․
Архив ЗАГС Ростовской области (Отдел архивной работы по адресу ул․ Красноармейская, 160) — это главный хранилище актовых записей гражданского состояния региона за советский и современный периоды (с 1918 года)․ Обращение в него стало максимально доступным благодаря порталу Госуслуг, что позволяет заказать справку не выходя из дома в любом регионе России․
Главное правило — четко разграничивайте архивы по дате 1918 года․ Для дореволюционной истории семьи ваш путь в Государственный архив Ростовской области (ГАРО) и на портал «Донские архивы»․ Для советского и современного периода — в Управление ЗАГС администрации Ростовской области․
Перед визитом или отправкой запроса всегда проверяйте актуальные контакты и режим работы на официальном сайте Управления ЗАГС Ростовской области или на портале Госуслуг․