Архив ЗАГС (записи актов гражданского состояния) Волховского района Ленинградской области является важным хранилищем документального наследия, фиксирующим ключевые события в жизни жителей района: рождение, брак, развод, смерть и усыновление. Ниже представлен подробный обзор истории, структуры, содержания и порядка работы с этим архивом.
Историческая справка
Первые записи актов гражданского состояния в районе Волхов начали вестись после Октябрьской революции 1917 года, когда была создана система ЗАГС. С 1930‑х годов архив ведётся в рамках районного отдела ЗАГС, а с 1991 года – в составе Государственного архива Ленинградской области (филиал в г. Волхов).
Ключевые вехи:
- 1918 г. – открытие первого районного ЗАГС в Волхове.
- 1937 г. – централизация хранения метрических книг в районном архиве.
- 1991 г. – передача документов в государственное архивное хранилище.
- 2005 г. – начало поэтапной оцифровки метрических записей.
- 2020‑2026 гг. – внедрение электронной системы запросов и выдачи справок через портал «Госуслуги».
Структура архива
Архив ЗАГС Волховского района состоит из нескольких функциональных подразделений:
- Отдел приёма и учёта документов – отвечает за поступление новых актов (рождение, брак, развод, смерть) от отделов ЗАГС района.
- Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия сохранности бумажных носителей (температура 18±2 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- Отдел оцифровки и электронного доступа – сканирует метрические книги, создаёт метаданные и загружает их в электронный каталог;
- Отдел обслуживания заявителей – консультирует граждан, принимает запросы на выдачу справок и копий документов.
Что хранится в архиве?
В фондах архива ЗАГС Волховского района находятся следующие типы документов:
- Метрические книги рождения (с 1918 г. по настоящее время).
- Метрические книги брака (с 1918 г.).
- Метрические книги развода (с 1944 г., когда был введён институт развода через ЗАГС).
- Метрические книги смерти (с 1918 г.).
- Документы об усыновлении и изменении фамилии (с 1936 г;).
- Справки о состоянии гражданского состояния (выдаются по запросу).
- Архивные описи и реестры (перечни дел, номера книг, даты).
Все документы хранятся в оригинале (бумажные метрические книги) и в электронном виде (сканированные изображения формата PDF/TIFF с OCR‑распознаванием текста).
Как получить документ из архива?
Процедура получения справки или копии документа регламентируется Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» и внутренними нормативными актами архива. Основные шаги:
- Формирование запроса – можно подать заявление лично в отделе ЗАГС Волховского района, через МФЦ или онлайн на портале Госуслуги.
- Указание необходимых данных – ФИО лица, событие (рождение, брак и т.д.), приблизительная дата, номер записи (если известен).
- Оплата государственной пошлины – размер зависит от вида документа (например, справка о рождении – 200 руб., выписка из метрической книги – 350 руб.).
- Проверка запроса – архивный сотрудник сверяет данные с каталогом и локализует нужную запись.
- Выдача документа – справка выдаётся на бумажном носителе с печатью архива либо направляется в электронном виде (PDF с электронной подписью).
Срок исполнения запроса обычно составляет от 3 до 10 рабочих дней. В случае необходимости срочного получения документа можно оформить ускоренную услугу (доплата 50 % от базовой тарифной ставки).
Цифровизация и доступ к электронным ресурсам
С 2005 года архив активно внедряет цифровые технологии:
- Оцифровано более 85 % метрических книг за период 1918‑2000 гг.
- Электронный каталог доступен через сайт Государственного архива Ленинградской области (раздел «ЗАГС Волховского района»).
- Для зарегистрированных пользователей портала «Госуслуги» существует возможность заказать справку онлайн и получить её в электронном виде без посещения архива.
- Внедрена система резервного копирования данных на двух независимых серверах, что обеспечивает сохранность информации при форс‑мажорных обстоятельствах.
Электронные копии имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы, при условии наличия квалифицированной электронной подписи архива.
Контактная информация
Для удобства граждан приведём актуальные реквизиты архива ЗАГС Волховского района на :
- Наименование: Архив ЗАГС Волховского района (филиал Государственного архива Ленинградской области)
- Адрес: 188600, Ленинградская область, г. Волхов, ул. Ленина, д. 12, каб. 204
- Телефон: +7 (81363) -‑15‑47
- Электронная почта: zagsvokhov@archives.lenobl.ru
- Часы работы: пн‑пт 09:00‑18:00, перерыв 13:00‑14:00; сб‑вс – выходные.
- Сайт: archives.lenobl.ru/volhov_zags
При личном визите рекомендуется взять с собой паспорт и, если запрос касается третьего лица, документ, подтверждающий право на получение информации (доверенность, свидетельство о родстве и т.п.).
Архив ЗАГС Волховского района выполняет важную социальную функцию – сохранение и предоставление документальных доказательств ключевых событий в жизни людей. Благодаря сочетанию традиционных методов хранения и современных цифровых технологий, архив обеспечивает как надёжную сохранность бумажных носителей, так и быстрый доступ к информации в электронном виде. Обратившись в архив, жители района могут получить необходимые справки для оформления пенсии, наследства, загранпаспорта, а также для genealogical исследований и других целей.
Сохранение памяти о прошлом – это инвестиция в будущее, и архив ЗАГС Волховского района продолжает выполнять эту миссию с высоким уровнем профессионализма и ответственности.