Архивация электронной почты помогает освободить место в почтовом ящике, сохранить важные сообщения и удобно передавать их другим пользователям. В этой статье мы рассмотрим, как создать архив почты в самых популярных клиентах и веб‑сервисах, а также как заархивировать файлы для отправки по электронной почте.

Почему стоит архивировать почту?

• Сокращение объёма почтового ящика и предотвращение его переполнения.
• Долгосрочное хранение важной переписки без риска случайного удаления.
• Удобный поиск архивных сообщений через отдельную папку или файл.
• Возможность передать большой набор писем одним файлом (например, при смене работы или аудите).

Архивация в Outlook для Windows

Для учётных записей POP и IMAP можно создать специальную папку Архив или назначить существующую папку в качестве архива.

1. Откройте Outlook и перейдите в папку Входящие.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши по списку папок и выберите Создать новую папку.
3. Назовите её Архив и нажмите OK.
4. Чтобы переместить сообщения в архив, выделите нужные письма, нажмите кнопку Архивировать на ленте или перетащите их в папку Архив.
5. Примечание: размер почтового ящика не уменьшается при перемещении в папку Архив, так как сообщения остаются в том же файле данных.

Для долгосрочного хранения можно экспортировать архив в отдельный файл .pst:

1. Файл → Открыть и экспортировать → Импорт/экспорт.
2. Выберите Экспорт в файл → Outlook Data File (.pst).
3. Укажите папку Архив (или любую другую) и задайте расположение файла.
4. Завершите мастер – теперь у вас есть резервная копия архива, которую можно открыть в любое время через Outlook.

Архивация в Zimbra Web

В Zimbra можно архивировать сообщения за определённый период:

1. Откройте веб‑интерфейс Zimbra и перейдите в нужную папку (например, Входящие).
2. Нажмите Настройки → Экспорт/импорт.
3. В разделе Источник выберите папку, которую нужно архивировать.
4. В дополнительных настройках укажите Дата – период, за который требуется создать архив.
5. Нажмите Экспортировать – получите файл .tgz или .zip с выбранными сообщениями.

Архивация в Gmail (веб и Android)

В Gmail архив – это отдельная метка, которая скрывает письма из папки Входящие, но сохраняет их в общем хранилище.

Веб‑версия

1. Откройте Gmail и выберите одно или несколько писем.
2. Нажмите на значок Архивировать (коробка со стрелкой вниз) над списком сообщений.
3. Письма перейдут в метку Все письма. Чтобы найти их позже, используйте поиск label:^allmail или просто откройте раздел Все письма в левом меню.

Android‑приложение

1. Откройте приложение Gmail.
2. Длительным нажатием выберите нужные письма.
3. Нажмите на значок Архивировать в верхней панели.
4. Для просмотра архива откройте меню → Все письма.

Архивация в Apple Mail (macOS и iCloud)

В приложении Почта на Mac и на iCloud.com архивирование выполняется аналогично:

1. Выберите одно или несколько сообщений.
2. Нажмите кнопку Архив на панели инструментов (или используйте жест swipe влево на iOS).
3. Сообщения переместятся в папку Архив.
4. На iCloud.com: откройте icloud.com/mail, войдите в Apple ID, затем в верхней части списка папок нажмите Настройки → Архивировать.

Как заархивировать файлы для отправки по почте

Иногда нужно отправить не письма, а файлы, превышающие лимит почтового сервиса. В этом случае удобно создать архив (ZIP, RAR, 7z) и, при необходимости, разбить его на тома.

Создание ZIP‑архива в Windows

1. Выделите нужные файлы или папку.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши → Отправить → Сжатая (zipped) папка.
3. Полученный файл .zip готов к прикреплению к письму.

Создание RAR‑архива с разбиением на тома (WinRAR)

1. Откройте WinRAR, выберите файлы и нажмите Добавить.
2. В окне параметров установите формат RAR.
3. В разделе Разделить на тома, размером укажите значение, не превышающее лимит вашего почтового сервиса (например, 25 МБ для Gmail).
4. Нажмите OK – будет создано несколько файлов .part01.rar, .part02.rar и т.д.
5. Прикрепите все части к одному письму или отправляйте их последовательно.

Использование 7‑Zip (бесплатно)

1. Выделите файлы → правой кнопкой → 7‑Zip → Добавить в архив.
2. Выберите формат zip или 7z, установите уровень сжатия.
3. Если нужен многотомный архив, в поле Разделить на тома, размером укажите нужный размер.
4. Нажмите OK.

Советы по работе с архивами почты

• Регулярно проверяйте размер папки Архив и при необходимости экспортируйте её в отдельный файл .pst (Outlook) или .tgz (Zimbra).
• Для долгосрочного хранения рекомендуется хранить архив на внешнем носителе или в облачном хранилище (Google Drive, OneDrive, Яндекс.Диск).
• При отправке больших архивов проверяйте ограничения почтового сервиса на размер вложения и, если нужно, используйте сервисы обмена файлами (WeTransfer, Dropbox, Google Диск) и отправляйте только ссылку.
• Не забывайте защищать архив паролем, если в нём содержатся конфиденциальные данные. В WinRAR и 7‑Zip есть опция Установить пароль.
• После архивации проверьте целостность файла: большинство архиваторов имеют функцию Тест архива;

Создание архива почты – простой и эффективный способ управлять своим электронным ящиком, сохранять важную переписку и передавать большие объёмы данных. Мы рассмотрели основные методы архивации в Outlook, Zimbra, Gmail и Apple Mail, а также способы создания ZIP‑ и RAR‑архивов для отправки файлов по почте. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете поддерживать порядок в своей почте и избегать проблем с лимитами вложений.

Если у вас остались вопросы или нужна помощь с конкретным клиентом – не стесняйтесь задавать их в комментариях!