Ведение бухгалтерского учета подразумевает работу с огромным объёмом бумажных и электронных документов. Их правильное хранение – это не только требование законодательства, но и важный фактор эффективности бизнеса. В статье рассмотрим, какие услуги предоставляют компании‑архивариусы, какие выгоды получает клиент и как правильно выбрать партнёра для аутсорсинга архивных процессов.

Почему нужен профессиональный архив бухгалтерских документов?

• Соблюдение нормативных сроков. По закону бухгалтерские и налоговые документы обязаны храниться от 5 до 50 лет в зависимости от типа.
• Защита от потери и порчи. Специальные помещения с контролем микроклимата, пожарной и охранной сигнализацией.
• Сокращение затрат. Аутсорсинг позволяет избавиться от расходов на аренду помещений, оборудование и штат архивариусов.
• Увеличение КПД сотрудников. Работники освобождаются от непрофильных задач (сортировка, поиск, уничтожение).
• Быстрый доступ к информации. Через личный кабинет или срочную доставку документы находятся в течение нескольких часов.

Какие документы можно передать на хранение?

На хранение принимаются все виды бухгалтерской и сопутствующей документации:

• Первичная бухгалтерская документация (накладные, счета‑фактуры, приход‑расходные ордера);
• Кассовые документы (кассовые книги, чеки);
• Налоговые декларации и расчётные листы;
• Кадровая документация (трудовые договоры, личные дела сотрудников);
• Договорная, проектная, кредитная, страховая, медицинская и иные документы, требуемые законодательством.

Все документы хранятся с соблюдением требований конфиденциальности и нормативных актов.

Формы хранения: собственный архив vs аутсорсинг vs государственный архив

3.1 Собственный архив

Это структурное подразделение компании, оснащённое специализированным помещением и штатным персоналом. Подходит крупным предприятиям, которым необходимо постоянное внутреннее управление документами.

3.2 Аутсорсинг (внеофисное хранение)

Современная форма делегирования бизнес‑процессов. Документы передаются в архивную компанию, где они:

• Систематизируются и индексируются;
• Хранятся в защищённых помещениях;
• Осуществляется электронное сканирование и создание электронного архива;
• Обеспечивается доставка и возврат документов по запросу.

3.3 Государственный архив

При ликвидации предприятия или по требованию регулятора документы могут быть переданы в государственный архив со сроком хранения от 50 лет и более.

Перечень основных услуг архива бухгалтерских документов

1. Хранение бумажных документов – гарантированный срок, контроль микроклимата, система видеонаблюдения.
2. Электронный архив – сканирование, оцифровка, создание метаданных, разграничение прав доступа.
3. Систематизация и индексация – построение описи, классификация по ГОСТ‑7.1, внедрение системы поиска.
4. Доставка и возврат – срочная доставка в офис, курьерская служба, возможность экспресс‑выдачи.
5. Уничтожение документов – безопасное уничтожение после истечения срока хранения, предоставление акта уничтожения.
6. Консультации и аудит – бесплатные консультации по вопросам передачи, проверка на наличие ошибок и несоответствий.
7. Личный кабинет – онлайн‑оформление заказа, покупка коробов и расходных материалов, скачивание актуальной описи, связь со службой поддержки.

Как формируется стоимость услуги?

Точная цена рассчитывается индивидуально, в зависимости от:

• Объёма архива (количество коробов, листов, кубических метров);
• Срока хранения (от 1 года до 50+ лет);
• Дополнительных услуг: доставка, сканирование, электронный архив, ускоренный поиск.
• Уровня защиты (стандартный, повышенный, премиум‑класс).

Обычно компании предлагают фиксированную ставку за кубометр в месяц + плату за дополнительные операции (сканирование, срочная доставка и т.д.). Для новых клиентов часто действуют скидки при передаче большого объёма документов.

Пошаговый процесс передачи документов в архив

1. Оценка и консультация. Специалист проводит бесплатный аудит объёма и типа документов.
2. Подготовка описи. Составляется предварительная опись, согласовывается с клиентом.
3. Транспортировка. Организуется доставка в специализированный центр (можно заказать коробки и упаковку).
4. Систематизация. Документы сортируются, маркируются, вносятся в электронную базу.
5. Хранение. Помещение с контролем температуры, влажности и доступа.
6. Доступ и выдача. По запросу клиент получает документы в офис или в электронном виде.
7. Уничтожение (по окончании срока). Предоставляется акт уничтожения.

Преимущества использования личного кабинета

• Оформление и оплата услуг 24/7;
• Отслеживание статуса доставки и хранения в реальном времени;
• Скачивание актуальной описи и отчётов;
• Заказ дополнительных материалов (короба, этикетки, пломбы);
• Обратная связь со службой поддержки через чат или форму.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как обеспечить конфиденциальность при аутсорсинге?

Все сотрудники архивной компании проходят проверку, доступ к помещениям ограничен, а электронные архивы защищены шифрованием и разграничением прав доступа.

Можно ли хранить одновременно бумажные и электронные версии одного документа?

Да. При сканировании оригиналы сохраняются в архиве, а электронные копии размещаются в системе управления документами, что ускоряет поиск.

Что происходит с документами после истечения срока хранения?

Клиент получает уведомление за 30 дней до окончания срока. По согласованию документы могут быть уничтожены (с предоставлением акта) или продлен срок их хранения.

Какие нормативные акты регулируют хранение бухгалтерских документов?

Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте», Приказ ФНС № 2н «Об обязательных сроках хранения», ГОСТ 7.1‑2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» и другие отраслевые нормативы.

Можно ли заказать срочную выдачу документов?

Да. Услуга «Экспресс‑доставка» позволяет получить нужный документ в течение 2–4 часов в пределах города.

Как выбрать надёжного поставщика услуг архива?

• Наличие лицензий и сертификатов (ISO 9001, ISO 27001);
• Опыт работы в сфере бухгалтерского документооборота (не менее 5 лет);
• Отзывы клиентов и кейсы из практики;
• Прозрачная ценовая политика и возможность расчёта стоимости онлайн;
• Наличие собственного ИТ‑решения для электронного архива.

Примеры компаний, предоставляющих услуги архива бухгалтерских документов

На рынке России работают несколько крупных игроков, среди которых:

• Аудиторско‑консалтинговая группа «Гориславцев и К» – комплексные услуги по архивированию, сканированию и консалтингу.
• «Делис Архив» – система электронного архива, быстрый поиск и двойное сокращение расходов.
• «Архив‑Аутсорс» – доставка, хранение и уничтожение документов в Москве и регионах.

Для получения более детальной информации, расчёта стоимости и оформления заявки достаточно оставить заявку на сайте или позвонить по телефону (812) -15‑84‑75.

Услуги архива бухгалтерских документов – это современное решение, позволяющее компаниям соблюдать законодательные требования, экономить ресурсы и повышать эффективность работы персонала. Выбирая профессионального партнёра, вы получаете надёжную защиту данных, быстрый доступ к нужной информации и возможность полностью сосредоточиться на основном бизнесе.

Если вы хотите узнать подробнее о тарифах, условиях сотрудничества или оформить заказ, перейдите в личный кабинет или свяжитесь с менеджером по телефону.