Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России) — это масштабная структура, ежедневно осуществляющая деятельность, направленную на защиту населения и территорий. В результате этой работы образуется огромный массив документации. Для обеспечения сохранности исторической памяти, а также для систематизации текущей работы функционирует архив документов МЧС России.

В данной статье мы подробно рассмотрим, как устроена архивная работа в системе МЧС, какие виды документов хранятся, как регулируются сроки их хранения и как пользователи могут получить доступ к необходимой информации.

Организация архивной работы в системе МЧС России

Архивная работа в ведомстве строго регламентирована. Методическое руководство и контроль за состоянием архивной работы во всей системе МЧС России осуществляет Центральный архив МЧС России. Деятельность по хранению и обработке документов ведется в соответствии с утвержденными инструкциями по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны.

Ключевые принципы хранения документов

Для того чтобы документы могли быть переданы на архивное хранение, они должны соответствовать определенным требованиям. Согласно указаниям по применению Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы (ФПС) и Государственной инспекции по маломерным судам (ГИМС), действуют следующие правила:

• Форма передачи: Документы передаются на архивное хранение, как правило, в виде подлинников. В случае их отсутствия принимаются заверенные копии.
• Экспертная комиссия: Для организации и проведения работы по определению сроков хранения, а также отбору документов на хранение и уничтожение, в центральном аппарате МЧС России создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК МЧС России). Аналогичные комиссии функционируют и в подведомственных организациях.

Сроки хранения: Перечень документов

Одной из важнейших задач архивной работы является определение того, сколько времени должен храниться тот или иной документ. Федеральное архивное агентство сообщает о наличии специальных нормативно-методических пособий. В частности, используется «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований, подразделений ФПС и ГИМС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения».

Этот документ позволяет специалистам архивов и делопроизводителям:

1. Точно определять сроки хранения приказов, журналов учета, планов гражданской обороны и других бумаг.
2. Обоснованно выделять документы к уничтожению, срок хранения которых истек.
3. Обеспечивать сохранность документов постоянного и долговременного хранения.

Виды архивов и документов МЧС России

Архив МЧС России не ограничивается только бумажными приказами и распоряжениями. Информация структурирована по нескольким направлениям:

Нормативно-правовая база и приказы

На официальном сайте МЧС России в разделе «Все документы» представлено законодательство в сфере компетенции ведомства. Там же можно найти и приказы МЧС России (по номерам и датам), которые доступны для скачивания. Кроме того, документы МЧС интегрированы в справочно-правовые системы, такие как «Гарант». В этот раздел также входят сведения о судебных постановлениях по делам о признании недействующими нормативных правовых актов МЧС России.

Фото-видео архив

Визуальная хроника играет огромную роль в фиксации истории спасательных операций и повседневной работы ведомства. Региональные Главные управления МЧС России ведут активную работу по формированию фото- и видеоархивов. Например:

• Фото-видео архив Главного управления МЧС России по Омской области;
• Фотоархив Главного управления МЧС России по Республике Татарстан;
• Фото-видео архив Главного управления МЧС России по Самарской области;
• Фотоархив Главного управления МЧС России по Московской и Калужской областям;
• Фото архив Главного управления МЧС России по г. Санкт-Петербургу.

Эти архивы служат не только для внутреннего пользования, но и для освещения деятельности спасателей в пресс-центрах и СМИ.

Документы по гражданской обороне и надзорной деятельности

Особое место занимают документы, связанные с планированием защиты населения. В архивах хранятся материалы экспертизы проектов документов, разъяснения нормативных правовых актов и перечни обязательных требований. Примером может служить выписка из приказа МЧС России от № 216дсп «Об утверждении порядка разработки, согласования и утверждения планов гражданской обороны и защиты населения». Также в архивах сосредоточены нормативные документы по пожарной безопасности, подлежащие применению при проведении проверок надзорными органами МЧС России.

Как найти нужный документ?

Доступ к архивам МЧС России разделен на две основные категории:

Открытая информация

Большая часть нормативно-правовых актов, приказов, информационных материалов, а также фото- и видеоархивов находится в открытом доступе на официальных сайтах центрального аппарата МЧС России и его территориальных органов (Главных управлений по субъектам РФ). Пользователи могут самостоятельно ознакомиться с законодательством в сфере компетенции МЧС, скачать необходимые приказы или просмотреть хронику чрезвычайных ситуаций.

Ограниченный доступ (архивные фонды)

Документы, содержащие государственную тайну, служебную информацию (например, планы гражданской обороны с грифом «ДСП») или персональные данные, хранятся в ведомственном архиве с ограниченным доступом. Для работы с такими документами исследователям или сотрудникам необходимо направить официальный запрос в Центральный архив МЧС России или соответствующее территориальное управление, обосновав необходимость предоставления информации.

Архив документов МЧС России, это сложная, многоуровневая система, выполняющая важнейшие функции сохранения истории ведомства и обеспечения его текущей деятельности. Благодаря четким инструкциям, работе Центрального архива МЧС России и деятельности экспертных комиссий, обеспечивается надежная защита информации — от исторических фотографий спасательных операций до секретных планов гражданской обороны.