Архивная система органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Санкт-Петербурга представляет собой сложную иерархическую структуру, обеспечивающую сохранение уникальных исторических документов и предоставление социально-правовых услуг населению. На актуальной информацией является то, что функции архивного хранения и выдачи справок распределены между Центральным государственным историческим архивом Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб) и Ведомственным архивом Комитета по делам ЗАГС.

Основные хранилища документов ЗАГС в Санкт-Петербурге

Поиск документов требует понимания, где именно хранятся нужные вам книги записей актов гражданского состояния; Существует два ключевых уровня хранения:

Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб)

Это главное государственное хранилище дореволюционных и раннесоветских документов. Официальный сайт: Официальный сайт Администрации Санкт-Петербурга.

• Компетенция: Хранение фондов до 1920-х годов (метрические книги, ревизские сказки, фонды духовного ведомства, районных управлений ЗАГС ранних лет советской власти).
• Социально-правовые запросы: Архив исполняет запросы социально-правового характера и выдает архивные справки гражданам, запрашивающим сведения о себе и своих ближайших родственниках. Справки предоставляются в органы социальной защиты, суды, органы МВД и отделы ЗАГС для уточнения, исправления и восстановления фактов биографического характера.
• Коллекция Р-6143: Особое внимание заслуживает архивная коллекция Р-6143. Она сформирована из актовых записей, поступивших на хранение. Важно: Опись 5 данной коллекции касается внесений изменений в актовые записи; дела этой описи на данный момент недоступны для просмотра.
• Почему «Коллекция», а не «Фонд»? Потому что на хранение поступили только акты гражданского состояния, в то время как другие документы районных загсов (далеко не всех) за 1918 – начало 1920-х годов образовали самостоятельные фонды.

Ведомственный архив Комитета по делам ЗАГС г. Санкт-Петербурга

Это структура, непосредственно подчиненная Комитету, хранящая более поздние документы (после 1920-х годов) и обеспечивающая текущую архивную поддержку деятельности органов ЗАГС.

• Полное наименование: Управление информационных технологий и ведомственного архива Комитета по делам ЗАГС г. Санкт-Петербурга.
• Ключевое подразделение: Сектор ведомственного архива и апостиля по Санкт-Петербургу.
• Адрес (Фурштатская улица, 52): Расположен в Центральном районе, 1 этаж (здание Дворца бракосочетания №1). Здесь принимают посетителей, выдают справки, ставят апостили.
• Контакты Комитета (Головное управление): 191015, ул. Таврическая, д. 39, факс: 271-4110, E-mail: kzags@gov.spb.ru.

Структура Комитета по делам ЗАГС и роль Архива

Комитет по делам записи актов гражданского состояния (Комитет по делам ЗАГС), это исполнительный орган власти Санкт-Петербурга. В его структуру входит специализированное подразделение, отвечающее за архивное дело и IT:

Отдел информационных технологий, ведомственного архива и информационной безопасности

Данный отдел являеться «сердцем» информационной инфраструктуры Комитета. Его функции включают:

1. Управление ведомственным архивом (прием, учет, хранение, выдача документов за недавние периоды).
2. Информатизация процессов госрегистрации актов гражданского состояния.
3. Обеспечение информационной безопасности персональных данных.
4. Работу с порталом «Архивы Санкт-Петербурга» (удаленный доступ).
5. Оформление апостилей на документы ЗАГС для использования за границей.

Территориальные отделы ЗАГС (Центрального, Невского, Петроградского районов и др.) взаимодействуют с ведомственным архивом при сложных запросах на восстановление утерянных записей, внесение исправлений и выдачу дубликатов свидетельств.

Услуги Ведомственного архива и Сектора апостиля (Фурштатская, 52)

На адресе Фурштатская улица, 52 (1 этаж) гражданам предоставляются следующие востребованные услуги:

• Выдача архивных справок и дубликатов свидетельств о рождении, браке, разводе, смерти (для периодов, хранящихся в ведомственном архиве, как правило, после 1920-х годов).
• Исправление и восстановление записей актов гражданского состояния (по судебным решениям или административному порядку).
• Оформление апостиля (Апостиль Гаагской конвенции 1961 г.) на официальные документы ЗАГС (свидетельства, справки) для представления в зарубежных организациях.
• Прием социально-правовых запросов от судов, МВД, органов соцзащиты и иных уполномоченных структур.

Режим работы и контакты рекомендуется уточнять заранее по телефонам, указанным на картах (2ГИС, Яндекс.Карты) или на официальном сайте Комитета, так как режим приема посетителей может меняться.

Цифровой доступ: Портал «Архивы Санкт-Петербурга»

Современный этап развития архивного дела — это удаленный доступ. На официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга было объявлено:

«УДАЛЕННЫЙ ДОСТУП К КНИГАМ ЗАГС ОТКРЫТ». Открыт удаленный платный доступ через портал «Архивы Санкт-Петербурга» к книгам записей актов гражданского состояния.

Как это работает:

• Портал: archives.spb.ru (или раздел на сайте gov.spb.ru).
• Функционал: Поиск по индексам (описанным книгам), просмотр сканов страниц (при наличии), заказ копий/справок онлайн.
• Оплата: Услуга платная (тарифы устанавливаются Комитетом). Оплата производится через личный кабинет на портале.
• Преимущества: Экономия времени, возможность работы из любого региона/страны, отслеживание статуса заказа.

Важное ограничение: Не все книги оцифрованы и описаны. Доступны только те фонды, которые внесены в электронную базу данных. По неоцифрованным фондам необходимо обращаться в читальный зал ЦГИА СПб или в Ведомственный архив (Фурштатская, 52) с письменным запросом.

Алгоритм поиска документа: Пошаговая инструкция

Чтобы успешно получить справку или восстановить запись, следуйте этому алгоритму:

1. Определите дату и место события. Точная дата (хотя бы год) и название ЗАГС / района / церкви (для дореволюционного периода), ключ к успеху.
2. Определите место хранения.
   • Событие до ~1920-1925 гг. → ЦГИА СПб (Соборная площадь, 15 / Университетская наб., 5 — уточняйте актуальные адреса читальных залов).
   • Событие после 1925 гг. → Ведомственный архив Комитета (Фурштатская, 52) или соответствующий Районный отдел ЗАГС.
3. Проверьте онлайн-базы (Портал «Архивы Санкт-Петербурга»). Попробуйте найти запись в индексах. Если нашли, закажите справку онлайн (самый быстрый способ).
4. Подготовьте пакет документов для обращения (если онлайн нет).
   • Паспорт заявителя.
   • Документы, подтверждающие родственные связи (свидетельства о рождении/браке цепочкой до искомого человека) — обязательно для получения сведений о третьих лицах (ст. 41 ФЗ-143).
   • Заявление по установленному образцу.
   • Квитанция об оплате госпошлины (для дубликатов свидетельств) или оплата архивной справки.
5. Подача запроса.
   • Через Госуслуги (послу (услуга «Получение сведений из органов ЗАГС»).
   • Через портал «Архивы Санкт-Петербурга».
   • Лично в Приемном покоее Ведомственного архива (Фурштатская, 52) или ЦГИА СПб.
   • Почтой (заказным письмом с вложением нотариально заверенного заявления и копий документов).

Особенности работы с Коллекцией Р-6143 (ЦГИА СПб)

Для генеалогов и исследователей истории Петрограда/Ленинграда важно знать специфику этой коллекции:

• Она содержит только актовые записи (книги рождений, браков, смертей).
• В ней нет дел по управлению ЗАГС, корреспонденции, алфавитных указателей (если они не были сшиты в книги), протоколов совещаний и т.д. — эти документы разнесены по самостоятельным фондам конкретных районных загсов (если они сохранились и были сданы в архив).
• Опись 5 (Внесения изменений) закрыта для просмотра. Это связано с защитой персональных данных и процедурой восстановления прав на изменение записей. Доступ к сведениям об изменениях возможен только через официальный запрос в ЗАГС/Архив с подтверждением прав заявителя.

Контактная информация и полезные ссылки (Сводная таблица)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Какая разница между обращением в Районный ЗАГС и в Ведомственный архив (Фурштатская, 52)?

О: Районный ЗАГС выдает дубликаты свидетельств по записям, которые находятся в его текущем архиве (обычно за последние 50-75 лет). Если книги переданы в ведомственный архив (старые годы, ликвидированные ЗАГС, сложные дела с исправлениями) — обращаться нужно именно на Фурштатскую, 52 или через Портал «Архивы СПб».

В: Можно ли получить справку о деде/бабушке, если я не наследую имущество?

О: Да, можно. Согласно ст. 41 ФЗ № 143-ФЗ, сведения из записей актов гражданского состояния выдаются заинтересованным лицам (родственникам) при подтверждении родственных связей (цепочка свидетельств о рождении/браке). Цель (наследство, гражданство, генеалогия) не ограничивается законом, но родство доказывать обязательно.

В: Что делать, если книга записей сгорела/утеряна/не сдана в архив?

О: Восстановление записи производится в судебном порядке (ст. 47 ФЗ № 143-ФЗ). Необходимо обратиться в суд по месту жительства заявителя или местонахождению ЗАГС, где составлялась запись. Ведомственный архив и ЦГИА СПб выдают официальные ответы (справки) о наличии/отсутствии фондов, которые являются доказательством в суде.

В: Нужно ли платить за поиск в Портале «Архивы Санкт-Петербурга»?

О: Поиск по открытым индексам (базам данных) обычно бесплатен. Платной является услуга предоставления копии документа (скана) или оформления официальной архивной справки/дубликата свидетельства с последующей доставкой.

В: Как поставить апостиль на свидетельство ЗАГС, выданное 30 лет назад?

О: Апостиль ставится на оригинал документа или на нотариальную копию/перевод. Если у вас старый образец свидетельства (советский), его часто не принимают за границей без дубликата нового образца. Рекомендуется: 1. Получить дубликат нового образца в Ведомственном архиве (Фурштатская, 52) или МФЦ. 2. Поставить апостиль в Секторе апостиля того же Ведомственного архива (Фурштатская, 52) или в Главном управлении юстиции (ГУ Минюста) по СПб.

Архивная система ЗАГС Санкт-Петербурга на декабрь 2026 года представляет собой гибрид традиционных методов работы (читальные залы ЦГИА СПб, приемная Ведомственного архива на Фурштатской, 52) и передовых цифровых сервисов (Портал «Архивы Санкт-Петербурга», Госуслуги).

Ключевые выводы для пользователя:

• Для документов до 1920-х годов, путь в ЦГИА СПб (Коллекция Р-6143, отдельные фонды районных загсов).
• Для документов после 1920-х годов, получения дубликатов, апостилей, решения сложных вопросов по исправлению записей, путь в Ведомственный архив Комитета (Фурштатская ул., 52).
• Первым шагом всегда стоит проверить Портал «Архивы Санкт-Петербурга» — это сэкономит время и, возможно, поездку.
• Обязательно готовьте документы, подтверждающие родство, при запросе сведений о третьих лицах.

Грамотное понимание структуры хранения и использование электронных сервисов позволяют решать большинство архивных вопросов дистанционно или с минимальными временными затратами при личном визите.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации Санкт-Петербурга, справочников 2ГИС и информации с портала «Архивы Санкт-Петербурга» актуальной на . Адреса, телефоны и режимы работы могут меняться; рекомендуется проверять их на официальных ресурсах перед визитом.