Архивное дело в структуре Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации (Росгвардия) представляет собой сложную иерархическую систему, обеспечивающую сохранение документального наследия ведомства. В данной статье подробно рассматривается роль и место архива Южного ордена Жукова округа войск национальной гвардии, его взаимодействие с Центральным архивом Росгвардии, а также порядок получения архивных справок гражданами и организациями.

Общая архитектура архивной системы Росгвардии

Согласно действующему законодательству и ведомственным нормативным актам, архивные фонды войск национальной гвардии делятся на два основных уровня хранения:

• Центральный архив войск национальной гвардии РФ (Управление по делам архивов ФС ВНГ России) — федеральный уровень, формирующий единый фонд документов постоянного хранения.
• Архивы округов войск национальной гвардии (в т.ч. Архив Южного округа) — региональный уровень, обеспечивающий хранение документов оперативного управления и воинских частей, дислоцированных на территории округа.

Ключевой принцип распределения документов: Документы воинских частей войск национальной гвардии за последние 10–15 лет хранятся у фондообразователей (воинских частей) или в Управлениях округов войск национальной гвардии. По истечении этого срока они подлежат передаче в Центральный архив для постоянного хранения.

Центральный архив Росгвардии: «Хранители памяти»

Понимание работы окружного архива невозможно без контекста деятельности Центрального архива, который является главным методологическим центром и хранилищем документов исторической и правовой значимости.

История и статус

Датой образования Центрального архива Росгвардии принято считать 13 февраля 1961 года. Именно тогда был издан приказ о создании архивного отделения при 1 отделе внутренней и конвойной охраны. Сегодня это Управление по делам архивов ФС ВНГ России.

Фонды и состав документов

В Центральном архиве находятся:

• Более 150 тысяч дел постоянного и временного сроков хранения.
• Более 80 тысяч послужных карт офицеров.
• Документы, отражающие историю создания и развития ведомства, кадровые дела, наградные листы, уставные документы и материалы оперативно-служебной деятельности.

Реквизиты и контакты Центрального архива

Для направления официальных запросов, требующих обращения к федеральному уровню (например, подтверждение стажа за ранние периоды, награждения, репрессии):

• Адрес: г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Богородское, ул. Ивантеевская, д. 5.
• Начальник: Сиин Сергей Николаевич.
• Юридическое лицо: ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии Российской Федерации».

Южный ордена Жукова округ ВНГ России: история и структура

Формирование округа

Южный округ войск национальной гвардии Российской Федерации был образован в результате реформирования. По решению Президента Российской Федерации Северо-Кавказский округ ВНГ России был переименован в Южный округ с изменением места дислокации штаба. Штаб округа расположен в г. Ростов-на-Дону. Округ награжден орденом Жукова, что подчеркивает его особые заслуги перед Отечеством.

Состав и задачи

В состав Южного округа входят:

• Военнослужащие соединений и воинских частей окружного подчинения.
• Территориальные органы Росгвардии на региональном уровне (управления по субъектам РФ).
• Подразделения вневедомственной охраны (Охрана объектов, обеспечение режима КРЭ и т.д.).

Округ осуществляет задачи по охране общественного порядка, обеспечению режима террористической угрозы, участию в противодействии экстремизму и терроризму на территории Южного федерального округа и Северо-Кавказского федерального округа (в части регионов, входящих в зону ответственности).

Архив Южного округа: функции и компетенция

Архив Южного округа (структурное подразделение Штаба/Управления округа) выполняет следующие ключевые функции:

1. Прием и учет дел от фондообразователей округа (воинских частей, управлений по субъектам, подразделений вневедомственной охраны) по истечении сроков хранения в самих частях (10–15 лет).
2. Обеспечение правовых интересов граждан, выдача архивных справок о прохождении службы, награждениях, получении ранений/контузий, фактах участия в боевых действиях для ветеранов, пенсионеров и членов их семей, проживающих на территории округа.
3. Методологическое руководство за архивами воинских частей и территориальных органов округа.
4. Подготовка дел к передаче в Центральный архив Росгвардии (по истечении временных сроков хранения или при ликвидации частей);

Категории документов, хранящихся в окружном архиве (актуальный период)

• Личные дела военнослужащих (контрактников, срочников прошлых призывов), уволенных в запас/на пенсию за последние 10–15 лет.
• Порядковые книги, журналы учета приказов и распоряжений частей округа.
• Документы по боевой учете, учебу личного состава, материально-техническому обеспечению.
• Материалы проверок, расследований, служебных расследований (в порядке, установленном законом).
• Документы подразделений вневедомственной охраны Южного округа.

Порядок получения архивных справок (Административный регламент)

Выдача архивных справок как в Центральном, так и в окружных архивах производится в строгом соответствии с Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче архивных справок, утвержденным приказом МВД России от № 1001 (применяется в Росгвардии по преемственности).

Основные этапы обращения:

Шаг 1. Определение места хранения документа

• Если служба проходит/проходила менее 10–15 лет назад — обращайтесь в Архив Южного округа или напрямую в воинскую часть (если она существует).
• Если служба проходила более 15 лет назад — документы, как правило, уже переданы в Центральный архив Росгвардии (г. Москва).

Шаг 2. Подготовка пакета документов

Для получения справки необходимо предоставить:

• Заявление установленного образца (на имя начальника архива).
• Копию паспорта гражданина РФ (страницы с фото и пропиской).
• Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрашивает родственник) — свидетельство о рождении/браке, паспорт запрашивающего.
• Документы, подтверждающие факт службы (военный билет, справка с места службы, копии приказов о зачислении/увольнении — если имеются).
• Доверенность нотариальная (если действует представитель).

Шаг 3. Способы подачи обращения

• Лично в приемной Архива Южного округа (адрес уточняется на официальном сайте Росгвардии в разделе «Южный округ» -> Контакты/Архив).
• Почтой (ценным письмом с вложением описи) на адрес Управления Южного округа ВНГ России (г. Ростов-на-Дону).
• Через портал Госуслуг (услуга «Выдача архивных справок» — ведомство: МВД/Росгвардия).
• Через МФЦ (в регионах присутствия).

Шаг 4. Сроки и результат

• Срок предоставления услуги: до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (может быть продлен за счет направления межведомственных запросов).
• Результат: Архивная справка установленного образца с печатью и подписью начальника архива либо мотивированный отказ в выдаче (с указанием оснований обжалования).

Особенности обращения в Архив Южного округа

Учитывая специфику региона (Наличие Северо-Кавказского федерального округа в зоне ответственности, высокая миграционная активность, реорганизация частей в 2016–2020 гг.), при обращении в Архив Южного округа рекомендуется:

• Уточнять текущий адрес архива. В связи с реформированием (переименование из СКО в ЮО) контактные телефоны и адрес приемной могли меняться. Актуальная информация публикуется на официальном сайте rosgvard.ru в разделе «Организационная структура» -> «Южный округ».
• Указывать номер воинской части. Это критически ускоряет поиск, так как нумерация частей менялась при переходе из ВВ МВД в Росгвардию и при реформировании округов.
• Запрашивать справки заранее. Срок в 30 дней не включает время почтовой доставки. Для пенсионного дела или суда лучше подать запрос за 2–3 месяца.

Взаимодействие с Центральным архивом

Архив Южного округа является основным «поставщиком» документов для Центрального архива. Процесс выглядит так:

1. Воинская часть формирует дело -> хранит 10–15 лет.
2. Дело передается в Архив округа (актуализация описей, проверка полноты).
3. По истечении срока временного хранения (или при ликвидации части) дело с описью передается в Центральный архив (г. Москва, ул. Ивантеевская) для вечного хранения.
4. Центральный архив вносит данные в единую информационную систему (ЭИС «Архив ВНГ»).

Поэтому, если Архив Южного округа сообщает, что дела «ушли в Центр», повторный запрос необходимо адресовать уже в Москву.

Цифровизация и перспективы

В настоящее время Росгвардия ведет активную работу по цифровизации архивных фондов:

• Создание электронных копий послужных карт и личных дел.
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) для межведомственного взаимодействия (Пенсионный фонд, МВД, суды).
• Развитие функционала на портале Госуслуг для получения справок в электронном виде (с усиленной квалифицированной электронной подписью);

Это позволит в ближайшем будущем сократить сроки выдачи справок из Архива Южного округа до нескольких дней при электронном обращении.

Резюме: куда и как обращаться

Архив Южного ордена Жукова округа войск национальной гвардии является ключевым звеном в системе документирования истории и правовых отношений ведомства на юге России. Понимание разграничения полномочий между окружным архивом (актуальные 10–15 лет) и Центральным архивом (исторические фонды, г. Москва) позволяет гражданам и юристам экономить время и получать необходимые архивные справки в установленные законом сроки. При подготовке запроса обязательно соблюдайте требования Административного регламента Приказа МВД № 1001 и используйте официальные каналы связи, опубликованные на сайте Росгвардии.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта ФС ВНГ России (rosgvard.ru), сведений о Центральном архиве ВНГ России и нормативных правовых актах, регулирующих архивное дело в ведомстве. Актуальна на .