Архивная система Российской Федерации представляет собой сложную иерархическую структуру, обеспечивающую сохранение, учет и использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. В соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами, архивы делятся на федеральные государственные, государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы. Данная статья подробно рассматривает их правовое положение, задачи, взаимодействие и актуальные аспекты регулирования деятельности на 2026 год.

Правовые основы и состав Архивного фонда РФ

Основой архивной системы является Архивный фонд Российской Федерации — совокупность архивных документов, независимо от их местоположения, вида носителя информации, времени создания и формы собственности, которые имеют первичную информацию, необходимую для государства и общества.

Согласно ст. 15 ФЗ № 125-ФЗ, документы Архивного фонда РФ в законодательно определенном порядке хранятся:

• постоянно — в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах;
• а также в федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках, музеях и организациях.

Важно: Отнесение документов к Архивному фонду РФ осуществляется на основании экспертизы документов по ценности и срокам хранения.

Федеральные государственные архивы

Правовой статус и подведомственность

Федеральные государственные архивы — это федеральные архивные учреждения (федеральные казенные учреждения), созданные Федеральным архивным агентством (Росархивом) для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ федерального значения.

Они находятся в ведении Росархива, который является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела.

Основные задачи и функции

• Обеспечение постоянного хранения документов федерального значения.
• Комплектование фондов документами, подлежащими передаче из федеральных органов власти, ведомств и организаций.
• Научно-описная работа: составление описей, путеводителей, создание электронных баз данных.
• Обеспечение доступа к документам для граждан и организаций (в т.ч. через портал «Архивы России»).
• Реализация программ информатизации и оцифровки фондов.

Ключевые федеральные архивы (примеры)

1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), документы высших органов государственной власти и управления РСФСР/РФ XX–XXI вв.
2. Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) — партийные и общественно-политические организации.
3. Российский государственный военный архив (РГВА), документы военного ведомства.
4. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), аудиовизуальные документы.
5. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) — личные фонды писателей, художников, театральные документы;
6. Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) — техническая документация оборонно-промышленного комплекса.
7. Российский государственный архив экономики (РГАЭ) — документы по экономике и финансам.
8. Российский государственный исторический архив (РГИА) — дореволюционные документы (Санкт-Петербург).
9. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) — военная история до 1917 г. (Санкт-Петербург).
10. Российский государственный архив Дальнего Востока (РГАДВ) — история Дальнего Востока (Владивосток).

Государственные архивы субъектов Российской Федерации

Организационно-правовая форма

Государственные архивы субъектов РФ создаются уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела. Они могут быть созданы в форме государственных казенных или бюджетных учреждений субъекта РФ.

Управление их деятельностью осуществляется органами управления архивным делом субъектов РФ (министерствами, департаментами, комитетами по архивному делу) с методической поддержкой Росархива.

Специфика фондов

В эти архивы поступают документы:

• высших органов государственной власти субъектов РФ (законодательных и исполнительных);
• территориальных органов федеральных министерств и ведомств;
• предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории субъекта (при ликвидации или реорганизации);
• личные фонды выдающихся деятелей, родовых архивов, документы духовных учреждений и т.д.

Статистика: По данным программы информатизации Росархива, на государственные архивы субъектов РФ приходится около 29% от общего объема дел Архивного фонда РФ (около 494 млн дел в сумме по всей системе).

Муниципальные архивы

Определение и правовая природа

Согласно определению Росархива, муниципальный архив — это:

структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Таким образом, муниципальные архивы являются частью системы местного самоуправления, но выполняют государственную функцию по сохранению документов Архивного фонда РФ.

Формы организации

• Структурное подразделение администрации муниципального образования (отдел, сектор, бюро архивов).
• Муниципальное учреждение (МУ) — отдельная юрлица (например, «Муниципальный архив г. Н.»), созданная по решению представительного органа МО.

Компетенция и фонды

Муниципальные архивы хранят документы:

• органов местного самоуправления (советов депутатов, администраций, glav);
• муниципальных учреждений и предприятий (школ, больниц, ЖЭКов, музеев, библиотек);
• ликвидированных колхозов, совхозов, сельских советов (исторические фонды);
• зактовых актов муниципального уровня.

Объем фондов муниципальных архивов составляет около 13% от общего объема Архивного фонда РФ.

Нормативное регулирование деятельности (актуальное на 2026 год)

Ключевые нормативные акты

Обязанности по комплектованию архивов (ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ)

Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны:

1. Обеспечивать учет и хранение документов до передачи в архивы в соответствии с утвержденными перечнями.
2. Своевременно передавать документы с истекшими сроками хранения в соответствующие архивы (федеральные, региональные, муниципальные).
3. Создавать условия для сохранности документов до момента передачи.
4. Финансировать работы по подготовке документов к передаче (сшивка, опись, упаковка).

Нарушение сроков и порядка передачи влечет административную ответственность (КоАП РФ).

Взаимодействие и координация в архивной системе

Роль Федерального архивного агентства (Росархива)

Росархив осуществляет:

• Координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов.
• Методическую помощь органам управления архивным делом субъектов РФ, государственным и муниципальным архивам.
• Утверждение типовых правил, инструкций, прейскурантов платных услуг (например, прейскурант РГАКФД, ГАРФ).
• Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ.
• Распределение федеральных субсидий на поддержку архивов субъектов РФ и муниципальных архивов (капитальный ремонт, оборудование, оцифровка).

Научно-методические советы федеральных округов

Создаються при крупнейших архивах округов (например, при ГАРФ для ЦФО, при ГАСО для СЗФО и т.д.). Их задачи:

• Обсуждение проблем сохранности фондов.
• Методическая работа с муниципальными архивами округа (семинары, проверки, консультации).
• Координация поисково-издательской работы.

Информатизация и цифровая трансформация

Согласно программам информатизации (на 2011–2020 гг. и последующим циклам), ключевыми направлениями являются:

• Единая архивная информационная система (ЕАИС) — интеграция баз данных федеральных, региональных и муниципальных архивов.
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru), единая точка входа: поиск по описям (электронные описи федеральных архивов), заказ документов, оплата услуг, путеводители.
• Оцифровка фондов — приоритет оцифровки наиболее востребованных и вытесняемых фондов (метрические книги, фонды репрессированных, НТД).
• Электронный документооборот (ЭДО) — переход на архивирование наборов электронных документов (НЭД) с использованием квалифицированных электронных подписей и штампов времени.

Особенности хранения ведомственных архивов

Отдельно выделяются ведомственные архивы (архивы государственных и муниципальных органов и организаций, не переданные в государственные/муниципальные архивы). По статистике Росархива, на них приходится до 46% объема фондов (около 494 млн дел).

С 2023 г. (Приказ № 77) жестко регламентированы требования к их хранению: климатические нормы, пожарная безопасность, антиграбительная защита, ведение учетной документации (фондовые описи, описи дел, карточки учета НЭД). Органы управления архивным делом (региональные и Росархив) осуществляют контроль за состоянием ведомческих архивов.

Платные услуги и доступ к документам

Государственные и муниципальные архивы оказывают платные услуги в порядке, установленном ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ и утвержденными прейскурантами.

• Бесплатно: выдача справок о заработной плате, стаже, подтверждающих права на льготы (социально-правовые справки), поиск информации по запросам судов, прокуратуры, следственных органов.
• Платно: генеалогические поиски, копирование документов (сканирование, ксерокопия), заверение копий, сложные научные справки, предоставление копий на носителях.

Порядок использования документов в читальных залах и дистанционно унифицирован Приказом Росархива и локальными актами архивов.

Перспективы развития и проблемы

Основные вызовы

• Износ фондов и зданий: значительная часть муниципальных архивов размещена в неприспособленных помещениях без климат-контроля.
• Кадровый голод: низкая оплата труда архивистов в муниципальных архивах приводит к оттоку кадров и потере квалификации.
• Объемы НТД и электронных документов: необходимость внедрения технологий доверенного хранения электронных архивов (ДХЭА) по стандартам ФСТЭК/ФСБ.
• Комплектование фондов: низкая дисциплина ведомств и организаций по передаче документов в архивы (особенно на муниципальном уровне).

Стратегические направления (до 2030 г.)

1. Создание современных федеральных архивных кластеров (новые здания РГАНТД, РГАЭ, региональных центров).
2. Полный перевод учета на электронную форму (ЕАИС 2.0).
3. Расширение доступа к оцифрованным фондам через портал «Архивы России» и Госуслуги.
4. Нормативное закрепление статуса архивистов как специалистов особых профессий (льготы, пенсия).
5. Интеграция муниципальных архивов в единую цифровую среду за счет федеральных субсидий на оборудование и ПО.

Система федеральных государственных, государственных субъектов РФ и муниципальных архивов составляет единый каркас сохранения национальной памяти. Несмотря на разницу в подведомственности (федеральный центр, субъект, муниципалитет), они объединены общим законодательством (ФЗ № 125-ФЗ), едиными методическими стандартами (Приказы Росархива № 77, № 155 и др.) и информационной инфраструктурой (ЕАИС, портал «Архивы России»).

Ключевым условием эффективной работы всей системы на текущем этапе является цифровая трансформация, решение кадровых и материально-технических проблем муниципального звена, а также строгое соблюдение обязанностей по комплектованию архивов со стороны всех создателей документов — от министерств до сельских администраций и школ.

Статья подготовлена на основе данных Федерального архивного агентства (Росархив), ФЗ № 125-ФЗ, Приказов Росархива № 77 (от ), № 155 (от ), материалов портала «Архивы России» и программы информатизации архивной сферы. Актуально на .