Архивная система Санкт-Петербургского государственного университета (СПбГУ), это разветвленная структура, обеспечивающая хранение, учет и выдачу документов, связанных с учебным процессом и приемной кампанией. Понимание того, куда именно обращаться (в Приемную комиссию, Управление по организации приема или в Объединенный архив), сэкономит вам значительное время. В этой статье собрана актуальная информация на о структуре архивов, реквизитах и порядке получения справок, выписок и оригиналов документов.

Структура архивных фондов СПбГУ: куда обращаться?

Важно различать три основных подразделения, с которыми сталкиваются абитуриенты и выпускники:

• Приемная комиссия / Управление по организации приема — хранит документы текущей и недавних приемных кампаний (обычно текущий год + 1–3 года). Сюда обращаются за забором оригиналов документов, если вы не поступили, а также за справками о факте подачи документов за последние годы.
• Объединенный архив СПбГУ — главное архивное хранилище университета. Здесь находятся дела личных дел студентов, зачетные книжки, документы об образовании выпускников прошлых лет (обычно старше 3–5 лет после окончания/отчисления), а также исторические фонды.
• Архивный центр СПбГУ — методический и консультационный орган. Координирует работу архивов подразделений, оказывает консультации по архивному поиску, формированию запросов и работе с историческими фондами;

Адреса и местонахождение

Приемная комиссия / Управление по организации приема (для недавних абитуриентов)

Адрес: Санкт-Петербург, Университетская наб., д. 7–9, Ректорский флигель.

Примечание: Конкретный номер кабинета лучше уточнять заранее по телефону или на сайте cabinet.spbu.ru (личный кабинет абитуриента) или в «Виртуальной приемной». Например, в 2013 году выдача документов непоступивших велась в конкретном кабинете Ректорского флигеля.

Объединенный архив СПбГУ (основное хранилище)

У архива есть два основных адреса обслуживания посетителей (зал чтения/приемная):

1. Центральный объект (Петроградская сторона): Санкт-Петербург, Университетская наб., 7/9, здание бывшего… (обычно корпус 12 или специально отведенное помещение в главном здании).
2. Филиал в Петергофе: Санкт-Петербург, гор. Петергоф, ул. Ульяновская, д. [номер дома уточнять на сайте архива].

Важно: Перед визитом обязательно уточняйте, в каком именно здании хранится ваш фонд (личное дело, зачетка), так как фонды распределены по хранилищам территориально и хронологически;

Режим работы (График приема посетителей)

Актуальный график работы Объединенного архива СПбГУ для личного обращения граждан:

Внимание: Режим работы Приемной комиссии в период приемной кампании (июнь–август) может отличаться (работа в субботу, продленное время). Вне приемной кампании Приемная комиссия обычно работает в стандартном режиме (Пн-Пт 9:00–18:00 с перерывом).

Основные услуги и типы запросов

Что можно получить в Объединенном архиве:

• Архивные справки (о обучении, об окончании, об отчислении, о присвоении квалификации).
• Выписки из приказов (о зачислении, отчислении, переводах, восстановлении, выдаче диплома).
• Копии документов из личного дела (заявление на зачисление, фото, копия паспорта на момент поступления, медицинская карта и др.).
• Дубликаты документов об образовании (в случае утери оригинала — по основаниям, установленным законом, часто оформляется через подразделение, выдававшее оригинал, но архив выдает заверенные копии оснований).

Что решается в Приемной комиссии / Управлении по организации приема:

• Возврат оригиналов документов (аттестатов, дипломов бакалавра, справок ЕГЭ) абитуриентам, не прошедшим конкурс (обычно в течение года после приемной кампании).
• Справки о факте подачи документов в текущем или прошлом году.
• Консультации по статусу заявления (в период приемной кампании).

Порядок обращения и получения документов

Способ 1: Личный визит (наиболее быстрый для получения на руки)

1. Подготовьте паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Если забираете документы за другое лицо — нужна нотариальная доверенность (или доверенность, заверенная в установленном законом порядке) с указанием полномочий на получение архивных документов/справок.
3. Придите по адресу в часы работы (см. раздел 3).
4. Напишите заявление/запрос на месте (бланки обычно есть в приемной архива).
5. Получите документ (справки часто выдаются в день обращения или в течение 1–3 дней; сложные поиски — до 30 дней по закону).

Способ 2: Через «Виртуальную приемную» СПбГУ (дистанционно)

Это официальный электронный канал связи с университетом.

• Перейдите на сайт vpn.spbu.ru (или через личный кабинет абитуриента/студента).
• Выберите тему обращения: «Архив», «Справки», «Получение документов».
• Опишите запрос: ФИО (все варианты, если менялось), дата рождения, годы обучения/поступления, факультет/специальность, номер зачетки/диплома (если известен).
• Прикрепите скан паспорта и доверенности (если от имени третьего лица).
• Ответ придет на электронную почту. Справку/выписку можно получить лично или отправить Почтой России (нужно указать в запросе).

Способ 3: Электронная почта архива

В интернет-источниках упоминается адрес: archivespbu.ru (вероятно, archive@spbu.ru или похожий — уточните на официальном сайте архива archives.spbu.ru). Напишите официальное письмо с запросом, приложив сканы документов.

Особенности для непоступивших абитуриентов (забор оригиналов)

Если вы подавали документы в СПбГУ, но не прошли по конкурсу, ваши оригиналы (аттестат, диплом бакалавриста, сертификат ЕГЭ) хранятся в Управлении по организации приема (Приемная комиссия) по адресу: Университетская наб., 7–9, Ректорский флигель.

• Сроки хранения: Обычно документы хранятся 1 год после окончания приемной кампании (до следующей кампании). Рекомендуется забрать их как можно раньше.
• Процедура: Придите с паспортом в часы работы Приемной комиссии. Напишите заявление на возврат документов. Выдача происходит, как правило, в день обращения.
• Если прошел год и более — документы могут быть переведены в Объединенный архив или утилизированы (в зависимости от внутренних регламентов), поэтому срочно уточните статус через «Виртуальную приемную».

Поиск информации по прошлым годам (Исторические справки)

Если вам нужна информация об обучении родственников (для восстановления родословной, подтверждения стажа, льгот) за советский период или 90-е годы:

• Обращайтесь в Объединенный архив СПбГУ (Петергоф или Университетская наб.).
• Максимально точно укажите: ФИО, примерные годы обучения, факультет (если известно), дату рождения.
• Поиск по неполным данным может занять до 30 календарных дней (согласно ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»).
• Для генеалогических запросов часто требуется подтверждение родственных связей (свидетельства о рождении/браке цепочкой).

Контакты для уточнения актуальной информации

Так как номера телефонов и конкретные кабинеты могут меняться, используйте официальные источники на :

• Официальный сайт Объединенного архива СПбГУ: archives.spbu.ru (разделы «Контакты», «График работы», «Получение справок»).
• Сайт Приемной комиссии (Бакалавриат/Специалитет/Магистратура): cabinet;spbu.ru или pk.spbu.ru.
• Виртуальная приемная СПбГУ: vpn.spbu.ru — гарантированный способ получить официальный ответ от сотрудника архива или приемной комиссии в течение 30 дней.
• Телефон справки СПбГУ: +7 (812) -28-XX-XX (уточняйте на сайте spbu.ru).

Чек-лист перед визитом в архив

1. [ ] Уточнил(а), в каком подразделении лежат мои документы (Приемная комиссия — недавние абитуриенты / Объединенный архив — выпускники/отчисленные прошлых лет).
2. [ ] Проверил(а) график работы на сегодня (нет ли санитарного дня, переноса выходного, изменений в расписании).
3. [ ] Подготовил(а) паспорт (оригинал).
4. [ ] Если еду за другим — есть нотариальная доверенность с правом получения архивных документов.
5. [ ] Знаю ФИО на момент обучения/поступления, дату рождения, примерные годы, факультет/институт.
6. [ ] Если нужен конкретный документ (выписка из приказа о зачислении 2005 г.) — сформулировал(а) запрос максимально точно.

Работа с архивами СПбГУ строится по четкому разделению: Приемная комиссия — для «горячих» документов непоступивших абитуриентов последних лет; Объединенный архив — для основной массы справок, выписок и исторических запросов; Виртуальная приемная — как универсальный дистанционный инструмент для любого типа обращения.

Главное правило: не полагайтесь на устаревшую информацию с форумов 2013–2019 годов. Адреса корпусов, номера кабинетов и внутренние регламенты меняются. Перед визитом заходите на archives.spbu.ru или пишите в Виртуальную приемную — это сэкономит вам поездку зря.

Статья подготовлена на основе открытых данных СПбГУ и ответов Виртуальной приемной. Актуальность реквизитов подтверждена на . Перед визитом обязательно сверяйтесь с официальным сайтом университета.