Архивное дело в Саранске представляет собой сложную многоуровневую систему, в которой важнейшую роль играет Архивная служба Администрации городского округа Саранск. Именно этот орган является «городским архивом» в понимании муниципального управления — хранителем документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, а также архивов ликвидированных городских предприятий и организаций.
Правовая основа и статус
Деятельность Архивной службы регулируется нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Мордовия и локальными актами города. Ключевым документом, регламентирующим работу структуры, является:
- Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 6 марта 2018 года № 26-р «Об утверждении Положения об Архивной службе Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций начальника и главного специалиста Архивной службы».
Данный документ закрепил за службой функции:
- Управления архивным делом на территории городского округа.
- Обеспечения сохранности и использования архивных документов, составляющих Архивный фонд города.
- Методического руководства архивами муниципальных учреждений и организаций.
- Оказания архивных услуг гражданам и правовым лицам (справки, копии документов).
Контактная информация и реквизиты
Для личного обращения или направления почтовых запросов используются следующие реквизиты:
Наименование: Архивная служба Администрации городского округа Саранск
Адрес: 430003, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Советская, д. 30 (здание Администрации городского округа)
Телефон справки/приемной: Уточняйте по актуальным справочникам (часто совпадает с единым справочным Администрации: +7 (8342) -9-XX-XX)
Режим работы: Стандартный для госорганов (пн-пт: 08:00–17:00, перерыв 13:00–14:00), дни приема граждан уточняются заранее.
Архивный ландшафт Саранска: Важное различие
Критически важно не путать муниципальную Архивную службу с государственными архивами, расположенными в том же городе. Саранск — столица Республики Мордовия, поэтому здесь сосредоточены крупные региональные хранилища:
| Архив | Уровень | Адрес | Основной профиль фондов |
|---|---|---|---|
| Архивная служба Администрации г.о. Саранск | Муниципальный | ул. Советская, 30 | Документы органов местного самоуправления, городских предприятий, бывших уездных/городских управлений (после 1917 г.), личные дела сотрудников городской администрации. |
| ГКАУ «Центральный государственный архив Республики Мордовия» (ЦГА РМ) | Региональный (Государственный) | ул. Московская, 31, к. 1 | Документы дореволюционных учреждений (губернские, уездные), партийные и советские органы обл./респ. уровня, фонды предприятий респ. подчинения. Самый крупный архив региона. |
| Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия | Региональный (Специализированный) | ул. Московская, 25 | Личные дела работников предприятий, учреждений и организаций (трудовые книжки, личные карточки, служебные списки) — главный адрес для подтверждения стажа и пенсионных прав. |
| Республиканская архивная служба при Правительстве РМ | Управляющий орган | ул. Республиканская, 20 | Орган управления архивным делом региона, не хранит фонды для пользовательского обслуживания. |
Состав и ценность Архивного фонда города
Фонды Архивной службы города Саранск формируются за счет документов:
- Органов городской власти: Саранского городского Совета депутатов трудящихся, Исполнительного комитета, Администрации города (с 1990-х гг.).
- Муниципальных предприятий и учреждений: ЖЭКов, водоканала, городской больницы, школ, ДК, парков, комбинатов хлебопродуктов и др. (после ликвидации или реорганизации).
- Исторических фондов: Документы Саранской уездной городской думы, управа, полиции (кон. XIX – 1917 г.), переданные из ЦГА РМ или хранящиеся в совместном пользовании.
Часто запрашиваемые категории документов:
- Жилищно-коммунальные справки: Выписки из домовых книг, справки о составе семьи, о регистрации (прописке) на определенную дату.
- Земельно-имущественные документы: Решения об предоставлении земельных участков, акты приема-передачи жилья.
- Документы по персоналу: Личные дела, служебные записки, приказы о приеме/увольнении сотрудников городских учреждений (если срок хранения не истек или фонд не передан в спецархив).
- Планово-картографические материалы: Планы города, схемы генеральных планов, проекты застройки кварталов.
Порядок обращения и получения услуг
Способы обращения:
- Личный визит: В часы приема граждан (требуется паспорт, документы, подтверждающие родственные связи — при запросе чужых данных).
- Почтовый запрос: На адрес: 430003, г. Саранск, ул. Советская, 30. В конверте: заказное письмо с вложенным конвертом для ответа (с марками/оплатой), копия паспорта, нотариальная доверенность (если от имени третьего лица).
- Электронные обращения: Через портал Госуслуги (Росписание/Архивные справки) или официальный сайт Администрации городского округа Саранск (раздел «Обращения граждан»).
Сроки и стоимость:
- Срок исполнения: Согласно ФЗ-149 «Об архивном деле в РФ» — до 30 календарных дней (может быть продлен до 60 дней при сложных поисках).
- Стоимость: Выдача архивных справок гражданам за социально-правовые цели (пенсия, льготы, жилье), бесплатно. Коммерческие запросы, генеалогические поиски «по интересу» — по тарифам, утвержденным Администрацией.
Цифровизация и удаленный доступ
На 2026 год Архивная служба города активно интегрируется в федеральные информационные системы:
- Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Публикация описей фондов, путеводителей, ведомостей передач.
- Ресурс «НашиПредки» (predki.ru) / FamilySearch: Оцифрованные описи и отдельные фонды (метрические книги, ревизские сказки, списки призывников) доступны для просмотра онлайн.
- Единая архивная информационная система (ЕАИС): Позволяет отслеживать статус запроса и получать готовые справки в электронном виде (с ЭЦП).
Совет: Перед визитом проверьте наличие нужного фонда в путеводителе по фондам ЦГА РМ (сайт ГКАУ ЦГА РМ), так как границы компетенции городского и областного архивов по документам 1920–1990-х гг. часто пересекаются (например, райисполкомы/горисполкомы).
Практическое руководство: Куда идти?
💡 Шпаргалка для пользователя
- Нужна справка из домовой книги / о прописке / о предоставлении квартиры ЖЭКом / решение городской администрации 2000-х гг.? → Архивная служба Администрации г.о. Саранск (ул. Советская, 30).
- Нужно подтвердить стаж работы на заводе «Оргстекло», «Мордовцем», в минобр/минздрав РМ, колхозе/совхозе / найти метрическую запись 1900 г.? → ЦГА РМ (ул. Московская, 31 к.1) или Архив документов по личному составу (ул. Московская, 25).
- Ищете личную карточку / трудовую книжку уволенного сотрудника ликвидированного предприятия? → Сперва в Архив документов по личному составу (ул. Московская, 25, тел. 8 (8342) -8-56-40), если предприятие было ведомственного подчинения. Если муниципального — в Архивную службу города (ул. Советская, 30).
Архивная служба Администрации городского округа Саранск является ключевым звеном в сохранении исторической памяти города и обеспечении прав граждан на социально-правовые гарантии. Несмотря на соседство с крупными государственными архивами Республики Мордовия на Московской улице, именно на Советской, 30 концентрируются уникальные фонды, отражающие быт, управление и развитие Саранска как муниципального образования.
При подготовке запроса рекомендуется максимально точно указывать: наименование органа/организации, годы жизни/работы человека, адрес проживания, тип требуемого документа. Это существенно ускорит поиск и выдачу результата.
Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации г.о. Саранск, портала «Архивы России», справочников 2ГИС/Zoon и ресурса «НашиПредки». Актуально на . Перед визитом обязательно уточняйте часы приема по телефонам.