Архивная служба железнодорожного транспорта — это не просто место хранения старых бумаг, а сложная организационная структура, обеспечивающая сохранность документально-информационного фонда, необходимого для управления дорогой, правовой защиты и изучения истории региона. Отдел архивов Западно-Сибирской железной дороги (ЗСЖД) играет ключевую роль в сохранении памяти одного из крупнейших магистралей страны;

Историческая справка: формирование архивного дела на ЗСЖД

История архивов Западно-Сибирской дороги неразрывно связана с историей самой магистрали — Транссибирской магистрали. Строительство пути сообщения через Сибирь (конец XIX – начало XX в.) породило огромный массив документации: проектные сметы, акты отбора земель, журналы путей и станций, личные дела строителей и первых железнодорожников.

Ключевые этапы развития:

• Дореволюционный период (1890-е – 1917 г.): Ведение делопроизводства велось по уставам Министерства путей сообщения. Документы хранились в канцеляриях управлений путем, станций и депо. Централизованных архивов не существовало, фонды формировались стихийно.
• Советский период (1920-е – 1991 г.): С образованием Западно-Сибирской железной дороги как самостоятельного предприятия (1920 г., с центром в Ново-Николаевске, ныне Новосибирск) началось централизованное сбор документов. В 1930-е годы созданы первые архивные пункты на крупных станциях и в управлении дороги. В 1940-е – 1950-е годы архивы пережили эвакуационные поступления и восстановление после войны.
• Современный этап (с 1991 г. по н.в.): Переход на новые правовые основы (ФЗ «Об архивном деле в РФ», «Об архивном деле в Сибирском федеральном округе»), внедрение электронного документооборота (ЭДО), создание электронных архивов и систем управления архивными фондами (СУАФ).

Организационная структура и подчиненность

Отдел архивов (часто в структуре фигурирует как Управление архивного дела и делопроизводства или структурное подразделение аппарата управления дороги) подчиняется непосредственно Начальнику Западно-Сибирской железной дороги (Генеральному директору филиала ОАО «РЖД»).

Территориально архивная сеть ЗСЖД охватывает огромную территорию: Новосибирскую, Омскую, Томскую, Кемеровскую, Новосибирскую области, Алтайский край, Республику Алтай, Республику Тыва, Республику Хакасия. В структуру входят:

1. Центральный архив управления дороги (г. Новосибирск): Хранит фонды центрального аппарата, управлений путем, крупных узловых станций, депо и предприятий, входящих в состав управления.
2. Архивы структурных подразделений (линейные, станционные, депо): Выполняют функции первичного учета, систематизации и временного хранения документов до передачи в центральный архив.
3. Специализированные архивы: Архивы проектно-изыскательских институтов, ремонтных заводов, научных учреждений, входящих в состав филиала.

Основные функции и полномочия

Деятельность отдела архивов регламентируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Типовым положением об архиве организации и локальными нормативными актами ОАО «РЖД».

Ключевые направления работы:

• Формирование архивных фондов: Прием документов от структурных подразделений по актам приема-передачи после истечения сроков хранения в делопроизводстве (обычно 5–10 лет для дел временного хранения).
• Учет и опись: Ведение государственных реестров фондов, составление описей (инвентарей), каталогов, указателей. Переход на электронные описи и внесение данных в АИС «Архив РЖД».
• Обеспечение сохранности: Создание необходимого микроклимата в хранилищах (температура 18±2°С, влажность 50±5%), противопожарная защита, антибиокрашная обработка, оцифровка ценных и изношенных документов.
• Информационно-справочное обслуживание: Выдача справок, выписок, заверенных копий документов гражданам (пенсионные, жилищные, трудовые споры), правовым лицам и органам власти. Обеспечение доступа к деклассифицированным документам для научных исследователей.
• Экспертиза документов на предмет ценности и сроков хранения: Работа экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение или утилизации (уничтожению) по истечении сроков.
• Внедрение цифровых технологий: Создание электронных копий фондов (сканирование), формирование электронного архива, интеграция с корпоративными системами РЖД (САЭД, 1С:Документооборот).

Состав и ценность архивных фондов

Фонды Отдела архивов ЗСЖД — это уникальный исторический массив, отражающий развитие транспорта, экономики и демографии Сибири за более чем 120 лет.

Основные группы документов:

• Управленческая документация: Приказы, распоряжения начальников дороги, отчеты о ходе строительства и эксплуатации, протоколы совещаний, планы развития инфраструктуры.
• Техническая и проектная документация: Чертежи путей, планы станций, профили трассы, акты технического освидетельствования, проекты реконструкции путей, мостов, туннелей (в т.ч. уникальные документы по строительству моста через Обь, трассы в горных условиях Алтая и Тывы);
• Кадровая документация: Личные дела сотрудников, служебные списки, наряды на прием/увольнение, листы учета рабочего времени, документы о награждении (важнейший источник для подтверждения стажа и наград ветеранов).
• Экономическая и финансовая отчетность: Бюджеты, сметы, балансы, аудиторские заключения.
• Документы личного происхождения: Фотографии, мемуары, дневники железнодорожников, коллекции наградных знаков, документы общественных организаций (профсоюзов, комсомольских организаций дороги).
• Документы особых периодов: Фонды эвакуационных органов (Великая Отечественная война), документы по строительству дорог в крайних условиях (БАМ, Куйбышевская дорога и др.), радиационная безопасность (после аварии на СХК в 1957 г. и Чернобыля).

Работа с обращениями граждан и организациями

Одной из самых востребованных функций является выдача архивных справок. Граждане обращаются в Отдел архивов ЗСЖД для решения следующих вопросов:

• Подтверждение трудового стажа (в т.ч. вредных/тяжелых условий) для назначения пенсии (СФР).
• Подтверждение факта работы на ЗСЖД для получения льгот, жилья, ветеранских удостоверений.
• Поиск сведений о награждении орденами и медалями (для восстановления утерянных наградных листов).
• Генеалогические запросы (поиск предков — железнодорожников).
• Правовые споры (наследственные дела, жилищные споры, реабилитация).

Порядок обращения:

1. Написание официального запроса (по почте, через портал Госуслуг, лично в приемной или по электронной почте архива).
2. Указание полных ФИО, даты рождения, предполагаемых лет работы, названия станции/депо/управления.
3. Приложение копий документов, удостоверяющих личность и родственные связи (если запрос от родственника).
4. Срок исполнения запроса — до 30 календарных дней (ст. 22 Закона «Об архивном деле»).

Современные вызовы и цифровая трансформация

На современном этапе Отдел архивов ЗСЖД решает стратегические задачи перехода к «безбумажному» архиву:

• Массовая оцифровка: Сканирование фондов кадрами и сторонними организациями для создания резервных копий и удаленного доступа.
• Электронный архив (ЭА): Внедрение систем хранения электронных документов с квалифицированной электронной подписью (КЭП), обеспечивающих юридическую значимость копий.
• Поисковые системы: Разработка единых поисковых интерфейсов для сотрудников дороги и внешних пользователей (интеграция с порталом «Архивы РЖД»).
• Безопасность информации: Защита персональных данных (152-ФЗ) и гостайны при переводе документов в электронный вид.

Контакты и реквизиты (справочно)

Внимание: Точные адреса, телефоны приемной, часы работы и адреса электронной почты актуальны на момент публикации. Обязательно проверяйте их на официальном сайте филиала ОАО «РЖД» «Западно-Сибирская железная дорога» в разделе «Архив» или «Обращения граждан».

Отдел архивов Западно-Сибирской железной дороги — это страж истории сибирского магистрали. Его работа невидима для пассажиров поездов, но именно на документах, хранящихся в его фондах, строятся правовые отношения тысяч людей, планируется развитие инфраструктуры и пишется история региона. Переход на цифровые платформы делает этот уникальный массив доступнее для общества и науки, сохраняя память о поколениях железнодорожников, соединивших Сибирь с центром страны.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов РФ, типовых положений об архивах организаций и информации с официального ресурса ОАО «РЖД». Для получения конкретных справок или уточнения реквизитов обращайтесь в Отдел архивов напрямую.