Справка об архиве организации – это официальный документ, оформляемый на фирменном бланке архива (или организации‑хранителя) и содержащий достоверную информацию о наличии, структуре и содержании архивных документов, относящихся к запрашиваемому объекту. Справка имеет юридическую силу и используется в судебных, административных и иных процессах, когда требуется подтверждение фактов, указанных в архивных источниках.

Правовая основа

Оформление и выдача архивных справок регулируются следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 119-ФЗ).
2. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены Росархивом в 2020 г.)
3. Пункт 6.2 указанных рекомендаций, где описываются требования к оформлению исторических (архивных) справок.

Согласно этим документам, юридические лица, государственные органы, а также физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять запрашиваемую информацию в виде архивной справки.

Когда требуется архивная справка?

Справка может потребоваться в следующих ситуациях:

• Подтверждение трудового стажа, пенсионных прав, социального страхования.
• Судебные разбирательства – доказательство фактов, указанных в архивных документах.
• Проверка достоверности исторических данных (для научных исследований, публикаций).
• При смене руководителя архива, реорганизации или ликвидации организации – необходимость передачи информации о хранимых документах.
• Запросы государственных органов (например, ИФНС) о предоставлении сведений из архивных фондов.

Кому выдаётся справка?

Справка может быть выдана:

• Заявителю (физическому или юридическому лицу) лично.
• По письменному запросу от имени организации‑заказчика.
• В ответ на запрос государственных органов (в т.ч. в рамках проверок).

Запрос оформляется в двух экземплярах: один – выдаётся заявителю, второй – хранится в архивном реестре.

Структура архивной справки

Согласно образцу, утверждённому в Приложении N 13 к пункту 5.1 Правил, справка должна включать следующие разделы:

Как оформить запрос на справку?

Для получения справки необходимо подготовить запрос в следующем виде:

1. Указать полные реквизиты заявителя (ФИО, адрес, контактный телефон, ИНН/ОГРН при необходимости).
2. Чётко сформулировать предмет запроса (какие документы, за какой период, в каком архивном фонде).
3. Приложить копию документа, подтверждающего право интереса (например, трудовая книжка, судебное решение).
4. Подписать запрос и направить в архив (по почте, электронной почте или лично).

После получения запроса архивный сотрудник в течение установленного срока (обычно 30 дней) подготавливает справку и выдаёт её в двух экземплярах.

Образец архивной справки (формат А4)

--------------------------------------------------------------
 Наименование организации
 (Государственный орган, ОМС, ООО)
 Адрес: ________________________
 Тел.: _________________________
 Факс: _________________________
 E‑mail: _______________________
--------------------------------------------------------------

 АРХИВНАЯ СПРАВКА
№ АС‑2026‑07‑001 от г.

Тема запроса:
Справка о наличии и содержании документов о трудовом стаже
Петрова Ивана Ивановича за 1995‑2005 гг.

Содержание справки:
Фонд № 01-02/1234 «Трудовые книжки и листы учета»,
 архивный шифр – 01-02/1234, лист 45‑67.
 — Документ 1: Трудовая книжка Петрова И.И., № 56789,
 выдана г., запись о приёме на работу.
 — Документ 2: Приказ № 112 от г. о повышении
 квалификации, лист 52.
Фонд № 03-07/9876 «Платёжные ведомости», шифр – 03-07/9876,
 лист 12‑15.
 — Выписка о начислении заработной платы за 2000‑2005 гг.
В указанных фондах находятся все документы, подтверждающие
трудовой стаж Петрова И.И. за рассматриваемый период.

Подпись: ______________________ (Ф.И.О. ответственного лица)
Должность: ______________________
Печать: _________________________

Приложения:
Копия трудовой книжки Петрова И.И.
Копия приказа № 112 от г.
--------------------------------------------------------------

Данный шаблон полностью соответствует требованиям Приложения N 13 к Правилам архивного дела.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за выдачу справки?

В большинстве случаев выдача справки является бесплатной, если запрос делается в рамках государственных нужд. За копии оригинальных документов может взиматься плата согласно тарифам архивного учреждения.

Как долго хранится копия справки в архиве?

Один экземпляр справки хранится в архивном реестре в течение всего срока действия архива (не менее 75 лет после создания документов).

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да. По согласованию с архивом заявитель может получить электронную копию в формате PDF, подписанную электронной подписью ответственного лица.

Что делать, если в справке обнаружена ошибка?

Необходимо направить в архив письменное замечание с указанием конкретных неточностей. Архив в течение 10 рабочих дней вносит исправления и выдаёт исправленную справку.

Практические рекомендации

• Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны архивные шифры, периоды и типы документов, тем быстрее будет подготовлена справка.
• Сохраняйте копию запроса. Это поможет в случае необходимости повторного обращения.
• Проверяйте подписи и печати. Справка без подписи ответственного лица и печати не имеет юридической силы.
• Учитывайте сроки. По закону архив обязан ответить в течение 30 дней, но в случае сложных запросов срок может быть продлён до 60 дней.
• Храните оригиналы справки в надёжном месте. При необходимости её можно будет представить в суде или в любой иной инстанции.

Архивная справка – важный документ, подтверждающий наличие и содержание архивных материалов, относящихся к интересующей вас теме. Правильное оформление запроса и знание структуры справки позволяют получить достоверную информацию быстро и без лишних осложнений. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете подготовить запрос, получить справку в соответствии с нормативными требованиями и использовать её в любой юридической или исследовательской деятельности.

Дата публикации: