Справка из архива о работе (иногда называют «архивная справка о трудовом стаже», «справка о заработной плате из архива») – официальный документ, подтверждающий периоды трудовой деятельности, размер заработной платы и другие социально‑правовые сведения. Такая справка требуется, если:

• утеряна трудовая книжка;
• работодатель прекратил свою деятельность;
• нужна проверка данных в Пенсионном фонде, ФСС, МФЦ и т.п.;
• подготовка к госслужбе, получению льгот, пенсии, выплаты компенсаций.

Что представляет собой архивная справка о работе?

Это документ, сформированный на основании материалов государственных архивов (центральных и региональных). В справке указываются:

• полное наименование организации, где работал заявитель;
• даты начала и окончания работы;
• должность (или профессия) и вид занятости;
• размер заработной платы и начислений за каждый месяц;
• дополнительные сведения (награждения, командировки, мобилизация и т.п.).

В разных странах и регионах форма справки может отличаться, но содержание остаётся схожим.

Где можно получить справку?

Ниже перечислены основные инстанции, которые выдают такие документы в странах СНГ.

Украина

Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА) предоставляет сведения о работе в виде единой справки. Основанием служат приказы, лицевые счета, ведомости по выплате заработной платы, трудовые договоры и другие документы, содержащие отметки о периодах работы.

Российская Федерация

• Государственный архив РФ (ГАРФ) – запросы оформляются через письменное заявление или электронный портал. Справка выдается по предъявлению паспорта.
• Региональные архивы (например, Архивный фонд Санкт‑Петербурга) – предоставляют справки за последние 60 месяцев работы. Требуется указать интересующий период в заявлении.
• Портал Госуслуги – через личный кабинет можно подать электронный запрос «Запрос справки из архива» и получить документ в электронном виде (обычно в течение 21 рабочего дня).

Республика Казахстан

Электронное правительство Республики Казахстан (eGov) позволяет получить архивную справку через шлюз государственных информационных систем. Документ может быть выдан в электронном виде или в бумажной форме по запросу в МФЦ.

Какие документы нужны для получения справки?

Все поля в заявлении обязательны. Если какой‑то пункт отсутствует, указывайте «не имею». Ниже – типовой перечень документов, которые обычно запрашивают архивы.

1. Документ, удостоверяющий личность (паспорт, ID‑карта, водительское удостоверение).
2. Заявление (форма) – в бумажном виде или онлайн. Пример формы (сокращённый вариант):

    ФИО: ______________________
    Дата рождения: ______________
    ИНН/СНИЛС (при наличии): ____
    Наименование организации: _____________
    Период работы (с … по …): _____________
    Должность/профессия: _____________
    Контактный телефон: _____________
    Подпись: ______________________
    

3. Копии документов, подтверждающих факт работы (приказы, приказы по основной деятельности, листки расчётов, ведомости заработной платы, трудовые договоры, характеристики, удостоверения).
4. Справка из Пенсионного фонда (если уже есть) – иногда требуется для сопоставления данных.
5. Согласие на обработку персональных данных – обычно включено в заявление.

Важно: если вы обращаетесь в архив, где хранятся документы более 75 лет, может потребоваться специальное разрешение (см. Приложение 7 к типовой форме Административного регламента).

Пошаговая инструкция по получению справки

Шаг 1. Определите, в какой архив нужно обращатся

• Если работали в государственных учреждениях Украины – в Центральный государственный электронный архив Украины.
• Если работали в России – в ГАРФ или региональный архив (Санкт‑Петербург, Свердловская область и др.).
• Если работали в Казахстане – в Электронное правительство Республики Казахстан.

Шаг 2. Сформируйте заявление

1. Скачайте образец заявления с сайта соответствующего архива (обычно в разделе «Документы»).
2. Заполните все поля. Если чего‑то нет – укажите «не имею». Подпишите документ.
3. При необходимости приложите скан копий всех подтверждающих документов.

Шаг 3. Выберите способ подачи

Шаг 4. Оплатите государственную пошлину (если требуется)

Во многих регионах (например, в Свердловской области) пошлина за выдачу архивной справки не взимается. Тем не менее, уточните на сайте конкретного архива.

Шаг 5. Ожидайте готовности справки

• В электронных сервисах – в личном кабинете появится уведомление.
• При личном обращении – обычно справка выдаётся в тот же день или в течение 1‑3 рабочих дней.

Шаг 6. Получите документ

Если справка выдана в электронном виде, скачайте её в формате PDF, распечатайте (при необходимости) и подпишите печатью (если требуется). При получении бумажного варианта проверьте правильность указанных данных.

Сроки и стоимость

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если организация, где я работал, уже не существует?

Да. Архив хранит документы даже после ликвидации предприятия. Нужно лишь указать точное название организации и период работы.

Что делать, если в справке указаны неверные данные?

Подайте повторный запрос с приложением корректирующих документов (например, копии приказов, исправленные листки расчётов). При необходимости обратитесь в Пенсионный фонд для уточнения сведений.

Сколько месяцев работы может покрыть одна справка?

В Санкт‑Петербурге – максимум 60 месяцев (5 лет). В других регионах ограничений может не быть, но обычно справка формируется за запрашиваемый период полностью.

Нужно ли нотариальное заверение заявления?

В большинстве случаев – нет. Достаточно подписи заявителя и копий удостоверяющих личность документов. Нотариальное заверение требуется только в особых случаях (например, при запросе в архивы, где хранятся документы более 75 лет).

Можно ли получить справку в электронном виде и сразу отправить в Пенсионный фонд?

Да. Через портал Госуслуг (Россия) или электронный кабинет в Украине/Казахстане вы получаете PDF‑файл, который можно загрузить в личный кабинет Пенсионного фонда.

Полезные ссылки и образцы

• Центральный государственный электронный архив Украины
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
• Портал государственных услуг РФ
• Электронное правительство Республики Казахстан
• Архивный фонд Санкт‑Петербурга
• Пенсионный фонд России – раздел «Справки о трудовом стаже»

Скачайте готовый образец заявления (PDF): obrazec_zayavleniya.pdf

Получение справки из архива о работе – процесс, который требует внимательности к деталям и правильного оформления документов. Следуйте пошаговой инструкции, используйте официальные электронные сервисы (портал Госуслуг, eGov, ЦГЭА) и заранее подготовьте все необходимые подтверждающие бумаги. В большинстве случаев услуга предоставляется бесплатно, а сроки получения справки позволяют успеть оформить её до подачи заявлений в Пенсионный фонд, МФЦ или другие инстанции.

Помните: точность указанных данных в заявлении и наличие всех подтверждающих документов ускоряют процесс и избавляют от лишних запросов в архив.