Хранение документов – один из ключевых элементов управленческого и бухгалтерского учёта. В России сроки
сохранения документов регулируются рядом нормативных актов: Федеральным законом №125‑ФЗ от  г.,
приказом Росархива от  г., а также более новыми документами – Распоряжением Правительства РФ №637‑р от 16 марта 2024 г..
Ниже представлена подробная справочная статья, в которой собраны основные правила, типовые сроки и практические рекомендации.

Основные нормативные источники

• ФЗ №125‑ФЗ «Об архивных фондах» – определяет правовые основы создания, ведения и использования архивов.
• Приказ Росархива № 2 от  г. – «Перечень типовых управленческих архивных документов» (зарегистрирован  г., № 57449). В нём указаны сроки хранения для большинства видов документов государственных органов и организаций.
• Распоряжение Правительства РФ №637‑р от  г. – регулирует хранение электронных документов, устанавливает, что срок зависит от типа и категории документа.
• Приказ Минэкономразвития № 1 от  г. – уточняет сроки хранения бухгалтерской и налоговой документации (не менее 5 лет).

Как считается срок хранения

Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершён делопроизводством (см. КонсультантПлюс, статья 21.1). Это правило применяется как к бумажным, так и к электронным документам.

Классификация сроков хранения

3.1 Временное хранение (до передачи в постоянный архив)

Согласно статье 22 ФЗ «Об архивных фондах», документы находятся в временном хранении в течение:

• от 1 года до 3 лет после завершения их обработки, если они не относятся к документам длительного срока хранения;
• до 10 лет – для большинства управленческих и бухгалтерских документов, которые могут оставаться в подразделении организации.

3.2 Длительное (постоянное) хранение

Документы, отнесённые к категории «длительного срока хранения», передаются в государственный архив и хранятся в течение:

3.3 Специальные случаи

• Документы до ликвидации организации – хранятся до момента ликвидации, после чего проходят экспертизу ценности (см. Делис Архив).
• Электронные документы – срок определяется типом документа (см. Распоряжение №637‑р). Например, электронные бухгалтерские записи хранятся 5 лет, а электронные кадры – 50–75 лет.
• Документы, связанные с оборотом лицензий и сертификатов – 10 лет после окончания действия лицензии.

Порядок передачи документов в государственный архив

1. Экспертиза ценности – проводится архивным экспертом, который определяет, относится ли документ к категории «длительного хранения»;
2. Составление акта передачи – в акте указываются наименования, количество, срок хранения и состояние документов.
3. Транспортировка – документы перевозятся в архивные хранилища в соответствии с требованиями ФЗ №125‑ФЗ (контроль температуры, влажности, защита от огня).
4. Регистрация в архивном фонде – после приёма документы получают уникальный архивный номер и вносятся в реестр.

Практические рекомендации для организаций

5.1 Создание внутренней политики документооборота

• Разработать регламент, в котором указаны сроки хранения для всех типов документов, опираясь на Перечень типовых управленческих архивных документов (2020).
• Назначить ответственного за контроль сроков (обычно – главный бухгалтер или специалист по архивному делу).
• Внедрить автоматизированную систему учёта сроков (например, 1С:Документооборот, Контура).

5.2 Учет электронных и бумажных форм

Согласно Распоряжению №637‑р, электронные документы могут храниться в цифровом виде без обязательного их печатного дублирования, однако необходимо обеспечить:

• Подлинность (цифровая подпись, контроль целостности).
• Доступность (регулярные резервные копии, хранение в сертифицированных дата‑центрах).
• Соблюдение сроков, указанных в типовых перечнях (например, 5 лет для налоговых электронных записей).

5.3 Уничтожение просроченных документов

После истечения установленного срока документы подлежат уничтожению в соответствии с пунктом 47 Правил архивного хранения (не позже 3 лет после окончания срока). Уничтожение должно проводиться под контролем:

• Нотариуса или уполномоченного представителя архива.
• С оформлением акта об уничтожении, где указываются тип, количество и способ уничтожения (шрединг, сжигание).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у бухгалтерской отчётности?

С 2021 года – минимум 5 лет (налоговый учёт) и 10 лет (внутренний бухгалтерский учёт). Считается с 1 января года, следующего за годом завершения отчётного периода.

Нужно ли хранить копии договоров аренды после их окончания?

Да, договоры аренды относятся к недвижимости и хранятся 50 лет после окончания их действия.

Можно ли хранить кадровые документы в электронном виде?

Да, при соблюдении требований к цифровой подписи и резервному копированию. Срок хранения – 50–75 лет в зависимости от завершённости делопроизводства.

Что делать, если срок хранения истёк, но документ имеет историческую ценность?

Необходимо провести экспертизу ценности. При положительном решении документ переводится в постоянный архивный фонд и хранится бессрочно.

Сроки хранения документов в архивах РФ варьируются от 3 лет (видеофайлы) до 75 лет (кадровые документы) и даже бессрочно (документы исторической ценности). Ключевыми нормативными актами являются ФЗ №125‑ФЗ, Приказ Росархива от  г. и Распоряжение Правительства РФ №637‑р от  г. Для корректного соблюдения требований организации должны вести чёткую политику документооборота, использовать автоматизированные системы учёта сроков и своевременно передавать документы в государственный архив или уничтожать их после истечения срока.

Дата актуализации: . Информация взята из открытых источников, включая официальные нормативные акты и публикации компаний‑архивистов.