Архивная справка – официальный документ, составляемый архивом на его бланке и содержащий сведения о запрашиваемом предмете (документе, деле, событии). Справка имеет юридическую силу, указывает архивные шифры, номера листов и, при необходимости, выдержки из оригинальных документов.

Правовое основание

Оформление и выдача архивных справок регулируются следующими нормативными актами:

• Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Федеральный закон «Об архивных документах» от № 125‑ФЗ;
• ГОСТ 7.32‑2017 «Справка архивная. Общие требования к оформлению».

Для чего нужна архивная справка?

Справка используется в самых разных ситуациях:

1. Подтверждение трудового стажа (для назначения пенсии, льгот и пр.);
2. Получение копий или выписок из исторических документов для научных исследований;
3. Судебные и административные разбирательства (доказательство фактов из архивных источников);
4. Оформление наследства, подтверждение прав собственности и др.

Виды архивных документов, выдаваемых по запросу

Структура архивной справки

Согласно ГОСТ 7.32‑2017, справка должна включать следующие реквизиты:

• Шапка архива – название архива, его реквизиты (адрес, телефон, ИНН).
• Номер справки и дата составления.
• Наименование запрашиваемого лица/организации (кто делает запрос).
• Основание запроса – закон, приказ, договор и т.п.
• Содержание справки – перечень единиц хранения, их шифры, номера листов, даты создания, краткое содержание.
• Выдержки из документов (при необходимости) – в кавычках.
• Подпись и печать ответственного лица архива.

Образец заполнения архивной справки (форма № 9)

Архивная справка № ___ от __.__.____

Наименование архива: Государственный архив г. Новосибирска
Адрес: ул. Жуковского, 105/2, г. Новосибирск, 630082
Телефон: (383) -23‑45‑67
Электронная почта: info@novarchive.ru

Запрос сделал(а): Иванов Иван Иванович,
проживающий по адресу: ул. Ленина, д; 12, кв. 34, г. Новосибирск,
паспорт: 45 01 123456, выдан г.

Основание запроса: статья 5 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивных документах».

Предмет запроса: сведения о трудовом стаже в организации «Новосибирский завод электроники» за 1995‑2005 гг.

Содержание справки:
Дело № А‑12345 «Трудовые книжки сотрудников завода», 1995‑2005 гг.
 ‒ Шифр: А‑12345/01
 — Единица хранения: опись № 12, листы 1‑45
 ‒ Краткое содержание: сведения о приёме, переводе, увольнении, начислении заработной платы.
Дело № А‑12346 «Ведомости начисления заработной платы», 1995‑2005 гг.
 — Шифр: А‑12346/02
 — Единица хранения: опись № 13, листы 1‑78
 — Краткое содержание: расчёт заработной платы, надбавки, удержания.

Выдержки из документов:
«Сотрудник Иванов И.И. принят на работу г. в должность инженер‑технолог. Стаж работы в организации – 10 лет 3 месяца.»
Срок исполнения запроса: 30 календарных дней с даты получения заявления.

Ответственный за выдачу: Петрова Мария Сергеевна, к.т.н.
Подпись: ______________________
Печать

Как правильно оформить запрос

Для получения архивной справки необходимо подготовить:

1. Заявление (образец выше) – печатными буквами, без ошибок.
2. Копию паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
3. Документ, подтверждающий законное основание (например, справка с места работы, судебный приказ).
4. Оплату государственной пошлины (если она предусмотрена).

Заявление подаётся в архив лично, по почте с описью вложения или через электронный портал (если архив поддерживает e‑services).

Сроки и стоимость

• Стандартный срок исполнения – 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.
• В случае срочного запроса (до 10 дней) может взиматься дополнительная плата, о чём архив информирует заявителя.
• Стоимость справки зависит от объёма запрашиваемой информации и формы выдачи (справка, выписка, копия).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить справку онлайн?

Многие региональные архивы (например, Государственный архив г. Новосибирска) предоставляют электронную форму заявки и высылают готовую справку в PDF‑формате с цифровой подписью.

Что делать, если в справке указаны неверные шифры?

Необходимо написать запрос‑корректировку в течение 10 дней с момента получения справки, приложив оригинал справки и обоснование ошибки.

Можно ли получить справку без указания конкретных шифров?

Да, если запрос формулируется общим образом (например, «информация о деятельности организации в 1990‑2000 гг.»). Архив в этом случае указывает все релевантные шифры в справке.

Где получить архивную справку?

Справку можно получить в любом государственном, муниципальном или научном архиве, где находятся нужные документы. Ниже приведён список крупнейших архивов России, принимающих запросы онлайн:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);
• Государственный архив г. Москвы;
• Государственный архив г. Санкт‑Петербурга;
• Региональные архивы субъектов РФ (например, Архив г. Новосибирска).

Практические рекомендации

• Тщательно проверяйте реквизиты – неверный шифр может привести к отказу в выдаче.
• Указывайте конкретный период и вид документа (справка, выписка, копия).
• Сохраняйте копию заявления и всех приложений – они могут понадобиться при последующих запросах.
• Если запрос делается от имени организации, приложите доверенность от руководителя.
• При необходимости уточняйте формат выдачи (PDF, бумажный оригинал, фотокопия).

Скачать готовый шаблон

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон архивной справки в формате DOCX или PDF.

Статья составлена на основе действующего законодательства РФ, приказов Росархива и практических рекомендаций архивных специалистов. Дата актуализации: .