Архивная справка — это официальный документ, выдаваемый архивным учреждением или организацией, хранящей архивные фонды, для подтверждения юридически значимых фактов (трудовой стаж, заработная плата, награждения, место жительства и т.д.). В данной статье подробно разбираются виды архивных справок, единые формы, правила оформления и приводятся актуальные образцы для различных жизненных ситуаций.
Основные виды архивных документов, выдаваемых гражданам
Согласно архивному законодательству и типовым регламентам, архивные органы выдают три основных вида документов. Важно различать их, так как у каждого свои цели и формы:
- Архивная справка — документ, содержащий сведения из архивных документов, излагаемые в хронологической последовательности событий (не самих документов). Подтверждает факты: трудовой стаж, зарплата, награждение медалями/знаками, место жительства и т.д.
- Архивная выписка — дословное воспроизведение текста архивного документа (или его части) с указанием реквизитов этого документа. Выписки из документов заключаются в кавычки.
- Архивная копия — полное воспроизведение архивного документа (фотокопия, скан, ксерокопия), заверенная архивом.
Нормативная база и утвержденные формы
Оформление архивных справок регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22, 41).
- Приказом Росархива (Роскомиархива) от № 76 «Об утверждении форм архивных справок, выписок и копий» (с изменениями).
- Локальными нормативными актами конкретной организации-хранителя (администрации, завода, учебного заведения), если архив находится на балансе ведомства.
Важно: В интернете часто встречаются ссылки на «Форму № 9» или «Приложение № 13 / № 42» к методическим рекомендациям. На практике большинство организаций используют унифицированный бланк архивной справки, утвержденный приказом Росархива № 76, на бланке своей организации с указанием ОГРН, ИНН, адреса и контактов.
Структура и обязательные реквизиты архивной справки
Любая архивная справка, независимо от цели (Пенсионный фонд, суд, банк, нотариус), должна содержать следующие реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Приказу № 76):
| Реквизит | Описание и правила заполнения |
|---|---|
| Наименование организации | Полное официальное название органа, выдающего справку (например, «Управление архивного дела Администрации г. Москвы» или ООО «Завод «Металлист»). |
| Название документа | Крупно по центру: АРХИВНАЯ СПРАВКА. |
| Дата составления | День, месяц, год (например, г.). |
| Регистрационный номер | Номер по журналу учета исходящих архивных справок (например, № 04-5/173). |
| Кому выдана (ФИО, адрес) | Полные паспортные данные гражданина или наименование организации-заявителя. Адрес регистрации/проживания. |
| Основание для выдачи | Номер и дата письменного заявления гражданина, запроса суда, нотариуса, ПФР/СФР. |
| Текст справки (содержание) | Перечень единиц хранения (дело, опись, номер дела, даты), из которых извлечены сведения. Сведения излагаются в хронологической последовательности событий. Выдержки из документов берутся в кавычки. |
| Подпись руководителя | Должность, подпись, расшифровка подписи, печать организации (если предусмотрена уставом). |
| Подпись составителя | Должность архивиста/специалиста, подпись, расшифровка, телефон для справок. |
| МП (Место печати) | Ставится над подписью руководителя, если организация использует печать. |
Образец заполнения архивной справки (Универсальный шаблон)
Ниже приведен типовой образец, адаптированный под требования Приказа Росархива № 76. Этот бланк подходит для подтверждения трудового стажа, заработной платы, награждений и иных фактов.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА [НАСЕЛЕННЫЙ ПУНКТ]
УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА
(НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ-ХРАНИТЕЛЯ)
г. [Город] «___» _____________ 202_ г.
№ ____-__/___
АРХИВНАЯ СПРАВКА
Выдана [Фамилия Имя Отчество полностью],
прописавшему(ей)ся по адресу: [Полный адрес регистрации],
паспорт: серия ___ № _______, выдан _______________ «___» ________ 20__ г.,
на основании заявления от «___» _____________ 202_ г. № _____.
В соответствии с документами, хранящимися в архиве [Наименование организации/архива], фонд № ___, опись № ___, дела № ___, составляемые за ________ г.г., установлено следующее:
О трудовой деятельности (пример):
«___» ________ 20__ г. [ФИО] принят(а) на работу в [Наименование организации] на должность [Должность] (приказ № ___ от «___» ________ 20__ г.).
«___» ________ 20__ г. переведен(а) на должность [Должность] (приказ № ___).
«___» ________ 20__ г. уволен(а) по собственному желанию (приказ № ___).
Общий непрерывный стаж работы в данной организации составил: ___ лет ___ месяцев ___ дней.
О заработной плате (пример для расчета пенсии):
За период с «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г. [ФИО] заработал(а) общую сумму: _______________ рублей (_______________ рублей).
Годовые суммы заработка:
20__ г. — _______ руб.
20__ г., _______ руб.
О награждении (пример):
По приказу № ___ от «___» ________ 20__ г. [ФИО] награжден(а) медалью «Ветеран труда» (знаком «Жителю блокадного Ленинграда») за ________________________.
Настоящая справка выдана для предъявления в [Куда предъявляется: Пенсионный фонд, Суд, Нотариус, Банк и т.д.].
РУКОВОДИТЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ / НАЧАЛЬНИК АРХИВА
____________________ / [Должность] /
____________________ / [Фамилия И.О.] /
М.П.
СОСТАВИЛ(А):
Архивист (специалист) ____________________ / [Фамилия И.О.] /
Тел.: +7 (___)-___-__-__
Особенности оформления для конкретных ситуаций
Справка о трудовом стаже и заработной плате (для СФР/ПФР)
Это самый частый запрос. Ключевые нюансы:
- Указываются все периоды работы с точными датами приема и увольнения.
- Обязательно указываются основания (номера и даты приказов/распоряжений).
- Заработная плата указывается по годам (если запрос за период до 2002 г.) или за весь страховой период.
- Если организация ликвидирована, справку выдает правопреемник или архив, куда переданы дела (обычно городской/районный архив).
Справка о подтверждении награждения (Медаль «Ветеран труда», Знак «Жителю блокадного Ленинграда» и др.)
В тексте справки обязательно цитируется документ-основание:
«Наградить [ФИО] медалью „Ветеран труда“ за долгий беспорокный труд в связи с 60-летием Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. (Приказ министра/руководителя № ___ от «___» ________ г.)»
Также указывается, получено ли награждение в руки (по росписи в списке награждаемых).
Архивная выписка vs Архивная справка: в чем разница на практике
Часто гражданам отказывают, потому что принесли не тот документ.
- Выписка — «Приказ № 125 от г. „О приеме на работу Иванова И.И. на должность инженера…“». (Текст документа в кавычках).
Совет: Для судов и нотариусов часто требуется именно выписка (дословный текст). Для Пенсионного фонда — чаще всего справка (суммарные цифры). Уточняйте у запрашивающего органа.
Порядок получения архивной справки: пошаговая инструкция
- Определите место хранения дел. Если организация работает — обращайтесь в её архив/Кадровую службу. Если ликвидирована, в государственный архив субъекта РФ (областной, краевой, городской) или ведомственный архив.
- Подготовьте пакет документов. Обычно требуется:
- Паспорт гражданина (оригинал).
- Заявление установленного образца (на имя руководителя архива/организации).
- Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если работала под другой фамилией.
- Доверенность (нотариальная или простая письменная) — если оформляет представитель.
- Запрос суда/нотариуса/СФР, если справка запрашивается официальным органом.
- Подача обращения. Лично, по почте (ценным письмом с вложением), через Госуслуги (если подключена услуга «Выдача архивных справок, копий, выписок»), через МФЦ.
- Сроки изготовления. По закону (ст. 41 Закона № 125-ФЗ), не более 30 дней со дня поступления запроса. На практике часто делают за 3–10 рабочих дней.
- Получение результата. Лично по паспорту/доверенности, почтой (ЕМС/ценное письмо), в личном кабинете Госуслуг (электронный вариант с ЭЦП).
Типовые ошибки при заполнении бланка (Чек-лист перед печатью)
- Отсутствие номера и даты исходящего документа (журнал учета обязателен).
- Нарушение хронологии событий. Сведения должны идти по времени жизни человека, а не по номерам дел.
- Отсутствие ссылок на единицы хранения. Обязательно: Ф. ___ Оп. ___ Д. ___ Л. ___ (Фонд, Опись, Дело, Лист).
- Выдержки без кавычек. Любой дословный текст из приказа/договора — только в кавычках.
- Подпись не уполномоченного лица. Подписывает только руководитель организации или уполномоченное лицо (по доверенности/приказу).
- Исправления и зачистки. В архивных документах они недопустимы. При ошибке — перепечатывать бланк.
Электронный вид архивной справки
С 2020–2021 гг. активно внедряется выдача архивных справок в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) архивиста/руководителя.
- Имеют такую же юридическую силу, как бумажные (ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
- Принимаются СФР, налоговой, судами, банками через системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или личные кабинеты.
- На бланке электронной справки указывается: «Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Проверка подлинности: [ссылка/QR-код]».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли платить за архивную справку?
- Для граждан — бесплатно (ст. 41 Закона № 125-ФЗ). Платными могут быть только услуги по доставке (почта, курьер) или изготовление заверенных копий в большом количестве экземпляров для коммерческих организаций.
- Что делать, если архив организации не находится?
- Обратитесь в Государственный архив субъекта РФ (областной/краевой/городской) по месту нахождения бывшей организации. Там есть справочники по фондам ликвидированных предприятий. Также можно проверить реестр архивных фондов на сайте Росархива.
- Можно ли получить справку на другое лицо?
- Да, только по нотариальной доверенности (или доверенности, заверенной руководителем организации, в которой работает представитель) с указанием полномочий на получение архивных документов.
- Сколько времени хранится архивная справка в делах организации?
- Копия выданной справки (или регистрационный журнал) хранится в архиве организации постоянно (как документ архивного дела учета выдач). Сама справка у гражданина хранится бессрочно.
Грамотно оформленная архивная справка, это гарантия того, что ваши права на пенсию, льготы, наследство или восстановление в правах будут подтверждены без лишних бюрократических преград. Используйте приведенный выше образец бланка как основу, строго соблюдайте реквизиты Приказа Росархива № 76 и требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Рекомендация: Перед визитом в архив заранее позвоните по телефону, указанному на сайте организации, уточните список необходимых документов для вашего конкретного случая и сроки готовности. Это сэкономит ваше время и исключит повторные визиты.
Данная статья носит информационный характер. Тексты нормативных правовых актов (Приказ Росархива № 76, Закон № 125-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97-2016) имеют высшую юридическую силу. При оформлении документов для судов, нотариусов или СФР рекомендуется проконсультироваться со специалистом архива-хранителя.