Архивно‑информационный отдел (далее – АИО) является крупнейшим хранилищем вторых экземпляров записей актов гражданского состояния (рождения, смерти, браки, разводы, установление отцовства, усыновление, перемена имени) в Москве. Его работа обеспечивает доступ граждан, организаций и государственных органов к историческим и актуальным сведениям о жителях столицы.

История создания и правовая база

• 1995 г. – утверждена концепция информатизации архивных учреждений Росархивом, в рамках которой в Москве создаётся объединённый архив ЗАГС.
• 2000‑е годы – расширение фонда за счёт обязательного бесплатного экземпляра всех актов, подаваемых в органы ЗАГС.
• 2020‑е годы – цифровизация более 25 млн записей, внедрение электронных запросов и онлайн‑служб.

Деятельность АИО регулируется Федеральным законом «Об архивных делах», а также нормативными актами Министерства культуры РФ и Росархива.

Структура и объёмы фонда

В фондах АИО насчитывается более 110 тысяч единиц хранения, включающих:

1. Фонды актов о рождении – более 8 млн записей.
2. Фонды актов о смерти – более 7 млн записей.
3. Фонды брачных и разводных актов – более 6 млн записей.
4. Фонды установления отцовства, усыновления, перемены имени – более 4 млн записей.

Все документы структурированы по схеме: фонд → опись → дело. Это упрощает поиск и выдачу нужных сведений.

Основные задачи и функции АИО

• Хранение и сохранение оригиналов и копий актов в соответствии с требованиями ГОСТ и законодательства РФ.
• Информирование граждан о возможности получения архивных справок, выписок и информационных писем.
• Разработка и внедрение единых принципов информатизации архивного дела, включая электронные реестры и системы доступа.
• Поддержка государственных и муниципальных архивов в вопросах актуализации паспортов объектов учёта информационных систем.
• Исследовательская работа – предоставление материалов для историков, журналистов и правоведов (пример – более 25 тыс. документов, изученных журналистом для публикации о советских военнослужащих за рубежом).

Как получить информацию из архива

Подача запроса

Запросы могут быть оформлены в двух формах:

1. Онлайн‑запрос через официальный портал Государственного архива РФ. Требуется указать ФИО, дату и место события, а также цель запроса.
2. Личный визит в отдел (только по записи). Записаться можно по телефону +7 (495) -77‑77‑77 или через форму обратной связи на сайте.

Какие документы могут быть выданы

• Архивная справка (подтверждение факта регистрации).
• Архивная выписка (полный текст акта).
• Копия (нотариально заверенная).
• Информационное письмо (подтверждение наличия/отсутствия записей).

Сроки и стоимость

Стандартный срок выполнения запроса – до 30 календарных дней. Стоимость услуг регулируется тарифами Федерального агентства по архивному делу и обычно составляет от 500 до 1500 рублей за документ, в зависимости от объёма и формы выдачи.

Особенности работы с историческими материалами

Отдел хранит уникальные сведения о советских военнослужащих, которые после Второй мировой войны оказались в разных странах мира, вступали в браки, становились родителями и вели обычную жизнь. Эти данные часто используются в:

• Генеалогических исследованиях.
• Подготовке документальных фильмов и книг.
• Судебных разбирательствах (установление отцовства, наследственных прав).

Для доступа к таким материалам требуется предоставить социально‑правовой запрос и, в некоторых случаях, согласие родственников.

Техническая инфраструктура

АИО использует современные системы управления архивными фондами (ЭРА‑Система, АРХИВ‑ЭКСПО) и поддерживает:

• Электронный каталог более 25 млн записей.
• Сканированные копии в формате PDF/A (высокое качество, юридическая сила).
• Систему контроля доступа (RBAC) для защиты персональных данных.

Контактная информация

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Полная цифровизация всех физических записей и их размещение в открытом реестре.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания и классификации документов.
3. Расширение международного сотрудничества (обмен данными о гражданах, переехавших за границу).
4. Создание мобильного приложения для подачи запросов и получения уведомлений о статусе их выполнения.

Архивно‑информационный отдел ЗАГС Москвы – это не просто хранилище бумажных актов, а живой ресурс, позволяющий восстановить личную историю, решить юридические вопросы и исследовать важные эпизоды отечественной истории. Благодаря профессиональному подходу, современным технологиям и открытой политике взаимодействия с гражданами, АИО остаётся ключевым звеном в системе архивного дела России.

Помните: запросы принимаются только по предварительной записи, поэтому планируйте визит заранее.