Архивный информационный отдел (АИО) Управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) г. Москвы – это центральное хранилище и информационный центр, где сосредоточены вторые экземпляры всех актов гражданского состояния, оформленных органами ЗАГС столицы. Ниже представлен подробный обзор его истории, структуры, функций, порядка работы и услуг для граждан.

Историческая справка

История АИО тесно связана с созданием советской системы ЗАГС. В 1917 году вышел Декрет о гражданском браке, о детях и ведении книг актов состояния, который положил начало государственной регистрации рождений, браков и смертей. Первые отделения ЗАГС открылись в Москве и Петрограде, а уже в 1920‑х годах началось формирование центрального архива для хранения дубликатов записей.

С тех пор архивно‑информационный отдел прошёл несколько этапов реорганизации:

• 1930‑е гг. – создание объединённого архива ЗАГС Москвы;
• 1960‑е гг. – перевод части фондов на микрофильмы и магнитные носители;
• 1990‑е гг. – автоматизация каталогов и внедрение электронной базы данных;
• 2000‑е гг. – открытие доступа к справкам через онлайн‑сервисы;
• 2022 г. – введение обязательной предварительной записи на личный приём.

Местонахождение и контактная информация

Основное расположение архивно‑информационного отдела:

Кроме главного офиса функционируют два филиала в административных округах города, обеспечивающих более удобный доступ для жителей отдалённых районов.

Структурные подразделения и функции

Архивно‑информационный отдел входит в состав Управления ЗАГС Москвы и выполняет следующие ключевые задачи:

Хранение документов

• Вторые экземпляры записей актов о рождении, смерти, браке, расторжении брака;
• Документы об установлении отцовства, усыновлении, перемене имени;
• Акты, составленные консульскими учреждениями СССР и современными дипломатическими представительствами;
• Архивные фонды, относящиеся к историческим периодам (до 1917 г., советский период, постсоветский период).

Информационное обслуживание

• Выдача справок и выписок из актов гражданского состояния (в т.ч. с апостилем);
• Подготовка копий документов для судов, нотариусов, миграционных служб;
• Консультирование граждан по вопросам восстановления утерянных записей;
• Ведение электронного каталога и обеспечение удалённого доступа к базе данных.

Апостилирование и легализация

С 2021 года АИО является уполномоченным органом для проставления апостиля на документы, выданные всеми московскими ЗАГСАми. Процедура включает:

1. Проверку подлинности справки;
2. Нанесение апостильного штампа в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 года;
3. Возврат документа заявителю в течение установленного срока.

Средний срок оформления апостиля – одна неделя (в связи с увеличением объёма запросов срок может увеличиваться).

Как получить справку или apostille

Процедура получения документов в Архивно‑информационном отделе регламентирована внутренними приказами Управления ЗАГС и включает следующие шаги:

1. Предварительная запись – обязательна с 21 марта 2022 года. Запись производится по телефону или через онлайн‑форму на официальном сайте.
2. Подготовка необходимых документов – паспорт заявителя, заявление на выдачу справки (или на апостилирование), доверенность (если документ запрашивается представителем).
3. Личный приём – в назначенное время заявитель подаёт документы в окно приёма, получает квитанцию об приёме.
4. Оплата государственной пошлины – размер пошлины зависит от вида документа (справка, выписка, апостиль) и оплачивается в кассе отдела или через онлайн‑платеж;
5. Получение готового документа – справка выдаётся в течение 1‑3 рабочих дней, апостиль – в среднем за 7 дней.

Для удобства граждан на сайте размещён электронный сервис подачи заявки, который позволяет загрузить сканы документов, оплатить пошлину онлайн и отслеживать статус заявки в личном кабинете.

Режим работы и контакты

Приём ведётся исключительно по предварительной записи. В случае срочной необходимости (например, для оформления визы) можно обратиться в службу экстренного обслуживания по телефону +7 (495) -87‑65‑43 (работает круглосуточно).

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Архивно‑информационного отдела ЗАГС Москвы
• Портал госуслуг – запись на приём и получение справок
• Министерство иностранных дел РФ – информация об апостиле
• Федеральный архивный портал – общероссийские нормативные акты по хранению документов

Архивный информационный отдел управления ЗАГС города Москвы является важнейшим звеном в системе государственной регистрации актов гражданского состояния. Его функции охватывают не только хранение и выдачу документов, но и обеспечение их международного признания через апостилирование, а также предоставление современных электронных сервисов для удобства граждан. Благодаря строгому соблюдению процедур предварительной записи и прозрачной работе с заявителями, отдел эффективно справляется с растущим объёмом запросов, сохраняя при этом высокий уровень качества и надежности предоставляемых услуг.

Если вам необходима справка о рождении, браке, смерти или любой другой акт гражданского состояния, а также требуется её апостилирование – обращайтесь в Архивно‑информационный отдел Управления ЗАГС г. Москвы по указанным выше контактам. Мы готовы помочь вам быстро и профессионально.