Архивное дело и документационное обеспечение управления играют ключевую роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечении правовых гарантий граждан и эффективной работе государственных органов. В Актюбинской области эти функции концентрируются в ведении специализированного государственного учреждения.

Основной оператор: Государственное учреждение «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области»

Центральным звением системы управления архивами и документацией в регионе является Государственное учреждение «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области» (далее, Управление).

Реквизиты и юридический статус

• БИН (Бизнес-идентификационный номер): 131240023232
• ОКЭД (Общереспубликанский классификатор видов экономической деятельности): 84113, «Деятельность местных органов управления»
• Юридический адрес: 030010, Актюбинская область, г. Актобе, район Астана, проспект [название проспекта уточняется по актуальным данным]
• Статус: Государственный орган Республики Казахстан, осуществляющий руководство в сферах культуры, архивного дела и документационного обеспечения управления.

Управление является правопреемником и координирующим центром для всей архивной сети области, обеспечивая реализацию государственной политики в данной сфере.

Главный хранилище региона: Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Актюбинской области»

Непосредственное хранение, учет и использование архивных фондов осуществляется структурным подразделением, КГУ «Государственный архив Актюбинской области» ГУ «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области».

История и регистрация

Архив зарегистрирован как юридическое лицо 14 июня 2006 года. За годы работы он стал основным центром документации истории региона.

Научно-справочный аппарат (Путеводители)

Для обеспечения доступа к фондам архив издал два фундаментальных путеводителя:

1. Первый путеводитель — 1991 год.
2. Второй путеводитель, 2005 год.

На сегодняшний день имеющиеся в архиве фонды в целом соответствуют структуре, представленной в этих изданиях, что свидетельствует о системности формирования архивных массивов.

Фондообразование и сбор документов

Архив ведет системную работу по пополнению фондов. Основные направления сбора:

• Документы о значимых событиях и периодах развития Актюбинской области.
• Материалы об истории и культуре края.
• Документация о памятниках истории и культуры региона.
• Прием дел от органов местного управления, организаций и предприятий области (в порядке, установленном законодательством РК);

Территориальная структура: Районные архивы

Система архивов области включает также районные (городские) архивы, которые обеспечивают хранение документов местного значения. Примером служит Государственный архив Хромтауского района.

Реквизиты архива Хромтауского района:

• Адрес: Республика Казахстан, Актюбинская область, г. Хромтау, переулок Молдагуловой, д. 7.
• Телефон: 8-713-36-2-17-89

Подобные структурные подразделения функционируют в других районах и городах области, формируя единую сетевую инфраструктуру.

Современные этапы развития: Научно-методическая работа и качество услуг

Актуальным направлением деятельности Управления и Госархива является повышение качества архивных услуг и внедрение современных технологий.

Значимым событием стало проведение 9 апреля 2026 года в Государственном архиве Актюбинской области областного научно-практического семинара. Ключевые темы обсуждения:

• Подведение итогов работы за 2025 год (план «Архив-2025»).
• Анализ качества оказываемых архивных услуг (доступность, сроки выдачи, перевод на электронный вид).
• Определение перспектив развития: оцифровка фондов, создание электронных баз данных, внедрение АИС «Архив» и интеграция с порталом «э-Гов».
• Обмен опытом между районными архивами и центральным хранилищем.

Основные функции Управления в сфере документационного обеспечения

Помимо архивного дела, ГУ «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области» осуществляет полномочия по документационному обеспечению управления (ДОУ) на уровне области:

• Методологическое руководство работой с документами в органах управления области (акты акimatа, департаментов, районных администраций).
• Контроль за соблюдением сроков хранения, учета и уничтожения документов в ведомствах (деловодство).
• Организация перевода дел в архив по истечении сроков хранения в ведомствах-образователях.
• Развитие электронного документооборота (ЭДО) в системе госуправления региона.

Доступ к услугам и контакты

Гражданам и организациям доступны следующие виды архивных услуг:

• Выдача архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях, репрессиях и т.д.).
• Предоставление копий документов (бумажных и электронных).
• Научно-справочная помощь по тематическим запросам.
• Пользование читальным залом Государственного архива области (г. Актобе).

Важно: Для получения точного адреса Читального зала Госархива Актюбинской области в г. Актобе, режима работы и возможности онлайн-заказа справок (через портал egov.kz или официальный сайт Управления) рекомендуется использовать актуальные карты (2GIS, Яндекс.Карты, Google Maps) или обратиться по контактным телефонам Управления.

Система управления архивом и документацией Актюбинской области представляет собой иерархическую структуру, возглавляемую Государственным учреждением «Управление культуры, архивов и документации». Ключевыми приоритетами на текущем этапе (по итогам 2025–2026 гг.) являются:

1. Цифровая трансформация: массовая оцифровка уникальных фондов для удаленного доступа.
2. Повышение качества сервиса: сокращение сроков выдачи справок, перевод услуг в формат «онлайн».
3. Сохранение документов современности: контроль за формированием дел в актуальных органах власти и организациях.
4. Научно-методическая поддержка: регулярные семинары и обучение кадров для районных архивов.

Данная система обеспечивает не только сохранение документального наследия Актюбинского региона для будущих поколений, но и защиту правовых интересов граждан и организаций здесь и сейчас.

Статья подготовлена на основе открытых данных реестров РК (БИН 131240023232) и информации о мероприятиях Государственного архива Актюбинской области (семинар от ). Актуальность данных: .