Дата актуализации: 11 июля 2026 г.

Нормативно‑правовая база

Деятельность архивов государственных органов и иных организаций регулируется совокупностью федеральных и региональных актов. Ключевые документы:

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993 г.) – определяют принципы формирования, хранения и использования архивных фондов.
2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.) – фиксирует структуру фонда, порядок его пополнения и требования к учету.
3. Положение о Федеральной архивной службе России (1998 г.) – регулирует деятельность центрального архивного органа и его взаимодействие с региональными структурами.
4. Указ Президента РФ от № 763 (п. 12) – устанавливает сроки вступления в силу нормативных актов, в т.ч. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
5. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены 17 сентября 2023 г.) – основной документ, регламентирующий работу архивов в государственных и муниципальных органах, а также в иных организациях.
6. Региональные нормативные акты субъектов РФ, адаптирующие федеральные требования к местным условиям.

Все перечисленные документы образуют единую правовую основу, обязательную для исполнения всеми организациями, создающими архивы.

Обязанность создания архивов

Государственные органы, органы местного самоуправления и организации, в т.ч. коммерческие, обязаны:

• создавать архивы (структурные подразделения или службы делопроизводства) для временного и постоянного хранения документов, отнесённых к государственной собственности;
• оформлять паспорт организации‑архива (п. 3.12 Правил‑2015) – документ, содержащий сведения о структуре, объёме и особенностях хранения архивных материалов;
• вести учёт всех поступающих и выбывающих архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда РФ (утверждён 1997 г.).

Классификация архивных документов

Документы делятся по нескольким признакам:

3.1 По субъекту создания

• документы государственных органов;
• документы органов местного самоуправления;
• документы негосударственных организаций и физических лиц (при передаче в государственный архив).

3.2 По содержанию

• управленческие (приказные, протокольные, отчётные);
• документы по личному составу (служебные листы, кадровые карточки);
• документы личного происхождения (паспорта, свидетельства о рождении);
• технические, финансовые, юридические, научные и др.

3.3 По сроку хранения

Процедуры работы с архивом

4.1 Комплектование архива

Комплектование – процесс формирования архивного фонда из документов, поступающих от подразделений организации.

• Определение категории и срока хранения каждого документа;
• Оформление паспорта архивного фонда (описание содержания, объёма, условий хранения);
• Регистрация в журнале учёта архивных документов (номер, дата поступления, место хранения).

4.2 Учёт и контроль

Для обеспечения сохранности и доступности документов применяется:

• Электронные системы учёта (например, «Электронный архивный регистр»);
• Периодические инвентаризации (не реже одного раза в 5 лет);
• Контроль доступа – только уполномоченные лица могут просматривать или извлекать документы.

4.3 Хранение

Требования к физическому хранению:

• Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %;
• Защита от прямого солнечного света, пыли, влаги и механических повреждений;
• Использование архивных коробок, папок и файлов, соответствующих ГОСТ 7.12‑93.

Для электронных архивов обязательны:

• Регулярные резервные копии (не реже одного раза в месяц);
• Шифрование конфиденциальных данных;
• Соблюдение требований к информационной безопасности (ФЗ 152 «О персональных данных»).

4.4 Использование и выдача документов

Запросы на предоставление архивных материалов оформляются в виде:

• Письменного заявления (для физических лиц и юридических компаний);
• Электронного запроса через портал государственных услуг.

При выдаче архивных документов обязаны:

• Проверить полномочия заявителя;
• Составить акт выдачи (указывая перечень, состояние и цель использования);
• Обеспечить возврат в установленный срок (обычно 30 дней).

4.5 Перевод документов в постоянный архив

По истечении установленного срока временного хранения документы подлежат:

• Экспертной оценке (определение исторической, правовой и информационной ценности);
• Переписке в постоянный архив или уничтожению (если ценность отсутствует и нет оснований для сохранения).

Ответственность за нарушение правил

Нарушения могут повлечь за собой административную и уголовную ответственность:

• Не создание архива – штраф для юридических лиц до 5 млн руб.;
• Неправильное комплектование или учёт – штраф от 10 000 до 500 000 руб.;
• Уничтожение или утрата архивных документов без надлежащего основания – административный штраф и, в тяжёлых случаях, уголовная ответственность по ст. 160 УК РФ.

Практические рекомендации для организаций

1. Разработать локальный нормативный акт (Положение об архиве организации), согласованный с региональными и федеральными требованиями.
2. Назначить ответственного за архивную работу (руководитель отдела делопроизводства или архивный специалист).
3. Внедрить электронную систему учёта, позволяющую быстро находить и контролировать документы.
4. Проводить регулярные обучения персонала по правилам работы с архивными материалами.
5. Обеспечить физическую безопасность помещения архива (контроль доступа, системы пожаротушения).
6. Своевременно передавать документы в государственный архив в случае их перехода в публичную собственность.

Соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации гарантирует сохранность исторически значимых материалов, упрощает доступ к информации для граждан и органов власти, а также защищает организации от юридических рисков. При правильном подходе архив становится не только хранилищем бумаг, но и ценным ресурсом, способствующим развитию государства, науки и культуры.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и актуальных данных по состоянию на 11 июля 2026 г.