Архивное дело — это сфера деятельности, обеспечивающая сохранность и использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации (и других стран). Понимание структуры архивов, их классификации и сущности архивного фонда необходимо не только архивистам, но и исследователям, юристам, государственным служащим и гражданам, обращающимся за справками.

Понятие архива: три аспекта термина

Слово «архив» (от греч. archē — власть, управление, дом правителя) используется в трех основных значениях, закрепленных в законодательстве (в РФ — Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):

1. Архив как организация (учреждение) — юридическое лицо (государственное, муниципальное, частное), созданное для выполнения архивных функций: приема, учета, хранения, комплектования, научной обработки и использования документов. Примеры: ГАРФ, РГАЭ, архив Министерства обороны, архив коммерческой фирмы.
2. Архив как структурное подразделение, отдел, сектор, группа архивного дела внутри организации-образователя документов (например, архив отдела кадров, архив бухгалтерии, архив управления предприятия).
3. Архив как совокупность документов (архивный фонд) — документы, образуемые в деятельности физического или юридического лица и переданные на хранение в архивную организацию или оставленные в архиве организации-образователя.

Архивный фонд: структура и характеристики

Определение

Архивный фонд — это исторически сложившаяся совокупность документов, независимо от места их хранения, носителя информации, вида и способа записи информации, образуемых государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, физическими лицами в процессе их деятельности.

Уровни организации архивного фонда

Архивный фонд имеет иерархическую структуру (сверху вниз):

• Архивный фонд РФ (страны) — совокупность всех архивных фондов, находящихся на территории страны (государственные, негосударственные, частные).
• Ведомственный архивный фонд, совокупность фондов, образуемых органами одного ведомства (например, Архивный фонд МВД, Архивный фонд Администрации Президента).
• Фонд архивной организации — совокупность всех фондов, хранящихся в конкретном архиве (например, Фонд ГАРФ).
• Фонд (как единица учета) — совокупность документов, образуемых одним образователем (организацией, учреждением, физическим лицом). Это основная единица учета и хранения в архиве. Фонд имеет свой номер (инвентарный номер фонда).
• Опись — часть фонда, документы в которой объединены по хронологическому, предметному или иному признаку и описаны в одном описи (инвентаризационной книге). Фонд может состоять из одной или нескольких описей.
• Дело, основная единица хранения и учета документов внутри описи. Совокупность документов, связанных по одному делу (производству), собранных в определенном порядке и оформленных по установленным правилам.
• Документ (лист), элементарная единица архива.

Ключевые принципы формирования фонда

• Принцип провенанции (принцип образователя): Документы разных образователей не смешиваются в один фонд. Фонд создается исключительно по документам одного образователя.
• Принцип первоорденности (respect des fonds): Сохранение внутренней структуры делопроизводства образователя (хронологии, предметной структуры), которая сложилась в процессе деятельности.

Классификация архивов (Виды архивов)

Классификация архивов многогранна. В архивной науке и законодательстве используются несколько основных оснований для типологии.

По форме собственности и ведомственной принадлежности (Основная юридическая классификация в РФ)

Согласно ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ, архивный фонд РФ делится на две большие части:

А) Государственные архивы (Федеральные, региональные, муниципальные)

Финансируются из бюджетов соответствующего уровня. Хранят документы государственных органов, органов местного самоуправления, а также документы общественного значения, переданные негосударственными организациями.

• Федеральные архивы: подведомственны Росархиву (Федеральному архивному агентству). Примеры: ГАРФ (Государственный архив Российской Федерации), РГАЭ (Российский государственный архив экономики), РГВИА (Российский государственный военно-исторический архив), РГАЛИ (Российский государственный архив литературы и искусства), АРАН (Архив Российской академии наук) и др.
• Архивы субъектов РФ (Областные, краевые, республиканские): Хранят документы органов власти региона, предприятий регионального подчинения;
• Муниципальные архивы: Документы органов местного самоуправления, городских/сельских предприятий.
• Специализированные государственные архивы: Архивы ведомств (Минобороны — ЦАМО, МВД, МИД, ФСБ, Госкорпорации «Росатом», «Роскосмос» и др.). Часто имеют режим секретности.

Б) Негосударственные архивы

Создаются юридическими и физическими лицами на основе иной формы собственности (частная, общественная, смешанная).

• Архивы коммерческих организаций: Заводов, заводов, банков, холдингов (например, архив ПАО «Газпром», архив Сбербанка). Обязаны хранить документы постоянного и длительного хранения.
• Архивы некоммерческих организаций: Фондов, ассоциаций, религиозных организаций, партий.
• Частные архивы (архивы физических лиц): Документы ученых, писателей, общественных деятелей, членов семей, хранящиеся у наследников или переданные в государственные архивы.
• Архивы международных организаций: Находящиеся на территории РФ.

По отраслевой принадлежности (Функциональная классификация)

Отражает специфику документов, хранящихся в архиве:

• Государственно-управленческие (административные): Документы органов власти и управления (указы, постановления, распоряжения, дела канцелярий).
• Специализированные (отраслевые):
  • Экономические: Промышленность, сельское хозяйство, финансы, статистика (РГАЭ, отраслевые архивы министерств).
  • Военно-исторические: Документы военного ведомства (РГВИА, ЦАМО, ЦА ВМФ).
  • Научно-технические: НИИ, КБ, проектные институты (Архив РАН, архивы Роскосмоса, Росатома).
  • Литературно-художественные: Личные фонды писателей, художников, театральные архивы (РГАЛИ).
  • Аудиовизуальные / Фото-кинофоно документы: РГАКФД (Российский государственный архив кинофотодокументов), ГАРФ (фонды радио/ТВ).
  • Медицинские / Социальные: Архивы ЗАГСов, архивы медицинских учреждений.

По составу хранящихся документов

• Фондовые архивы: Хранят документы, организованные в фонды (основной тип государственных архивов).
• Коллекционные архивы (музейные, библиотечные подходы): Хранят документы, собранные по тематическому принципу (коллекции автографов, коллекции плакатов, коллекции фотографий), а не по принципу провенанции. Часто встречаются в музеях и научных библиотеках.

По режиму доступа (Секретность)

• Открытые архивы: Документы свободно доступны для пользователей (с учетом сроков разграничения доступа к сведениям, составляющим гостайну, личную тайну и т.д.).
• Архивы с ограниченным доступом (секретные): Хранят документы, содержащие гостайну, служебную тайну, коммерческую тайну. Работа с ними требует допуска (ЦА ФСБ, архивы Минобороны, архивы спецпредприятий).

По этапу жизненного цикла документов (Архивоведческая классификация)

1. Текущие архивы (архивы организаций-образователей): Документы в процессе активного делопроизводства. Хранятся в организации-образователе (архив chancery, архив отдела кадров). Срок хранения до 10 лет (обычно).
2. Промежуточные архивы (архивы нечасто используемых документов): Документы, исключенные из делопроизводства, но срок хранения которых еще не истек (10 лет и более). Могут храниться в специализированных архивах-хранилищах или передаваться в государственные архивы.
3. Исторические (постоянные) архивы: Документы с истекшим сроком хранения (обычно более 10–15 лет), имеющие историческую, научную, культурную ценность. Подлежат передаче в государственные архивы (для госорганов) или хранению в негосударственных архивах (для коммерции) на постоянной основе.

Сравнительная таблица: Государственные vs Негосударственные архивы

Современные тенденции: Цифровые архивы и электронные фонды

На 2026 год ключевым вектором развития архивного дела является цифровая трансформация.

Электронные архивы (Электронные архивные фонды)

Совокупность электронных документов, образуемых в информационных системах организаций (СЭД — системы электронного документооборота, 1С, SAP, специализированные АСУ).

• Правовой статус: Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), приравнен к бумажному (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 125-ФЗ).
• Хранение: Требует специализированных хранилищ (ЦОД, облачные хранилища класса 3/4 по ФСТЭК) с обеспечением целостности (хеш-суммы), подлинности и доступности на протяжении всего срока хранения (до 75 лет и более).
• Архивирование «на лету»: Автоматическая выгрузка документов из СЭД в электронный архив (EA) по истечении срока действия в текущем делопроизводстве.

Цифровизация (репродукция) бумажных фондов

• Массовое сканирование фондов для удаленного доступа (порталы «Архивы России», «Память народа», «Подвиг народа», региональные порталы).
• Создание Электронных копий, имеющих юридическую силу (при соблюдении процедуры, описанной в Приказе Росархива).
• Применение OCR/HTR (распознавание печатного и рукописного текста) для полнотекстового поиска.

Технологии долгосрочного хранения (Digital Preservation)

Решение проблемы устаревания форматов файлов (PDF/A, TIFF, JPEG2000, XML), носителей и программного обеспечения. Использование стратегий миграции и эмуляции. Внедрение блокчейн для подтверждения неизменности документов (хэши в распределенном реестре).

Порядок обращения в архив: практическое руководство

1. Определите цель: Справка о стаже/зарплате (пенсионный фонд/архив организации), генеалогия (ЗАГС, госархивы), научное исследование (специализированные архивы), судебный спор (нотариус/суд запрашивает официально).
2. Найдите нужный архив:
   • Сайт Росархива (rosarchive.gov.ru) — реестр архивов, путеводители, фондовые описи.
   • Единый государственный реестр архивов.
   • Сайты региональных архивов.
3. Проверьте режим доступа: Открыт ли фонд? Есть ли ограничения (75 лет для личных дел, 30 лет для гостайны и т.д.)? Нужен ли допуск?
4. Оформите запрос:
   • Физические лица: Письменное заявление (по почте, через Госуслуги, на сайте архива, лично). Образец заявления обычно на сайте архива.
   • Юридические лица/Нотариусы/Суды: Официальный запрос на бланке с печатью/подписью руководителя.
5. Оплата услуг: Выдача справок, копий, заверенных выписок — платные услуги (кроме справок о праве на пенсию, льготы и т.д., предусмотренных законом). Тарифы устанавливаются архивом.
6. Получение результата: Лично, по почте, в электронном виде (через личный кабинет/Госуслуги).

Нормативно-правовая база (Ключевые акты РФ)

• Конституция РФ (ст. 29, 44 — право на поиск и получение информации, доступ к архивам).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Основной закон).
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Режим доступа к информации).
• Федеральный закон от № 5485-1 «О гостайне».
• Федеральный закон от № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (в части библиотечно-архивных фондов).
• Постановление Правительства РФ от № 1323 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве».
• Приказы Росархива: о типовых перечнях документов (номенклатурах), правилах составления описей, порядке цифровизации, лицензировании архивных работ.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0;8-2013 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Документы архивные. Общие требования к составлению».

Система архивов — это не «кладбище бумаг», а живой организм управления информацией, обеспечивающий преемственность поколений, законность прав граждан и возможность исторического анализа. Понимание различий между видами архивов (государственные/негосударственные, текущие/исторические), структурой архивного фонда (фонд — опись — дело) и современными технологиями электронного архивирования позволяет эффективно решать задачи поиска документов, будь то подтверждение трудового стажа, восстановление прав на недвижимость или написание научной монографии.

Главное правило: начните с определения образователя документа (кто создал документ?) и срока его хранения. Это на 90% определит, в каком архиве (текущем, промежуточном или историческом, государственном или негосударственном) нужно искать информацию.