Архивное дело в Ханты-Мансийском автономном округе, Югре представляет собой сложную иерархическую систему, обеспечивающую сохранение документального наследия региона, доступ к архивной информации для граждан и организаций, а также реализацию государственной политики в сфере архивистики. На сегодняшний день (по состоянию на ) управлением этой сферой занимается профильный орган исполнительной власти — Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.

Правовой статус и место в системе власти

Служба по делам архивов ХМАО — Югры является органом управления архивным делом в субъекте РФ. Она входит в состав системы органов исполнительной власти автономного округа и подчиняется Правительству Ханты-Мансийского автономного округа, Югры. Деятельность Службы регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», региональным законодательством и уставом самого ведомства.

• Тип организации: Орган государственной власти (орган управления).
• Регион: Ханты-Мансийский автономный округ — Югра (Уральский федеральный округ).
• Адрес: 628011, Тюменская обл., ХМАО — Югра, г. Ханты-Мансийск, ул. [уточняется на официальном сайте].
• Официальный сайт: gahmao.ru (портал Государственного архива Югры и Службы).

Структура архивной системы округа

Согласно актуальным сведениям, Архивная служба Югры представлена трехзвенной системой:

1. Орган управления: Служба по делам архивов ХМАО — Югры (методологическое руководство, контроль, лицензирование, ведение реестров).
2. Региональное казенное учреждение: КУ «Государственный архив Югры» (г. Ханты-Мансийск) — главное хранилище документов регионального значения. Создано в 2012 году.
3. Муниципальный уровень: 22 архивных отдела администраций муниципальных образований автономного округа, обеспечивающие сохранность документов местного значения и работу с обращениями граждан на местах.

КУ «Государственный архив Югры» — флагман системы

Казенное учреждение «Государственный архив Югры» является непосредственным исполнителем функций по хранению, учету, научной обработке и предоставлению архивных документов, входящих в Архивный фонд ХМАО — Югры. Архив располагает современным оборудованием для дегазации, реставрации, оцифровки и хранения документов на традиционных и электронных носителях.

Основные направления деятельности

Деятельность Службы и подведомственных учреждений охватывает широкий спектр задач, закрепленных за субъектом РФ:

Сохранение и пополнение Архивного фонда

• Прием на хранение документов от органов власти, организаций, а также от граждан (личные фонды, мемуары, фотографии, аудио/видеозаписи, личные предметы).
• Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТ и санитарным нормам (температурно-влажностной режим, пожаробезопасность).
• Реализация федеральных и региональных программ по сохранению документального наследия (в т.ч. программы оцифровки).

Информационно-справочное обслуживание граждан и организаций

Это одно из наиболее востребованных направлений. Ежегодно архивные учреждения округа исполняют более 40 тысяч запросов граждан и организаций. Основные виды запросов:

• Подтверждение стажа, заработной платы, периодов работы (пенсионное законодательство).
• Подтверждение права на жилье, наследование, реhabilitatsii.
• Генеалогические и исторические справки.
• Запросы от судов, прокуратуры, следственных органов.

Запросы можно направить через портал «Госуслуги», официальный сайт Службы/Архива, почту или лично в читальных залах.

Патриотическое воспитание и историко-просветительская работа

Активно ведется работа по популяризации архивных фондов. Яркий пример — информационный интернет-портал «Победа — одна на всех!», структурированный по темам, отражающим жизнь населения округа в военные годы. Портал позволяет увидеть степень участия и вклад жителей и предприятий ХМАО — Югры в достижение Победы.

Также проводятся акции по приему документов, воспоминаний и предметов, относящихся к истории региона (в т.ч. тематические акции, например, посвященные студенчеству, промышленности и т.д.).

Методологическое руководство и контроль

• Ведение Государственного реестра архивных фондов ХМАО — Югры.
• Лицензирование деятельности по охране архивных документов (восстановление, оцифровка, экспертиза стоимости).
• Контроль за состоянием архивного дела в подведомственных и муниципальных архивах, в архивах организаций округа.
• Организация обучения и повышения квалификации архивистов.

Цифровая трансформация и доступность услуг

Служба по делам архивов и КУ «Государственный архив Югры» активно внедряют цифровые технологии:

• Развитие электронного архива и систем электронного документооборота.
• Оцифровка фондов для удаленного доступа (проект «Цифровой архив Югры»).
• Предоставление услуг в электронном виде через ЕПГУ (Единый портал госуслуг) и региональный портал госуслуг.
• Ведение аккаунтов в социальных сетях (ВКонтакте и др.) для оперативного информирования пользователей о режиме работы, новых поступлениях и мероприятиях.

Взаимодействие с федеральным уровнем и соседними регионами

Служба по делам архивов ХМАО — Югры взаимодействует с Росархивом (Федеральным архивным агентством) по вопросам методического обеспечения, включения объектов в перечень особо ценных, участия в федеральных целевых программах. Существует тесное сотрудничество с Управлением по делам архивов Тюменской области (так как ХМАО — Югра входит в состав Тюменской области), что касается единых подходов к формированию фондов, обмена опытом и проведению совместных проверок.

Прозрачность и открытость данных

В соответствии с законодательством о предоставлении доступа к информации о деятельности государственных органов, на официальных ресурсах Службы и Архива регулярно публикуются:

• Положение о Службе и структура ведомства.
• Телефонный справочник структурных подразделений.
• Планы работы и отчеты о результатах деятельности.
• Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера руководителей.
• Информация о проводимых проверках и результатах расходования бюджетных ассигнований.
• Сведения о координационных и консультативных (совещательных) органах.

Как обратиться в архивные учреждения округа

Гражданам и организациям доступны следующие каналы обращения:

Система управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, Югры демонстрирует зрелый модель организации архивного дела, сочетающую государственное регулирование (Служба), мощный региональный научный и хранилищный центр (КУ «Государственный архив Югры») и разветвленную сеть муниципальных архивов. Ключевыми приоритетами на текущем этапе остаются: полная оцифровка фондов для обеспечения удаленного доступа, сокращение сроков исполнения запросов граждан, внедрение ИИ-технологий для распознавания рукописных текстов и дальнейшая интеграция в единое федеральное архивное информационное пространство. Благодаря координированной работе ведомства, ежегодно десятки тысяч жителей округа получают необходимые юридически значимые документы, а уникальная история Югры надежно сохраняется для будущих поколений.