Ханты-Мансийский автономный округ, Югра (ХМАО-Югра) является одним из ведущих регионов России по уровню экономического развития и внедрения цифровых технологий. В данном контексте управление архивами приобретает особое значение, обеспечивая сохранность документационного наследия, прозрачность государственной власти и эффективность делопроизводства как в госсекторе, так и в коммерческих структурах, формирующих доходную часть бюджета региона.

Нормативно-правовая основа архивного дела в округе

Деятельность архивов и управление документационными потоками в ХМАО-Югре строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от № 312-ФЗ «Об архивах в Российской Федерации», постановления Правительства РФ, приказы Росархива.
• Региональный уровень: Закон ХМАО-Югры от № 43-оз «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе, Югре» (в ред. от 2023–2024 гг.), постановления Правительства ХМАО-Югры, распоряжения Губернатора.
• Местный уровень: Решения администраций муниципальных образований (городов, районов, поселений) по вопросам формирования и хранения архивных фондов местного значения.

Ключевой региональный документ — Закон № 43-оз — определяет компетенцию органов власти округа в сфере архивного дела, порядок формирования архивного фонда округа, права и обязанности владельцев архивных документов, а также специфику работы с документами на носителях, отличных от бумажных (электронные, фото, аудиовидео).

Организационная структура управления архивами

Система управления архивами в ХМАО-Югре представлена трехзвенной моделью:

Региональный уровень (Орган власти — Уполномоченный орган)

Главным органом управления является Департамент архивного дела и документационного обеспечения деятельности органов власти ХМАО-Югры (или смежная структура в составе Министерства информационных технологий и связи округа / Администрации Губернатора).

Основные функции:

1. Реализация государственной политики в сфере архивного дела.
2. Методологическое руководство архивами всех уровней на территории округа.
3. Ведение Единого государственного реестра архивных фондов (ЕГРАФ) на уровне субъекта.
4. Лицензирование и аккредитация архивов негосударственного сектора.
5. Контроль за соблюдением сроков хранения, учета и передачи документов в государственные архивы.

Муниципальный уровень

В структурах администраций городов (Сургут, Нижневартовск, Ханты-Мансийск, Нягань и др.) и районов функционируют архивные управления (отделы, сектора). Они обеспечивают:

• Прием документов от ликвидированных/реорганизованных муниципальных учреждений.
• Хранение архивов муниципального значения.
• Информационно-справочное обслуживание граждан (справки о стаже, зарплате, награждениях).

Сеть государственных архивов (Хранилища)

Прямое хранение и научная обработка фондов осуществляется сетью государственных архивов:

• Государственный архив ХМАО-Югры (г. Ханты-Мансийск), главный архив округа, хранящий фонды областного/окружного значения (партийные, советские, исполнительные органы, крупные предприятия).
• Государственные архивы городов и районов (Сургутский, Нижневартовский, Нефтеюганский, Советский и др.) — хранят фонды муниципального и районного значения.
• Специализированные архивы (например, Архив нефтегазовой отрасли, архивы крупных корпораций — «Роснефть», «Лукойл», «Сургутнефтегаз» и др., имеющие статус ведомственных или корпоративных архивов, но подлежащие учету в ЕГРАФ).

Ключевые направления современной архивной политики округа

Цифровая трансформация и электронное делопроизводство

ХМАО-Югра входит в число лидеров по внедрению Электронного документооборота (ЭДО) в органах власти. Управление архивами неразрывно связано с проектом «Цифровой регион»:

• Перевод делопроизводства органов власти на электронный вид (Система ЭДО округа).
• Формирование электронных архивов с использованием квалифицированных электронных подписей (КЭП) и штампов времени.
• Обеспечение правовой значимости электронных документов, равной бумажным (согласно 125-ФЗ и ГОСТ Р 7.0.99-2018).
• Создание единого репозитория для долгосрочного хранения электронных архивных документов (ДХЭД).

Корпоративные архивы нефтегазового сектора

Специфика ХМАО-Югры — доминирование нефтегазовой отрасли. Управление архивами здесь имеет отраслевую специфику:

• Огромные объемы геологоразведочных и технических документов (сейсмические данные, скважинные журналы, схемы месторождений), подлежащие вечному или длительному хранению (до 75 лет и более).
• Необходимость соблюдения отраслевых стандартов (СТО Газпрома, Роснефти, Лукойла) и федеральных правил (Приказ Минприродресурсов РФ).
• Активное внедрение систем управления контентом (ECM-системы: 1С:Документооборот, Directum, DIADOC, корпоративные порталы) для управления жизненным циклом инженерной документации.

Социально-правовое обеспечение граждан

Приоритетом остается доступность архивной информации для населения:

• Работа портала «Архивы ХМАО-Югры» и интеграция с Госуслугами (ЕПГУ/РПГУ) для заказа справок онлайн.
• Оцифровка фондов genealogического значения (метрические книги, ревизские сказки, списки recrutов) и размещение в открытом доступе (с соблюдением 75-летнего срока ограничения доступа к персональным данным).
• Мобильные приложения и виртуальные справочные службы.

Актуальные проблемы и вызовы

Несмотря на высокий уровень финансирования и техническую оснащенность, система управления архивами в ХМАО-Югре сталкивается с рядом вызовов:

Перспективы развития до 2030 года

Стратегия развития архивного дела ХМАО-Югры на ближайшее десятилетие ориентирована на концепцию «Умный архив» (Smart Archive):

1. Полная безбумажность в взаимодействии архивов с пользователями (справки, копии, научные запросы — только в электронном виде).
2. Единое информационное пространство интеграции государственных, муниципальных и корпоративных архивов через межведомственный шлюз (СМЭВ 3).
3. Предиктивная аналитика на основе больших данных архивов для нужд регионального планирования (демография, экология, недропользование).
4. Кибербезопасность архивов: внедрение средств защиты информации (СЗИ) сертифицированных ФСТЭК/ФСБ классов для защиты архивных фондов, содержащих гостайну или коммерческую тайну.
5. Образовательный кластер: создание на базе Госархива округа научно-методического центра компетенций по управлению записями (RMA) для всего Уральского федерального округа.

Управление архивами в ХМАО-Югре сегодня — это не просто хранение бумаг, а высокотехнологичный процесс управления информационными активами региона. Успех решается сочетанием жесткого соблюдения федерального законодательства (125-ФЗ), гибкой региональной нормативной базы, масштабного инвестирования в IT-инфраструктуру (ЭДО, ДХЭД, ЦОД) и системной работы с кадровым потенциалом. Ключевым фактором устойчивости системы остается интеграция корпоративных архивов нефтегазового комплекса в единое правовое и информационное поле округа, что гарантирует сохранность не только истории, но и технологического суверенитета региона.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов, отчетов Департамента архивного дела ХМАО-Югры и отраслевых практик управления записями на 2026 год.