Дата актуализации: 7 сентября 2026 г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Основные принципы работы архивов
3. Структура и типы архивов
4. Документооборот и жизненный цикл документа
5. Электронные архивы и СМДО
6. Доступ к архивным материалам
7. Сохранность и консервация
8. Ответственность и контроль

Архивы государственных органов и иных организаций Республики Беларусь являются ключевым элементом системы обеспечения правовой, исторической и информационной безопасности государства. Их работа регулируется комплексом нормативных актов, которые определяют порядок создания, ведения, хранения, использования и утилизации архивных материалов.

Нормативно‑правовая база

Основу правового регулирования деятельности архивов составляют следующие документы:

• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. № 119 «О правилах работы государственных архивов»;
• Постановление Министерства юстиции от 12 июля 2017 г. № 138 «Об изменениях в правилах работы государственных архивов»;
• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле» (принят 2001 г., с последующими поправками);
• Стратегия развития информационного общества «Электронная Беларусь», утверждённая постановлением Совета Министров;
• Система менеджмента документооборота (СМДО), разработанная в рамках Государственной программы информатизации РБ на 2003‑2005 годы и перспективой до 2010 года.

Основные принципы работы архивов

В соответствии с вышеуказанными нормативными актами, деятельность архивов должна осуществляться на основе следующих принципов:

1. Законность. Все действия архивных учреждений должны соответствовать действующему законодательству.
2. Объективность и достоверность. Архивные материалы сохраняются в неизменном виде, без искажения их содержания.
3. Доступность. Гарантируется право граждан и юридических лиц на ознакомление с архивными документами в пределах, установленных законом.
4. Конфиденциальность; Охраняются сведения, отнесённые к категории «секрет», «служебная тайна» и др.
5. Сохранность. Обеспечивается длительное и надёжное хранение материалов в условиях, препятствующих их порче.
6. Эффективность. Применяются современные информационные технологии для оптимизации процессов управления архивами.

Структура и типы архивов

В Республике Беларусь различают несколько категорий архивных учреждений:

• Государственные архивы. Центральный государственный архив, региональные (областные) архивы, архивы районных (городских) органов власти.
• Архивы иных организаций. Архивные отделы в государственных предприятиях, научных учреждениях, культурных организациях и др.
• Электронные архивы. Хранилища цифровых документов, реализованные в рамках СМДО и проекта «Электронная Беларусь».

Организационная структура

Каждый архив имеет следующую базовую структуру:

1. Руководитель архива (директор, заведующий).
2. Отделы документооборота и приёма‑выдачи.
3. Отделы консервации и реставрации.
4. Технический отдел (обеспечение ИТ‑инфраструктуры).
5. Отдел правового обеспечения и контроля.

Документооборот и жизненный цикл документа

Согласно СМДО и правилам работы архивов, каждый документ проходит несколько стадий:

• Создание. Оформление документа в соответствии с установленными формами и стандартами.
• Регистрация. Присвоение уникального регистрационного номера, внесение записи в реестр.
• Классификация. Определение категории (дело, дело‑дело, дело‑дело‑документ) и уровня доступа.
• Хранение. Перемещение в архивный фонд (бумажный или электронный).
• Использование. Предоставление доступа заявителям в порядке, установленном законом.
• Утилизация. Списание документов после истечения срока их хранения, если они не подлежат постоянному хранению.

Электронные архивы и СМДО

В последние годы в РБ активно внедряется электронный документооборот. Ключевые аспекты:

1. Электронный архивный фонд. Хранение сканированных копий и оригинальных электронных файлов в защищённом цифровом хранилище.
2. Метаданные. Для каждого электронного документа формируются метаданные (дата создания, автор, классификатор, уровень доступа), что обеспечивает быстрый поиск и контроль.
3. Подпись и контроль целостности. Применяются электронные подписи и хеш‑функции для подтверждения подлинности и неизменности файлов.
4. Резервное копирование. Регулярные бэкапы и хранение копий в географически разнесённых дата‑центрах.
5. Интеграция с «Электронной Беларусью». Обмен информацией между государственными органами через единый портал государственных услуг.

Доступ к архивным материалам

Право доступа регулируется законом «Об архивном деле» и постановлением № 119 (2022). Основные положения:

• Граждане имеют право на ознакомление с документами, не отнесёнными к категории ограниченного доступа.
• Для получения доступа к документам, содержащим государственную тайну, требуется специальное разрешение уполномоченных органов.
• Запросы оформляются в письменной форме через отдел приёма‑выдачи архива.
• В электронных архивах предусмотрена система онлайн‑запросов с автоматическим контролем уровня доступа.

Сохранность и консервация

Для обеспечения долговременного хранения материалов применяются следующие меры:

1. Контроль микроклимата. Температура 18‑20 °C, относительная влажность 45‑55 % для бумажных документов.
2. Защита от света и пыли. Хранение в закрытых шкафах, использование ультрафиолетовых фильтров.
3. Консервация. Периодическая проверка состояния документов, проведение реставрационных работ квалифицированными специалистами.
4. Электронные архивы; Обеспечение целостности данных с помощью контрольных сумм, регулярные миграции форматов.

Ответственность и контроль

Ответственность за нарушение правил работы архивов возлагается на:

• Руководителей архивных учреждений – за организацию работы и соблюдение нормативов;
• Сотрудников архивов – за правильное ведение реестров, соблюдение процедур доступа и утилизации;
• Организации‑владельцы архивных фондов – за своевременную передачу документов в архив и соблюдение сроков их хранения.

Контроль за исполнением правил осуществляют:

1. Министерство юстиции Республики Беларусь (надзорный орган).
2. Государственная служба по надзору в сфере архивного дела.
3. Внутренний аудит в рамках каждой организации.

За нарушение установленных требований могут быть применены административные штрафы, а в случае утраты или порчи государственных документов – уголовная ответственность.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций Республики Беларусь формируют основу надёжного хранения и использования исторически значимых и правовых документов. Их соблюдение гарантирует:

• Сохранение национального наследия;
• Прозрачность и открытость государственных процессов;
• Эффективную работу государственных и негосударственных структур за счёт доступа к достоверной информации;
• Соответствие международным стандартам архивного дела.

Внедрение современных технологий, таких как СМДО и электронные архивы, позволяет оптимизировать процессы, повышая скорость доступа и уровень защиты данных; При этом ключевым остаётся соблюдение законности, консервация материалов и ответственность всех участников архивного процесса.

Источник: Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь № 119 и № 138 , Закон «Об архивном деле», материалы проекта «Электронная Беларусь», Система менеджмента документооборота (СМДО).