Архивное дело в Украине представляет собой сложную и разветвленную систему, обеспечивающую сохранение документального наследия нации․ Центральным элементом этой системы являеться Государственная архивная служба Украины (Державна архівна служба України) — центральный орган исполнительной власти, деятельность которого направляется и координируется Кабинетом Министров Украины через Министерство юстиции․
Официальный веб-ресурс — archives․gov․ua, является главным информационным порталом для граждан, исследователей, юристов и государственных органов, нуждающихся в архивной информации․
Основные функции официального сайта
Сайт Государственной архивной службы выполняет несколько ключевых задач:
- Информирование общественности: публикация нормативных правовых актов, приказов, распоряжений, новостей архивной отрасли․
- Электронные услуги: предоставление доступа к электронным реестрам, формам заявок и порталу электронных услуг․
- Навигация по архивной сети: реестр архивных учреждений, их контакты, режим работы и компетенция․
- Методическая поддержка: разъяснения по вопросам архивного дела, ведения делопроизводства, сроков хранения и уничтожения документов․
- Прозрачность и открытые данные: отчетность, закупки, вакансии, конкурсы․
Структура и ключевые разделы портала
Главная страница и меню сайта организованы логично для разных категорий пользователей․ Рассмотрим основные разделы:
Нормативно-правовая база
Раздел содержит полные тексты действующих законов и подзаконных актов:
- Закон Украины «Об архивном деле и архивах»․
- Закон Украины «Об доступе к информации»․
- Постановления Кабинета Министров (например, ПКМ № 1130 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов․․․»)․
- Приказы Государственной архивной службы (методические рекомендации, инструкции)․
Реестр архивных учреждений (Паспорт архивной сети)
Это критически важный инструмент для поиска нужного архива․ В Украине нет единого «Государственного архива» в единственном числе — существует сеть государственных архивов․ Реестр позволяет найти:
- Центральные государственные архивы (например, ЦДИАК — Центральный государственный исторический архив Украины в Киеве, ЦДАВО — Центральный государственный архив высших органов власти и управления Украины и др․)․
- Областные государственные архивы (во всех областях и городах Киев, Севастополь)․
- Специализированные архивы (архивы министерств, ведомств, архивы Агропромышленного комплекса, архивы охраны окружающей среды и др․)․
- Архивы временно оккупированных территорий (информация о статусе и сохранности фондов)․
Электронные сервисы и реестры
Сайт обеспечивает доступ к ключевым информационным системам:
- Единый государственный реестр архивных фондов (ЄДРАФ): позволяет искать описания фондов, опсиси и дела по ключевым словам, индексам, датам․
- Портал «Архивы Украины» (archives․gov․ua/archives): агрегатор оцифрованных документов․
- Электронный кабинет пользователя: для подачи запросов на выдачу архивных справок, копий документов, отслеживания статуса заявки․
- Реестр уполномоченных по вопросам доступа к информации: контакты лиц, ответственных за предоставление информации в архивах․
Для граждан: как получить справку или документ
Один из самых посещаемых разделов․ Он содержит пошаговые инструкции:
- Определение архива-хранителя (по месту рождения, жительства, службы, учебы)․
- Формирование заявки (образцы заявлений, требования к данным)․
- Способы подачи: лично, по почте, через портал электронных услуг (Дія или специализированный портал ДАСУ)․
- Сроки рассмотрения (обычно до 30 дней, в сложных случаях, до 60 дней)․
- Платные и бесплатные услуги (тарифы на копирование, заверение, срочность)․
Главные центральные государственные архивы (Краткий справочник)
Для эффективной работы с сайтом полезно знать, какой архив за что отвечает․ Основные центральные архивы, подчиненные ДАСУ:
| Название архива (аббревиатура) | Профиль фондов / Что искать |
|---|---|
| ЦДИАК (Центральный гос․ исторический архив Украины, Киев) | Документы до 1917 г․: метрические книги, ревизские сказки, дворянские родословные, документы духовных консисторий, земских учреждений․ |
| ЦДАВО (Центральный гос․ архив высших органов власти и управления, Киев) | Документы 1917–1991 гг․: органы власти УССР/Украинской ССР, ЦК КП(б)У, Совет министров, министерства, ведомства․ |
| ЦДАГО (Центральный гос․ архив общественных объединений, Киев) | Фонды партий, профсоюзов, комсомола, общественных организаций, личные фонды деятелей политики, науки, культуры XX в․ |
| ЦДАФО (Центральный гос․ архив кинофотофоно документов, Киев) | Аудиовизуальные документы: хроника, фильмы, фото, звукозаписи XX–XXI вв․ |
| ДАЗО (Державний архів Закарпатської області, Ужгород) | Специфические фонды Закарпатской области (в т․ч․ чехословацкий период, венгрское правление)․ |
| ДАЛО (Державний архів Львівської області, Львів) | Один из крупнейших областных архивов: фонды с XV в․, польский период, советский период, Галицкая Вольница․ |
| ЦГАИА (Центральный гос․ архив инженерно-технической документации, Киев) | Проектная документация, схемы, чертежи объектов строительства, промышленности, транспорта․ |
Примечание: Полный актуальный список с адресами, телефонами, email и сайтами филиалов всегда доступен в разделе «Архивная сеть» на archives․gov․ua․
Оцифровка и удаленный доступ: проект «Архивы Украины»
В последние годы Государственная архивная служба активно развивает направление оцифровки фондов и предоставления удаленного доступа․
Портал «Архивы Украины» (archives․gov․ua/archives)
Это единая точка входа для поиска оцифрованных документов․ Возможности портала:
- Поиск по метрическим книгам (рождение, брак, смерть) — самыми востребованными для геноалогии․
- Просмотр сканов оригиналов документов в высоком разрешении․
- Фильтрация по архиву-хранителю, фонду, описи, году, типу документа․
- Скачивание копий для личного использования (с соблюдением авторских прав и режима доступа)․
Взаимодействие с FamilySearch и другими партнерами
Многие украинские архивы (ЦДИАК, областные архивы) сотрудничают с организацией FamilySearch (Церковь Иисуса Христа Святых последних дней)․ Оцифрованные в рамках этого партнерства метрические книги и ревизские сказки часто доступны бесплатно на портале FamilySearch․org (требуется регистрация), что значительно расширяет доступ для исследователей за рубежом․
Особенности работы в военное время (с 2022 года)
В условиях вооруженной агрессии РФ работа архивной сферы имеет специфику, отраженную на сайте:
- Эвакуация фондов: информация о перемещении ценнейших фондов из зон боевых действий и приграничных областей в безопасные регионы․
- Приостановка приема посетителей: некоторые архивы (например, в Херсоне, Запорожье, Донецкой, Луганской областях, Мариуполе) временно не работают в штатном режиме․ На сайте публикуются актуальные статусы․
- Цифровое сохранение: приоритет оцифровки документов, находящихся под угрозой уничтожения․
- Упрощенное оформление запросов: максимальный переход на электронный документооборот для граждан, находящихся за границей или в зоне боевых действий․
- Документирование войны: создание фондов «Архив войны», сбор документов, фото, видео, свидетельств очевидцев для передачи на хранение в государственные архивы․
Практическое руководство: как найти документ на сайте
- Зайдите на archives․gov․ua․
- Перейдите в раздел «Архивная сеть» → «Реестр архивных учреждений»․ Определите, в каком архиве, скорее всего, лежит документ (по географическому или ведомственному признаку)․
- Изучите «Паспорт архива» (по клику на название архива в реестре)․ Там указаны контакты, режим работы, ссылка на сайт конкретного архива (если есть) и описание фондов․
- Воспользуйтесь поиском по ЕДРАФ (Единый гос․ реестр архивных фондов) или перейдите на портал «Архивы Украины» для поиска оцифрованных копий․
- Если документ не оцифрован: оформите электронный запрос через личный кабинет на портале ДАСУ или через портал «Дія» (раздел «Архивные справки»), либо направьте официальное письмо на почту/email архива-хранителя․
Контакты и реквизиты Государственной архивной службы (Центральный аппарат)
Для официальных обращений, методических вопросов и жалоб:
- Адрес: 01001, г․ Киев, ул․ Владимирская, 43 (или актуальный адрес, указанный в разделе «Контакты» на сайте)․
- Телефон горячей линии / приемной: указан на сайте в разделе «Звернення громадян» (Обращения граждан)․
- Email: info@archives․gov․ua (основной), отдельные ящики для прессы, закупок, кадров․
- Официальные страницы в соцсетях: Facebook, Telegram, YouTube (ссылки в футере сайта)․
Частые ошибки и советы пользователям
⚠️ Важные нюансы:
- Нет единой «ГО «Государственный архив Украины» как единого здания․ Не ищите адрес «Государственного архива Украины» для личного визита․ Нужно искать конкретный архив-хранитель (областной, центральный, ведомственный)․
- Метрические книги до 1917/1920 гг․ находятся, как правило, в исторических архивах (ЦДИАК в Киеве или исторические отделы областных архивов)․
- Документы ЗАГСов (после 1920–1940 гг․) хранятся в областных государственных архивах (в отделах акта гражданского состояния) или в самих ЗАГСах, если срок хранения 100 лет не истек․
- Военные билеты, личные дела офицеров/солдат ВВ, Красной Армии, СА, в основном в ЦДАВО (Киев) и РГВА (Российский гос․ военный архив, Москва — для периодов до 1917 и частично межвоенного), а также в архивах Минобороны (доступ ограничен)․
- Реабилитация жертв политических репрессий: дела по делам НКВД/КГБ хранятся в Службе безопасности Украины (СБУ) (Центральный архив СБУ) и в областных управлениях СБУ․ Запросы идут туда, а не в ДАСУ․
- Платность․ Выдача архивной справки гражданину для личных нужд (пенсия, наследство, гражданство), бесплатна (согласно ст․ 22 Закона «Об архивном деле»)․ Платны: копирование, заверение, сложные научные запросы, срочное исполнение, запросы от юрлиц․
Официальный сайт Государственной архивной службы Украины (archives;gov․ua), это не просто визитка ведомства, а полнофункциональный инструмент для реализации конституционного права граждан на доступ к информации․ Он объединяет разрозненную сеть архивов в единую навигационную систему, предоставляет доступ к миллионам оцифрованных страниц истории и позволяет оформить правово значимые документы дистанционно․
Для успешной работы с архивами рекомендуется:
- Начать с поиска в ЕДРАФ и на портале «Архивы Украины»․
- Точно определить архив-хранитель через Реестр архивных учреждений․
- Использовать электронные сервисы (Дия, портал ДАСУ) для подачи заявок — это быстрее и прозрачнее почты․
- Следить за новостями сайта относительно изменений в режиме работы архивов (важно в военное время)․
Архивы — это память нации, и современный цифровой портал делает эту память доступной для каждого․