Архивное хранение документов муниципальных образований регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» (125‑ФЗ от ) и типовым перечнем управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Росархива № 236 от . Ниже представлен подробный обзор того, какие документы подлежат сдаче в архив города, как их правильно подготовить и оформить передачу.

Основные категории документов, передаваемых в архив

• Нормативно‑правовые акты местного самоуправления:
  • решения Думы (городского совета);
  • постановления и распоряжения администрации города;
  • приказы главы города и его заместителей;
  • муниципальные программы развития территории.
• Управленческие документы органов исполнительной власти:
  • приказы по личному составу (назначение, перевод, увольнение);
  • трудовые договоры с работниками;
  • личные карточки Т‑2 (учёт кадров);
  • документы по начислению и выплате заработной платы (ведомости, расчётные листы, справки о доходах);
  • журналы регистрации incoming/исходящей корреспонденции;
  • протоколы совещаний и заседаний коллегиальных органов.
• Финансово‑экономическая документация:
  • бухгалтерские книги и регистры (главная книга, журнал‑ордер);
  • отчёты о исполнении бюджета;
  • сметы, контракты, акты приёма‑передачи работ и услуг;
  • документы по налогообложению и страховым взносам.
• Документы социального и правового характера:
  • архивные справки, копии и выписки по подтверждению сведений о трудовом стаже, заработной плате, правах на имущество;
  • ответы на запросы об отсутствии документов на государственном хранении;
  • мотивированные отказы в оказании государственной услуги.
• Техническая и вспомогательная документация:
  • регистрационные картотеки и электронные базы данных, содержащие сведения о регистрации и исполнении передаваемых дел;
  • описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству;
  • фотоматериалы, видеозаписи, аудиозаписи, связанные с деятельностью муниципальных органов.

Сроки хранения типовых документов

Сроки хранения определяются в зависимости от ценности документа и указаны в типовом перечне. Ниже приведены наиболее часто встречающиеся сроки:

1. Постоянное хранение – нормативно‑правовые акты, решения органов местного самоуправления, документы по личному составу руководителей, учредительные документы муниципальных учреждений.
2. Долгосрочное хранение (более 10 лет) – трудовые договоры, личные карточки Т‑2, ведомости по заработной плате, финансовые отчёты, акты приёма‑передачи имущества.
3. Среднесрочное хранение (5‑10 лет) – внутренние приказы, распоряжения, журналы регистрации корреспонденции, планы и отчёты о выполнении муниципальных программ.
4. Краткосрочное хранение (до 5 лет) – текущие справки, информационные письма, черновики, промежуточные расчёты.

Порядок подготовки и передачи документов в архив

Формирование описи дел

Перед сдачей необходимо составить опись (перечень) передаваемых дел. В описи указываются:

• номер и название дела;
• количество листов;
• срок хранения;
• примечания (например, наличие приложений).

Оформление акта приёма‑передачи

Акт составляется в двух экземплярах (один остаётся у передающей организации, второй – в архиве). В акте фиксируются:

• регистрационные номера описей;
• количество переданных дел;
• подписи представителей организации и архива;
• дата передачи.

Передача регистрационных картотек и электронных баз данных

Если документы сопровождаются регистрационными картотеками или электронными базами данных, они также включаются в опись. каждой картотеки/базы данных указывается в описи отдельной строкой.

Проверка соответствия требованиям архива

Архив проверяет:

• полноту и актуальность описи;
• состояние документов (отсутствие повреждений, плесени, механических дефектов);
• соответствие формата и оформления требованиям (например, документы должны быть прошиты, иметь обложку, если это требуется).

Получение подтверждения о приёме

После успешной проверки архив выдаёт справку о приёме документов, которая служит основанием для снятия с учёта в организации.

Что важно помнить при сдаче документов в архив

• Своевременность – передача осуществляется ежегодно по утверждённому графику; задержка может привести к штрафным санкциям.
• Точность описи – ошибки в номерах дела или сроках хранения ведут к необходимости повторной работы.
• Соблюдение конфиденциальности – документы, содержащие сведения личного характера (например, медицинские справки), сдаются только после их обезличивания или в соответствии с законодательством о защите персональных данных.
• Электронные форматы – при передаче электронных документов необходимо обеспечить их читаемость в будущем (использовать открытые форматы, сопроводить метаданными).
• Архивная справка – при необходимости получения подтверждения о наличии того или иного документа в архиве запрашивается архивная справка, копия или выписка.

Примерный перечень документов, сдаваемых в архив города (по разделам)

Раздел	Документы	Срок хранения
Нормативно‑правовые акты	Решения Думы, постановления администрации, распоряжения главы города	Постоянно
Кадровая документация	Приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки Т‑2, ведомости по заработной плате	До 75 лет (в зависимости от категории)
Финансово‑экономическая	Бухгалтерские книги, отчёты об исполнении бюджета, сметы, контракты	5‑10 лет
Социально‑правовая	Архивные справки, ответы на запросы, мотивированные отказы	Постоянно (для справок о социально‑правовом характере)
Техническая и вспомогательная	Регистрационные картотеки, электронные базы данных, описи дел, фото‑ и видеоматериалы	Согласно номенклатуре дел

Сдача документов в архив города – это обязательный этап обеспечения сохранности муниципальной памяти и соблюдения законодательных требований. Правильное формирование описи, оформление акта приёма‑передачи, соблюдение сроков хранения и внимание к деталям позволяют избежать проблем при последующем использовании архивных материалов как для внутренних нужд, так и для предоставления государственных услуг гражданам.

Если у вас остались вопросы по конкретным видам документов или порядку их подготовки, рекомендуется обратиться к методическим рекомендациям Росархива или непосредственно в архив вашего муниципального образования – там предоставят актуальные образцы описей, актов и справок.