В любой организации (государственной, муниципальной или частной) формируется документальный фонд. Часть из этих документов со временем передаётся в архивное хранение – это обязательный процесс, регулируемый федеральным законодательством и нормативными актами Росархива.
Нормативно-правовая база
Основные документы, определяющие порядок архивного хранения в России:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (ст. 5, ст. 17).
- Приказ Федерального архивного агентства № 77 от г. – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
- Приказ Росархива № 236 – сроки и условия обеспечения сохранности архивных документов.
- Технические рекомендации по электронному архиву (PDF/A, метаданные, двойное копирование).
Что считается архивным документом?
Документы, подлежащие архивному хранению, делятся на несколько групп:
- Документы государственного значения – нормативные акты, отчёты органов власти, договоры, протоколы заседаний.
- Бухгалтерские и финансовые документы – бухгалтерские книги, налоговые декларации, финансовые отчёты.
- Кадровые документы – личные дела сотрудников, трудовые договоры, аттестационные листы.
- Документы, связанные с историческим наследием – материалы о культурных, научных и технических достижениях.
- Электронные документы – файлы в формате PDF/A, электронные дела, метаданные, электронные подписи.
Критерии перехода в архив
Не все документы сразу попадают в архив. Решение о передаче принимается на основании:
- Срока хранения, установленного нормативными актами (обычно 5, 10, 15, 30, 50, 75 лет и более).
- Оценки исторической, правовой и управленческой ценности документа.
- Отсутствия необходимости в ежедневном использовании.
- Требований к конфиденциальности и защите персональных данных.
Сроки хранения документов
Таблица ниже иллюстрирует типичные сроки хранения (в соответствии с Приказом № 77 и рекомендациями Делис Архив):
| Тип документа | Срок хранения | Тип хранения |
|---|---|---|
| Бухгалтерские книги, отчёты | 5 лет (по Налоговому кодексу) + 5 лет (по ФЗ 125‑ФЗ) | Постоянное |
| Трудовые договоры, личные дела | 10 лет после увольнения | Постоянное |
| Документы по недвижимости (право собственности) | 75 лет | Постоянное |
| Корпоративные исторические материалы | Не ограничено (постоянное хранение) | Постоянное |
| Электронные деловые документы (PDF/A) | Срок, установленный для бумажного аналога | Электронный архив |
Процесс передачи документов в архив
Подготовка дел к передаче
- Идентификация документов, подлежащих архивированию (по реестрам и срокам).
- Проверка целостности и полноты (отсутствие «дыр» в делах).
- Оформление акта передачи (подписывают руководитель подразделения и архивный специалист).
- Создание описания (метаданных) в соответствии с пунктом 141 Приказа № 77.
Форматы и технические требования
- Для электронных дел обязательный файл основной части в формате PDF/A.
- Приложения хранятся в оригинальных форматах (DOCX, XLSX, TIFF) с указанием контрольных сумм.
- Каждый электронный документ должен быть задублирован на двух разных физических носителях (оптический диск, магнитная лента, облачное хранилище).
- Обеспечение возможности чтения, копирования и контроля целостности файлов (контрольные суммы, цифровая подпись).
Приёмка в архив
Архивный специалист проверяет соответствие переданных материалов требованиям Приказа № 77, вносит запись в реестр архивных дел и присваивает уникальный регистрационный номер.
Организация архивного хранения в организации
Для эффективного управления архивом рекомендуется внедрить систему автоматизированного учёта (например, 1С‑Документооборот, КонсультантПлюс «Архив»). Ключевые функции:
- Отслеживание сроков хранения и автоматическое формирование уведомлений о предстоящей передаче.
- Ведение реестра дел, их статуса (в работе, на хранении, уничтожено).
- Контроль доступа к конфиденциальным материалам.
- Генерация отчётов для проверяющих органов.
Уничтожение документов
После окончания установленного срока хранения документы могут быть уничтожены только на основании специального акта об уничтожении, подписанного уполномоченными лицами. Уничтожение должно проводиться в присутствии представителей архивного подразделения или независимого эксперта.
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте сроки хранения – используйте календарные напоминания.
- Ведите единый реестр всех дел, включая бумажные и электронные версии.
- Обучайте персонал правилам формирования и передачи дел в архив.
- Обеспечьте двойное копирование электронных документов и храните их в разных местах.
- Контролируйте целостность – плановые проверки контрольных сумм и цифровых подписей.
- Сотрудничайте с профессиональными архивными учреждениями – они помогут в оценке исторической ценности и в правильном оформлении актов.
Понимание того, что часть документов хранится в архиве, является фундаментом надёжного документооборота любой организации. Соблюдение нормативных сроков, правильное оформление актов передачи и использование современных технологий (PDF/A, метаданные, двойное копирование) позволяют обеспечить сохранность информации на десятилетия, а иногда и на века.
Следуя правилам, изложенным в Приказе № 77 от г., а также рекомендациям по электронному архивированию, вы гарантируете законность, прозрачность и эффективность управления документами в вашей организации.
Дата актуализации статьи: г. 18:21 (по времени сервера). Информация взята из официальных нормативных актов и публикаций Росархива, Делис Архив, КонсультантПлюс и других авторитетных источников.