В современных организациях (в т.ч. в обществах с ограниченной ответственностью) хранение деловой документации – это не только вопрос удобства, но и обязательное требование законодательства. С 17 сентября 2023 г. в действие вступил приказ Росархива № 77, который заменил прежние правила (приказ Минкультуры РФ № 526 от ). Ниже подробно рассмотрены требования к архивному хранению как бумажных, так и электронных документов, порядок их оформления, сроки и способы уничтожения.

Общие принципы архивного хранения в ООО

• Соблюдение нормативных актов. Основные документы – приказ Росархива № 77 (2023), приказ № 236 (сроки хранения) и Федеральные законы о защите информации (ФЗ 152, ФЗ 59 и др.).
• Разграничение по срокам хранения. Документы делятся на:
  • временные (до 10 лет);
  • длительные (10 лет и более);
  • постоянные (до ликвидации организации).
• Передача в архив. Не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения делопроизводства (п. 73 Правил).
• Обеспечение целостности и конфиденциальности. Для бумажных носителей – контроль условий хранения; для электронных – использование СХЭД и соблюдение требований ФСТЭК.

Хранение бумажных документов

Организация архивного помещения

Для бумажных носителей необходимо отдельное изолированное помещение (архив), которое должно отвечать следующим требованиям:

• постоянная температура 8‑18 °C, влажность 45‑65 %;
• огнеупорные стены и система вентиляции;
• запирающиеся шкафы или сейфы, размагниченные и заземлённые стеллажи (п. 151 Правил);
• контроль доступа – только уполномоченные сотрудники.

Формирование дел и описи

Документы группируются в дела по структурному, функциональному или тематическому признаку. Для бумажных дел действуют ограничения:

• не более 250 листов (толщина папки ≤ 4 см) – п. 51 Правил;
• в каждое дело включается один экземпляр каждого документа;
• дела постоянного и длительного срока хранения оформляются в отдельные описи.

Оформление описи и реестров

Опись дел – основной справочник, содержащий:

1. название фонда;
2. номер описи;
3. номер документа в описи;
4. индекс, заголовок дела;
5. вид, название, регистрационный номер и дата документа;
6. установленный срок хранения.

Формы описи и реестра указаны в приложениях 12 и 26 Правил Росархива.

Хранение электронных документов

Основные требования к электронным носителям

Электронные архивные документы должны храниться на физически обособленных носителях (флеш‑накопители, внешние диски) или в специализированных системах хранения электронных документов (СХЭД). Хранение на обычных ПК‑дисках запрещено из‑за высокого риска утраты, порчи и несанкционированного доступа (п. 132 приказа № 77).

Условия физического хранения носителей

• Температура 8‑18 °C, влажность 45‑65 % (аналогично бумажным носителям);
• Носители упаковываются в оригинальную упаковку производителя и маркируются ярлыком с указанием:
  • название компании;
  • номер документального фонда;
  • номер описи;
  • крайние даты по документации;
  • сведения о разграничении доступа (п. 145 Правил).
• При отсутствии СХЭД – два экземпляра носителя; при наличии СХЭД – один.

Система электронного архива (СХЭД)

СХЭД должна соответствовать требованиям ФЗ 152, ФЗ 59, постановлениям Правительства РФ и нормативам ФСТЭК № 17. Обязательный функционал (п. 134‑158 приказа № 77):

• приём и размещение документов с метаданными;
• систематизация и учёт;
• обмен данными с локальными системами документооборота;
• формирование описей и учётных документов;
• резервное копирование и восстановление;
• контроль наличия и подтверждение юридической значимости;
• уведомление об истечении срока хранения;
• удаление в соответствии с актом о выделении к уничтожению;
• передача в государственный архив.

При поступлении в СХЭД документ автоматически проверяется на соответствие архивным требованиям, наличие вирусов и подлинность электронной подписи.

Формат и состав электронного архивного документа

Согласно п. 141 Правил, архивный электронный документ состоит из:

• основной части в формате PDF/A;
• приложений (при необходимости);
• электронной подписи;
• метаданных (описание, дата, автор, срок хранения).

Сроки хранения и их отсчёт

Срокы определяются приказом Росархива № 236 и номенклатурой дел организации. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Примеры сроков:

• Бухгалтерская (налоговая) документация – 5 лет;
• Кадровая – 50 лет (для личных дел);
• Управленческие – 10 лет;
• Документы, подлежащие постоянному хранению – до ликвидации организации.

Только документы с постоянным сроком или сроком более 10 лет передаются в архив. Остальные могут храниться в подразделении, где они образованы, и уничтожаться после истечения срока.

Передача документов в архив

1. Подготовка дел (бумажных и/или электронных) и составление описи.
2. Согласование графика передачи (утверждается руководителем).
3. Приём‑передача осуществляется сотрудником, ответственным за архив, в присутствии представителя подразделения‑создателя.
4. В конце каждой описи фиксируются:
   • количество принятых дел;
   • дата передачи;
   • подписи ответственных лиц.

Уничтожение документов

Процедура

Уничтожение проводится после экспертизы ценности (ЭК) и оформления акта на уничтожение. Для электронных документов возможны два способа:

• физический – измельчение, плавка, термическое уничтожение носителя;
• программно‑аппаратный – надёжное стирание (метод DoD 5220.22‑M, криптографическое уничтожение).

Документирование

Акт об уничтожении должен содержать:

• дату и время;
• способ уничтожения;
• перечень уничтожаемых файлов/носителей;
• подписи ответственных лиц.

Если работа передаётся сторонней компании, необходимо убедиться в наличии лицензии ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации.

Практические рекомендации для ООО

• Внедрите СХЭД. Это упрощает учёт, контроль сроков и автоматизирует поиск.
• Регулярно (каждые 5 лет) проводите проверку состояния физических носителей – проверка на износ, наличие вредоносного ПО.
• Обеспечьте резервное копирование: минимум две независимых копии, хранящиеся в разных местах.
• Разработайте локальный акт «Порядок хранения и уничтожения документов», где фиксируются сроки, ответственные лица и процедуры.
• Обучайте персонал правилам работы с электронными подписями и метаданными.
• Контролируйте доступ к архиву (как к физическому, так и к СХЭД) с помощью системы ролей и журналов аудита.

Соблюдение требований приказа Росархива № 77 и правил хранения электронных документов позволяет ООО обеспечить юридическую значимость, сохранность и конфиденциальность своей документации. Правильная организация архивного помещения, использование СХЭД, своевременное оформление описи и проведение экспертизы ценности – ключевые шаги к эффективному управлению архивом.

Помните: нарушение сроков хранения или условий сохранности может привести к утрате доказательной силы документов и штрафным санкциям. Поэтому инвестировать в профессиональное архивное решение (например, услуги компании «Делис Архив») – это инвестиция в безопасность вашего бизнеса.

Для получения более подробной консультации по организации архивного хранения в вашем ООО, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или оставьте заявку на сайте.