Вопросы подтверждения трудового стажа, расчета пенсии или получения справок о заработной плате часто ведут к необходимости обращения в архивные учреждения. В Ростове-на-Дону функционирует несколько организаций, хранящих документы по личному составу предприятий. В этой статье мы подробно разберем, где именно находятся нужные фонды, как в них обратиться и какие нюансы нужно учитывать на году.

Ключевое различие: Муниципальный архив vs Государственный архив области

Самое главное, что нужно помнить перед обращением: документы о периоде работы и заработной плате (личный состав) предприятий и организаций города Ростова-на-Дону и Ростовской области хранятся в разных ведомствах. Ошибка в выборе архива приведет к потере времени.

• МКУ «Муниципальный архив города Ростова-на-Дону» — хранит документы по личному составу предприятий и организаций только города Ростова-на-Дону за 1951–2025 годы, а также документы постоянного хранения муниципальной формы собственности за 1992–2019 годы.
• ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области» (ГАРО) — хранит документы по предприятиям и организациям Ростовской области (районные центры, сельские населенные пункты, областные ведомства). В ГАРО документы по личному составу предприятий г. Ростова-на-Дону НЕ ПОСТУПАЮТ.

МКУ «Муниципальный архив города Ростова-на-Дону», основной адрес для ростовчан

Это основное учреждение, куда должны обращаться жители Ростова-на-Дону за справками о стаже и зарплате за период с 1951 по 2025 год.

Контактная информация и адреса

Адрес для личного обращения (Читальный зал):
г. Ростов-на-Дону, ул. 1-я Советская, 55/2

Юридический адрес / Адрес администрации (пр. Ворошиловский, 28):
Здесь находится руководство и методический отдел (консультации для работников ведомственных архивов).
344006, г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, 28

Телефоны для справок и записи на прием:

• (863) -51-93-33 — основной контактный телефон архива (справки, прием запросов).
• (863) -40-87-73 — консультации для работников ведомственных архивов (пр. Ворошиловский, 28).
• (863) -40-49-65 — дополнительный телефон методического отдела.

Электронные контакты:

• E-mail: myarhiv55@yandex.ru
• Официальный сайт: МКУ «Муниципальный архив города Ростова-на-Дону» (разработка: ООО «Архивные Информационные Технологии», 2018 г.)

Что хранится в фондах Муниципального архива:

1. Документы по личному составу (трудовые книжки, личные карточки, ведомости начисления зарплаты, служебные записки и т.д.) предприятий и организаций г. Ростова-на-Дону за 1951–2025 годы.
2. Документы постоянного хранения муниципальной формы собственности за 1992–2019 годы.

ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области» (ГАРО)

Если вы работали на предприятии, расположенном в Ростовской области (Азов, Батайск, Новочеркасск, Шахты, районы области и т.д.), а не в самом Ростове-на-Дону, то ваши документы находятся здесь.

Важно: Как указано в справочной информации, документы о периоде работы и заработной плате предприятий и организаций г. Ростова-на-Дону в ГАРО не поступают. Не тратьте время на запросы в этот архив, если ваше предприятие было закреплено за городом.

Адрес ГАРО: г. Ростов-на-Дону, Ворошиловский пр., 28 (то же здание, где находится администрация Муниципального архива, но это разные организации).

Порядок получения справки: пошаговая инструкция

Подготовка документов

Для получения архивной справки вам понадобятся:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Трудовая книжка (оригинал) — для сверки записей.
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение суда), если фамилия менялась.
• Доверенность (нотариально заверенная) — если запрос делает представитель.

Способы обращения

А) Личный визит в читальный зал (ул. 1-я Советская, 55/2)

Наиболее быстрый способ. Рекомендуется предварительно позвонить по тел. (863) -51-93-33 для уточнения графика работы читального зала и необходимости предварительной записи (в периоды высокой загрузки, например, при пенсионной реформе, может вводиться запись по талонам или электронная очередь).

Б) Почтовый запрос

Направляется на юридический адрес: 344006, г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, 28 (МКУ «Муниципальный архив города Ростова-на-Дону»).

В запросе обязательно укажите:

• ФИО полностью (в т.ч. фамилию при рождении/прежние фамилии).
• Дата и место рождения.
• Название предприятия(ий) и годы работы.
• Цель запроса (пенсия, стаж, судебный иск и т.д.).
• Адрес для отправки ответа и контактный телефон.
• Копию паспорта (разворот с фото и пропиской), заверенную нотариусом или работником почты при отправке ценным письмом с вложением.

В) Электронный запрос (E-mail)

На адрес myarhiv55@yandex.ru. Требования к реквизитам те же, что и для почтового запроса. Ответ приходит на электронную почту или по почте России (уточните в письме предпочтительный способ).

Г) Через портал «Госуслуги» / МФЦ

Многие архивные справки (в частности, для Пенсионного фонда / СФР) можно заказать через МФЦ «Мои Документы» или портал Госуслуг (услуга «Получение сведений из архивов»). Это удобно, так как не требует личного визита в архив, но сроки исполнения могут быть дольше (до 30 дней).

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: по закону, до 30 календарных дней с момента регистрации запроса. На практике при личном обращении справку часто выдают быстрее (в течение нескольких дней или даже в день обращения, если дело находится в электронном виде или в доступе).
• Стоимость: выдача архивной справки гражданам для реализации пенсионных прав и иных социальных гарантий — бесплатно. Платные услуги: заверенные копии документов, тематическая справка для коммерческих целей, сложные генеалогические запросы. Тарифы уточняйте по телефону или на сайте.

Что делать, если предприятие ликвидировано или переименовано?

Это стандартная ситуация для архивов. Архивисты работают с фондами-хранилищами. Вам не нужно знать текущий юрадрес или название ООО/АО. Достаточно указать:

• Название предприятия на момент вашей работы (например, «Завод «Красный Аксай», «Ростовсельмаш», «Горводоканал», «Поликлиника № 5» и т.д.).
• Примерные годы трудоустройства и увольнения.

Архив самостоятельно определит, в какой фонд (номер фонда, описи, дело) заглянуть. Если предприятие передало дела в архив — справка будет выдана. Если дела не сданы (что бывает с малыми предприятиями 90-х и 2000-х) — архив выдаст официальный ответ об отсутствии документов. С этим ответом нужно обращаться в суд для установления факта трудовой деятельности (ст. 264 ГПК РФ).

Особые случаи и частые ошибки

Работа до 1951 года

Муниципальный архив хранит личный состав с 1951 года. Если вы работали раньше (1920–1940-е, военное время, восстановление города), документы могут находиться в ГКУ РО ГАРО (пр. Ворошиловский, 28) в фондах городских управлений народного хозяйства, райкомов и т.д. Запросы туда направляются отдельно.

Работа после 2025 года

Согласно информации, архив принимает документы по личному составу до 2025 года включительно. За 2026 год и позже документы находятся у работодателя (в кадровой службе) или в архиве организации-правопреемнице. Обращайтесь напрямую в текущую организацию или в СФР (через Госуслуги — «Справка о стаже и зарплате»).

Военный стаж и спецстаж

Архив выдает справки только по гражданскому трудовому стажу (предприятия, учреждения, организации). Военный стаж, стаж работы в МВД, МЧС, ФСИН, космонавтов и т.д. подтверждается через соответствующие ведомственные архивы или военкоматы.

Паспортно-визовые вопросы

В справочной информации встречается рекомендация: «Рекомендуем обращаться в паспортно-визовые службы или в паспортный стол по месту проживания». Это относится к вопросам восстановления паспорта, истории прописки, смены ФИО в паспорте, а не к трудовому стажу. Не путайте эти ведомства.

Резюме: алгоритм действий на 2026 год

1. Определите место работы: предприятие было в г. Ростов-на-Дону или в области?
2. Если Ростов-на-Дону (1951–2025) → Идите в МКУ «Муниципальный архив», ул. 1-я Советская, 55/2. Тел: (863) -51-93-33.
3. Если Ростовская область (районы, города области) → Идите в ГКУ РО ГАРО, пр. Ворошиловский, 28.
4. Если до 1951 года → ГКУ РО ГАРО (фонды дореволюционных и советских органов управления).
5. Если после 2025 года → Работодатель или СФР (Госуслуги).
6. Подготовьте паспорт, трудовую книжку, документы о смене имени.
7. Выберите способ: лично (быстрее), почта, e-mail (myarhiv55@yandex.ru) или МФЦ/Госуслуги.

Помните: Архивные справки — это юридически значимые документы. Они выдаются на бланках строгой отчетности с печатью и подписью руководителя архива. Их не требуется нотариально заверять для представления в СФР или суд. Храните полученные справки вместе с трудовой книжкой — они могут пригодиться при перерасчете пенсии в будущем.