Архивные справки – это официальные документы, выдаваемые архивными учреждениями по запросам граждан и организаций. Они содержат сведения, находящиеся в фондах архива, и имеют юридическую силу. В данной статье рассмотрены особенности составления справок, касающихся состава архива (то есть информации о наличии, структуре и содержании архивных дел).

Что такое архивная справка по составу архива?

Архивная справка по составу архива – документ, подтверждающий наличие (или отсутствие) в архиве определённых дел, описей, фондов или иных единиц хранения, относящихся к запрашиваемому вопросу. В справке указываются:

• наименование архивного учреждения;
• дата выдачи;
• предмет запроса (например, «сведения о личном составе сотрудников организации X за 1990‑2000 гг.»);
• архивные шифры (номера дел по описи, номера листов единиц хранения);
• краткое содержание найденных документов;
• указание, что в архиве отсутствуют документы по данному вопросу (в этом случае справка выдаётся на основании печатных материалов, хранящихся в архиве, с точным указанием источника).

Справка составляется на бланке архива (или на общем бланке организации) по установленной форме – Приложение 42 (образец архивной справки).

Виды справок, связанных с составом архива

Справка о наличии дел по личному составу

Самый распространённый тип справки. Используется для подтверждения трудового стажа, заработной платы, периодов отпусков и иных социально‑правовых вопросов. В справке указываются:

• номер дела по описи личного состава;
• номера листов, содержащих сведения о сотруднике;
• периоды работы, отпусков, больничных и т.д.

Справка о наличии печатных и справочных материалов

Если в архиве нет оригинальных документов по запросу, но есть печатные издания, справочники, нормативные акты и т.п., справка составляеться на основании этих материалов с обязательным указанием источника (название, год издания, номер страницы).

Историческая справка о составе фонда

Документ, содержащий сведения о фондообразователе, краткую характеристику состава и содержания архивного фонда, а также информацию о научно‑справочном аппарате (описания, указатели, картотеки). Используется исследователями и студентами при работе с архивными коллекциями.

Требования к оформлению справки

Согласно нормативным актам (КонсультантПлюс, приказы Минкультуры и др.) архивная справка должна соответствовать следующим правилам:

1. Бланк – справка выдаётся на официальном бланке архива (или организации) с указанием его наименования, реквизитов и логотипа.
2. Форма – используется образец из Приложения 42. В шаблоне предусмотрены поля для:
• наименования документа («Архивная справка»);
• номера и даты справки;
• данных заявителя (ФИО, организация, адрес);
• предмета запроса;
• результата поиска (ссылки на дела, листы, либо указание об отсутствии документов);
• подписи уполномоченного сотрудника и расшифровки подписи;
• печати архива.
3. Содержание – текст должен быть точным, полным и беспристрастным. Все ссылки на архивные единицы хранения делаются с указанием:
• номера фонда;
• номера описи;
• номера дела;
• номера листа (или диапазона листов).
4. Язык – справка составляется на русском языке (в случае запросов на других языках – с приложением перевода).
5. Сроки выдачи – регулируются внутренними регламентами архива; обычно от 3 до 10 рабочих дней в зависимости от сложности запроса.

Пример заполнения архивной справки (образец)

Ниже представлен условный пример справки о наличии документов по личному составу. Обратите внимание на выделенные жирным шрифтом элементы – они обязательны для заполнения.

Архивная справка № 2026/07/11‑001
Дата выдачи: 

Кому: Иванов Иван Иванович

Организация: ООО «Пример»
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 10

Запрос: Сведения о трудовой деятельности Иванова И.И. в организации «Завод «Электрон» за период 1995‑2005 гг.
Результат поиска:
В архиве имеются следующие дела личного состава:
- Фонд № 45, опись № 3, дело № 112, листы 12‑45 (приказы о приёме, переводе, отпуске);
- Фонд № 45, опись № 3, дело № 113, листы 1‑8 (табели учёта рабочего времени за 1998‑2002 гг.);
- Фонд № 45, опись № 3, дело № 114, листы 100‑105 (расчётные листки за 2000‑2004 гг.).

Сведения, содержащиеся в указанных листах, подтверждают:
- период работы с по ;
- среднемесячную заработную плату: 12 000 руб. (1995‑2000 гг.), 18 000 руб. (2001‑2005 гг.);
- ежегодные оплачиваемые отпуска: 28 календарных дней в год;
- периоды больничных листов: итого 45 дней за весь период.

Выдано по месту работы.
Подпись: ______________________ Расшифровка: С.В. Петрова, ведущий архивариус
Печать архива: [изображение печати]

При отсутствии документов справка может выглядеть так:

Архивная справка № 2026/07/11‑002
Дата выдачи: 
Кому: Петрова Мария Сергеевна
Организация: Фонд «Социальная защита»
Адрес: г. Казань, ул. Университетская, д. 5

Запрос: Сведения о награждении сотрудников организации «Торговый дом «Волга» медалями за трудовые заслуги за 1990‑2000 гг.
Результат поиска:
В архиве отсутствуют оригинальные документы, касающиеся данного вопроса.
Однако в фонде № 78, опись № 1, имеется печатный материал:
«Сборник нормативных актов по награждению работников промышленности», 1992 г., стр. 114‑115,
содержащий перечень видов наград и порядок их присвоения.
Выдано по месту работы.
Подпись: ______________________ Расшифровка: А.И. Смирнов, старший архивариус
Печать архива: [изображение печати]

Как получить архивную справку по составу архива

1. Формулировать запрос – чётко указать, какие сведения нужны (ФИО, период, название организации, вид документа).
2. Определить архив – выяснить, в каком государственном или муниципальном архиве хранятся интересующие дела (например, Госархив РФ, региональные архивы, архивы министерств).
3. Подать заявление – лично в читальный зал, через электронный портал госуслуг или почтой. В заявлении указать:
• реквизиты заявителя;
• цель получения справки (для пенсии, трудоустройства, суда и т.д.);
• контактные данные для получения результата.
4. Оплатить государственную пошлину (если предусмотрено тарифом архива).
5. Получить справку – в виде бумажного документа на бланке архива или в электронном формате с ЭЦП.

Сроки исполнения запроса регламентируются внутренними положениями архива; в большинстве случаев справке указывается дата готовности документа.

Архивные справки по составу архива – важный инструмент подтверждения фактической информации, содержащейся в фондах архивов. Правильное оформление справки обеспечивает её юридическую силу и упрощает использование в судебных, административных и социальных процессах. При подготовке запроса необходимо чётко сформулировать предмет интереса, указать все известные реквизиты дела и следовать установленной форме (Приложение 42). При отсутствии оригинальных документов архив может выдать справку на основании печатных материалов, но с обязательным точным указанием источника.

Соблюдение данных рекомендаций позволит получить качественный и legally значимый документ в минимальные сроки.