Архивные справки — это официальные документы, выдаваемые государственными архивными учреждениями, которые подтверждают определенные факты биографии человека (рождение, брак, смерть, место жительства, трудовая деятельность и т.д.) на основании хранящихся в архивах документов. В Украине система архивов регулируется Законом Украины «Об архивах и архивном деле» и подзаконными актами.

Важно: По состоянию на 2026 год значительная часть архивных фондов оцифрована и доступна через онлайн-сервисы (в частности, портал Diia и ресурс archives.gov.ua), однако для получения официальной справки с «мокрой» печатью и подписью директора архива часто требуется личное обращение или заказ через уполномоченное лицо.

Основные виды архивных справок

В зависимости от цели обращения, архивы выдают следующие основные типы справок:

• Справки из актов гражданского состояния (АГС): Подтверждение факта рождения, заключения брака, развода, смерти, усыновления, установления отцовства, смены имени. Это самые востребованные документы для оформления пенсий, наследства, гражданства, виз.
• Справки о трудовом стаже и заработной плате: Необходимы для назначения пенсии по возрасту, инвалидности или по случаю потери кормильца, а также для подтверждения стажа при переводе на работу в другое ведомство/страну. Содержат данные из личных дел, табелей учета рабочего времени, наряд-заказов, ведомостей выплаты зарплаты.
• Справки о месте жительства / прописке: Выдаются на основании домовых книг, списков жильцов, алфавитных указателей жильцов (для периодов до внедрения единого госреестра лиц, подлежащих учету).
• Справки о репрессированных / реабилитированных лицах: Выдаются на основании дел уголовных процессов, решений о реабилитации, карточек учета спецпоселенцев. Необходимы для получения статуса «Пострадавшего от политических репрессий» и сопутствующих выплат.
• Справки для подтверждения гражданства / этнического происхождения: Часто запрашиваются консульствами других стран (Польша, Израиль, Германия, Румыния и др.) для репатриации или оформления карты поляка/еврейской репатриации.
• Историко-справочные справки: Выдаются ученым, писателям, журналистам, студентам для научных исследований (копии документов, выписки из дел без юридической силы для ведомств).

Где хранятся документы: структура архивной системы Украины

Понимание того, в каком именно архиве лежит нужный документ, экономит месяцы ожидания. Архивы делятся по ведомственному подчинению и территориальному признаку.

Государственные архивы (подчинение Минкультуры / Держархіву):

1. Центральные государственные архивы: Хранят документы центральных органов власти, ведомств, общественных организаций, известных деятелей культуры/науки (например, ЦДАВО, Центральный государственный архив высших органов власти и управления Украины, ЦГА КК — Центральный государственный архив кинофотофоно документов).
2. Областные государственные архивы: Основной массив документов по АГС (до 1990-х годов), личным делам предприятий, колхозов, совхозов, домовым книгам, делам репрессированных конкретной области. Именно сюда обращаются 90% граждан за справками о предках и стаже.
3. Районные/городские архивы (архивы управлений культуры): Хранят документы местных органов власти, небольших предприятий, сельских советов. Часто находятся в подчинении местных советов.

Специализированные архивы (другие ведомства):

• Государственный архив Службы безопасности Украины (СБУ): Документы органов госбезопасности (КГБ, НКВД, МГБ), дела по политическим репрессиям, дела спецпоселенцев. Ключевой архив для справок о репрессированных.
• Центральный государственный военный архив (ЦГВА): Документы военной администрации, личные дела офицеров, деловые книги частей, карточки убылей/пленных ВВII.
• Архив Министерства внутренних дел (МВС): Документы милиции/полиции, картотеки осужденных, личные дела сотрудников МВД.
• Архив Государственной миграционной службы / ГМС: Документы по въезду/выезду, гражданству, регистрации иностранцев (для более поздних периодов).
• Архив Пенсионного фонда (ПФУ): Не архив в классическом понимании, но хранилище личных учетных карточек застрахованных (ЛУК) с 2000-х годов. Справки о стаже за недавний период лучше заказывать там или через Diia.

ЗАГС (РАГС) — Отдельная структура:

Органы регистрации актов гражданского состояния (РАГС) при исполкомах районных/городских советов хранят активные книги записей АГС (обычно за последние 75–100 лет, сроки передачи в госархивы регламентированы). Если событие (рождение/свадьба/смерть) произошло недавно — идете в РАГС. Если старее — в Областной госархив.

Как заказать справку: пошаговая инструкция

Способ 1: Электронно через портал «Дія» (Diia) — самый быстрый для типовых справок

1. Авторизуйтесь в приложении или веб-версии Diia (через БанкID, Diia.Підпис или e-ключ).
2. Раздел «Документы» -> «Заказать справку» (или поиск по каталогу услуг: «Справка из архива»).
3. Выберите вид справки (например, «Справка о рождении», «Справка о стаже»).
4. Заполните данные: ФИО, дата/место события, данные родителей (для АГС), цель получения.
5. Оплатите госпошлину (если предусмотрена) и услугу архива онлайн.
6. Готовую справку можно получить:
   • В электронном виде с КЭП (квалифицированной электронной подписью архива) — имеет полную юридическую силу.
   • В бумажном виде — на отделение «Новой Почты» или в отделение архива/ЦНАП.

Ограничение: Не все архивы и не все типы справок интегрированы в Diia. Сложные исторические запросы, дела репрессированных, поиск по неточным данным часто требуют ручной работы архивиста.

Способ 2: Через сайт Держархіву (archives.gov.ua), «Единое архивное информационно-справочное система»

• На главной странице раздел «Електронні сервіси» -> «Замовлення довідки».
• Позволяет выбрать конкретный архив-исполнителя из списка.
• Удобен, если вы точно знаете, в каком архиве лежит дело (например, «Державний архів Вінницької області»).
• Требует регистрации/авторизации (Diia.Підпис или реєстрація).

Способ 3: Лично или по почте (традиционный)

1. Определите архив: По области события (рождения, работы, проживания) или по ведомству (СБУ, Военный архив).
2. Подготовьте пакет документов:
   • Заявление (бланк есть на сайте архива или пишется свободной формой: кому, от кого, просьбу, дату, подпись).
   • Копия паспорта / ИД-карты заявителя (страницы с фото, регистрацией).
   • Документы, подтверждающие родственные связи (если заказываете не для себя): копии свидетельств о рождении/браке цепочкой до искомого лица.
   • Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная архивом при личном приеме), если оформляет представитель.
   • Квитанция об оплате госпошлины и услуг архива (реквизиты на сайте архива).
3. Подача: Лично в приемной архива, через ЦНАП (Центр предоставления административных услуг) или заказным письмом с описью вложения.

Сроки исполнения и стоимость (ориентировочно на 2026 год)

Особенности и «подводные камни»

Проблема «75/100 лет» и доступ к АГС

Согласно ст. 18 Закона «Об архивах», документы АГС становятся общедоступными (переходят в открытый фонд архива) через 75 лет со дня составления записи (для рождений) или 50 лет (для браков/смертей — термины могут уточняться подзаконными актами, часто применяется единый срок 75 лет для всех видов АГС при передаче в госархивы).

Если срок не наступил: Справку может получить только сам субъект записи, его родители, дети, супруг(а), опекун или нотариус/суд по запросу. Дальние родственники (внуки, племянники) без нотариального запроса или решения суда отказ получат.

Потерянные или сгоревшие архивы (ВВII, ЧАЭС, временная оккупация)

• Вторая мировая война: Огромные массивы документов утрачены на временно оккупированных территориях. Если архив сметрисов архива сгорел — справку не выдадут, выдадут «Справку об отсутствии записи» или «Справку о том, что архивные фонды не сохранены».
• Чорнобильская зона: Документы из эвакуированных поселков (Припять, Чорнобыль и др.) централизованы в архивах Киевской области (Борисполь, Бровары) и Централизованном архиве ГСЧС/МВС.
• Временная оккупация 2014/2022 гг.: Архивы Крыма, частично Донецкой, Луганской, Запорожской, Херсонской областей эвакуированы или утрачены. Документы эвакуированных архивов хранятся в «базовых» архивах-заказчиках (часто в Винницкой, Хмельницкой, Киевской областях). Обязательно уточняйте актуальное место хранения фондов на сайте Держархіву.

Расхождение данных (ошибки в ФИО, датах)

Частая ситуация: в паспорте «Иванов», в метрике «Ивановъ» или «Іванов», дата рождения по старому/новому стилю, место рождения — село, которого уже нет.

• Архив выдает справку строго по тексту документа (копирует ошибки).
• Для исправления ошибок нужно обращаться в РАГС (для записей после 1990 г.) или в суд (для исторических записей) по месту жительства или месту нахождения архива с пакетом доказательств (другие документы, свидетели). Справка из архива — главное доказательство в таком суде.

Справки для консульств (Апостиль, легализация)

Если справка нужна для польского консульства (Карта Поляка), израильского (репатриация), немецкого (пособие по гетто/пенсии) и др.:

1. Заказывайте справку на официальном бланке архива с печатью и подписью директора.
2. Справка должна быть переведена на язык страны назначения присяжным переводчиком Украины.
3. На перевод (или на оригинал справки, зависит от требований консульства) ставится Апостиль (Министерство юстиции Украины, отделение в г. Киев или региональные управления юстиции).
4. Некоторые консульства требуют «Справку в международном формате» (многоязычную) — её выдают только РАГС для современных записей. Архивы выдают справки только на украинском языке.

Полезные онлайн-ресурсы для предварительного поиска

Перед официальным заказом справки (платного) рекомендуется проверить сохранность документов самостоятельно:

• archives.gov.ua — официальный портал Держархіву. Есть «Пошук по фондам» (описание фондов, описей, дел) и «Пошук по особам» (индексация имен для некоторых фондов: репрессированные, военные, метрические книги отдельных областей).
• memory.gov.ua — Единый реестр увеченных/погибших/пропавших ВВII, индексация наградных листов.
• pamyat-naroda.ru, Российский ресурс (Минобороны РФ), но с оцифрованными наградными листами и деловыми книгами частей Красной Армии (часто полнее, чем в ЦГВА Украины).
• FamilySearch.org / MyHeritage / Ancestry — оцифрованные метрические книги многих украинских архивов (особенно западных областей: Львов, Тернополь, Ивано-Франковск, Закарпатье, а также Киево-Печерский архив). Доступ часто бесплатный после регистрации.
• Ресурсы генофонда (genofond.org.ua, rodovid.org), пользовательские базы данных с ссылками на архивные дела.

Чек-лист: что сделать перед обращением в архив

1. [ ] Соберите максимально точные данные: ФИО (включая девичье имя матери/жены), точная/примерная дата события (год обязателен), точное место (область, район, село/город, название предприятия/колхоза/воинской части).
2. [ ] Определите архив-исполнителя: Областной госархив по месту события? Архив СБУ (репрессии)? ЦГВА (военный)? РАГС (свежая запись)?
3. [ ] Проверьте онлайн-каталоги (archives.gov.ua, FamilySearch): Есть ли описи/дело за нужный год/село? Это сэкономит деньги на поиске.
4. [ ] Подготовьте документы на правах: Паспорт, документы родства (цепочка), доверенность (если нужно).
5. [ ] Выберите способ подачи: Diia (если доступен тип справки) -> Сайт Держархіву -> ЦНАП -> Почта -> Лично.
6. [ ] Уточните оплату: Реквизиты конкретного архива (часто разные для госпошлины и за услуги архива).

Резюме

Получение справки из архива Украины в 2026 году становится все более цифровым, но для исторических, сложных или юридически значимых документов (репрессии, стаж до 2000 г., метрики XIX–XX вв.) ключевую роль по-прежнему играет грамотная идентификация архива-хранителя и точность исходных данных. Начинайте с онлайн-поиска по порталам archives.gov.ua и FamilySearch, чтобы сформулировать точный запрос к архивисту, — это сократит сроки с месяцев до недель и сэкономит бюджет на платных поисковых услугах.

Данная статья носит информационный характер. Нормативная база может меняться. Окончательные требования, сроки и стоимость уточняйте на официальном сайте соответствующего архива или портале Держархіву Украины.