Архивная справка — это официальный документ, выдаваемый архивным учреждением или организацией, хранящей архивные фонды, для подтверждения юридически значимых фактов: трудового стажа, заработной платы, льготных периодов работы, реквизитов документов и др. В 2026 году актуальность получения таких справок остается высокой, прежде всего, в связи с пенсионным законодательством, подтверждением прав на недвижимость, реабилитацией и историческими исследованиями.

Ниже представлен подробный обзор видов архивных справок, нормативной базы, образцов оформления и процедуры их получения.

Нормативная база оформления архивных справок

Главным документом, регламентирующим правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, является Приказ Росархива от № 24 (в ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».

В данных Правилах (Приложение № 13 к п. 5.1) установлен единый образец оформления архивной справки. Использование данной формы обязательно для государственных и муниципальных архивов. Коммерческие организации и ведомственные архивы могут использовать утвержденные ими внутренние бланки, но структура и реквизиты должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и указанному Приказу.

Основные виды архивных справок

• Справка о трудовом стаже (общем и льготном) — наиболее востребованный вид. Необходима для назначения пенсии в СФР (бывший ПФР), получения досрочной пенсии за вредные/тяжелые условия труда (Форма № 9 и иные).
• Справка о заработной плате — требуется для пересчета пенсии по старым периодам (до 2002 г.), назначения социальных выплат.
• Справка о переименовании/реорганизации организации — подтверждает правопреемство работодателя, если компания сменила название, была поглощена или ликвидирована.
• Историческая справка об организации (фундообразователе) — составляется для научного справочного аппарата архива, содержит историю создания, структуру, основные виды деятельности организации.
• Справка из дела (копия документа с выпиской) — выдается на основании конкретного дела для подтверждения факта (приказ о приеме, увольнении, награждении и т.д.).
• Справка-выписка из реестров/описаний — подтверждает наличие или отсутствие дела в фонде.

Образец оформления архивной справки (по Приложению № 13 к Приказу Росархива № 24)

Согласно методическим рекомендациям, архивная справка составляется на фирменном бланке организации-архива (государственного, муниципального или ведомственного) и должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование организации-архива (полное официальное).
2. Справочные данные об организации: почтовый адрес, телефон, телефон/факс, e-mail, сайт.
3. Заголовок: АРХИВНАЯ СПРАВКА (выделено жирным, по центру).
4. Дата составления и Регистрационный номер (по журналу учета исходящих справок).
5. Исходящий номер и дата (если справка является ответом на входящий запрос: «На № [номер запроса] от [дата]»).
6. Адресат (ФИО гражданина или название организации, запрашивающей справку).
7. Текст справки:
   • Ссылка на фонд, опись, дело, л. (листы), где находится информация.
   • Точная цитата или извлечение данных (ФИО, даты, наименования приказов, стаж, зарплата).
   • Примечание о состоянии документа (если он поврежден, неразборчив и т.д.).
8. Подпись руководителя архива (или уполномоченного лица) с расшифровкой.
9. Печать организации (если предусмотрено уставом/положением) или штамп архива.
10. Отметка о выдаче (кто получил, дата, подпись получателя).

Пример структуры текста справки (демонстрационный фрагмент):

Особенности оформления справок для Пенсионного фонда (СФР)

Для назначения пенсии СФР требует справок строгой формы. Наиболее распространенные запросы касаются:

• Подтверждения трудового стажа (периоды работы до 2002 г., когда велись индивидуальные лицевые счета в СФР).
• Подтверждения заработной платы за любые 60 последовательных месяцев (5 лет) до 2002 г. или за периоды, не отраженные в ИЛС.
• Льготного стажа (Форма № 9 или аналогичная по содержанию) — для работ в вредных/тяжелых условиях, на Севере и приравненных к нему местностях. Образец формы № 9 утвержден ведомственными приказами (например, Управлением архивами Свердловской области и др. региональными архивами) и должен содержать коды профессий по ОКЗ/ЕТКС, класс условий труда (3.1, 3.2, 3.3, 3;4, 4), периоды работы.

Важно: Справка о заработной плате должна содержать разбивку по месяцам/годам, указание вида выплат (оклад, премии, надбавки) и основание для расчета (приказы, ведомости). Если архив выдает копию документа, она должна быть заверена подписью руководителя и печатью (штампом) архива со словом «Верно».

Историческая справка об организации (фундообразователе)

Отдельный вид архивной документации — историческая справка. Она не выдается гражданам «на руки» для пенсии, а является обязательным компонентом научно-справочного аппарата архива (путеводителя, описи).

Структура исторической справки обычно включает:

• Полное и краткое наименование организации на разных этапах существования (с датами переименований).
• Даты создания и ликвидации (реорганизации).
• Правовые основания создания (устав, положение, решение учредителей, приказа министерства).
• Подведомственность и подчиненность (министерство, ведомство, местная администрация).
• Основные функции, задачи, виды деятельности.
• Структура (цеха, отделы, филиалы, представительства).
• Руководители по годам (ФИО, периоды работы).
• Сведения об архиве организации: кто вел делопроизводство, где хранились документы до передачи в государственный архив.
• Ссылки на акты передачи документов в архив (акты приема-передачи, описи).

Процедура получения архивной справки в 2026 году

Шаг 1. Определение места хранения документов

Необходимо узнать, в каком архиве хранятся документы нужной организации:

• Государственные архивы субъектов РФ (для предприятий народного хозяйства, ликвидированных организаций).
• Ведомственные архивы (Минобороны, МВД, Росархив, архивы банков, ЖД транспорта и т.д.).
• Архивы действующих организаций (если компания существует, обращаться в ее кадровую службу/архив).
• Центральные архивы (РГАНИ, РГАЭ, ГАРФ и др. — для федерального значения).

Шаг 2. Подача запроса

Запрос можно подать:

1. Лично в читальне архива (заполняя заявку на бланке архива).
2. По почте (ценным письмом с вложенным конвертом для ответа).
3. Через портал «Госуслуги» (услуга «Получение архивной справки» — доступна для многих региональных архивов).
4. Через МФЦ (в некоторых регионах).
5. Электронно на официальный e-mail архива (со сканом паспорта и доверенности, если от представителя).

В запросе обязательно укажите: ФИО (все варианты написания), дату рождения, название организации, периоды работы, цель получения справки (для СФР, суда, нотариуса и т.д.), контакты для связи.

Шаг 3. Сроки исполнения

• Государственные архивы: согласно ст. 43 ФЗ «Об архивном деле в РФ» — до 30 календарных дней (может быть продлен до 30 дней дополнительно при сложности поиска с уведомлением заявителя).
• Ведомственные архивы: сроки устанавливаются ведомственными нормативными актами, обычно также 30 дней.
• Архивы действующих организаций: согласно ТК РФ — в течение 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 62, 84.1 ТК РФ).

Шаг 4. Получение и проверка

При получении справки проверьте наличие всех реквизитов (печать, подпись, дата, номер, ссылка на фонд/опис/дело). Если справка для СФР — убедитесь, что данные читаемы, стаж указан сплошным периодом, зарплата разбита по месяцам. При обнаружении ошибок — сразу обращайтесь в архив для исправления (составляется новая справка или вносится исправление с подписью и печатью).

Частые проблемы и нюансы

• Документы не найдены: Архив выдает официальный отказ (справку об отсутствии сведений). Этот документ также нужен для суда или СФР (для подтверждения факта невозможности подтверждения стажа иным способом, например, через свидетелей по ст. 30 ФЗ-400).
• Расхождения в ФИО/датах: Если в архивном документе ошибка (опечатка в фамилии, дате рождения), архив не имеет права исправлять первоисточник. Выдается справка с текстом: «В документе Ф. 1 Оп. 2 Д. 3 Л. 5 ФИО указано как «Петров Б.И.», дата рождения . Заявитель представляет паспорт на имя «Петров Борис Иванович», дата рождения . Расхождение в отчестве/дате установлено». Дальше расхождение устраняется через суд (ст. 264 ГПК РФ).
• Организация переименована/ликвидирована: Обязательно просите справку о правопреемстве (наименования организации по хронологии с датами и основаниями переименования/ликвидации).
• Платность: Для граждан — получение архивных справок по пенсионным и социальным вопросам, а также для восстановления прав бесплатно (ст. 43 ФЗ «Об архивном деле», ст. 7 ФЗ «О предоставлении гос. и мун. услуг»). Платными могут быть сложные историко-генеалогические поиски, выдача копий больших объемов, срочное исполнение (если предусмотрено тарифами архива).

Архивная справка в 2026 году остается ключевым инструментом подтверждения прав граждан. Грамотно составленный запрос и знание требований к форме справки (Приложение № 13 к Приказу Росархива № 24) значительно ускоряют процесс. Всегда сохраняйте копии направленных запросов и почтовых квитанций. В случае отказа архива в выдаче справки или пропуске сроков, действия архивистов можно обжаловать в вышестоящую организацию (Росархив, Министерство культуры региона) или в суд.

Дата актуальности информации: . Нормативная база может меняться, перед обращением рекомендуется уточнить требования на сайте конкретного архива или портале Госуслуг.